Spookfacturen: hoe herken je ze en hoe krijg je er grip op?
Op de financiële administratie ligt een reëel gevaar op de loer: de spookfactuur. Oplichters sturen spookfacturen in de hoop dat je de verdachte elementen niet opmerkt en het bedrag betaalt. Vaak zie je dan ook een piek in spookfacturen in drukke tijden of vakantieperiodes. Hoe herken je zulke facturen? Wat doe je ermee wanneer je ze detecteert? En — nog belangrijker — hoe vorm je een goede ‘verdedigingslinie’ om spookfacturen te onderscheppen?
Ken jij de 2 soorten spookfacturen?
Spookfacturen komen in twee verschillende vormen binnen:
Als offerte
Je krijgt een document binnen dat eruitziet als een authentieke factuur. Alles klopt — van logo tot regels. Maar dan kijk je eens goed naar de kleine lettertjes. En wat blijkt? Dit is helemaal geen factuur. Het is een offerte. Maak je het bedrag toch over, dan sluit je officieel een overeenkomst met de afzender. Dit is een illegale werkwijze, want de afzender moet altijd duidelijk maken dat het om een offerte gaat. Maar de gevolgen zijn vaak groot. Controleer dus goed of elke inkomende factuur écht een factuur is!
Als factuur zonder tegenprestatie
Jij hebt geen producten of diensten besteld. Hoe kan het dan dat je toch een factuur binnenkrijgt? Soms heeft de leverancier oprecht een fout gemaakt. Maar er kan ook opzet in het spel zijn. Wanneer je een factuur zonder tegenprestatie ontvangt, is het dus verstandig om de afzender te contacteren. Vraag op basis van welke afspraak de afzender de factuur naar je heeft gestuurd. Dat móet een leverancier namelijk aan je kunnen laten zien. Is dit bewijs niet aanwezig, dan gaat het om een illegale spookfactuur die jij vanzelfsprekend niet hoeft te betalen.
Spookfacturen-alert: 6 signalen die de
alarmbellen doen afgaan
Veel spookfacturen lijken ontzettend echt. Het is dan ook lastig om ze te herkennen. Let daarom op deze zes signalen. Zie je er één of meer? Leg de factuur dan kritisch onder de loep. Wellicht heb je een spookfactuur ontvangen!
- Je hebt niets bij deze leverancier besteld.
- De leverancier is niet of slecht vindbaar op het internet.
- Je kent de naam van de leverancier, maar de factuur is afkomstig van een onbekend e-mailadres (let op: soms lijken de e-mailadressen erg op elkaar en is bijvoorbeeld alleen de letter ‘m’ veranderd in een ‘n’).
- Het IBAN-nummer op de factuur is niet bekend in je administratie.
- De afzender gebruikt een algemene aanhef in de e-mail (zoals “Geachte heer/mevrouw”).
- Ergens op het document staat in zeer kleine letters aangegeven dat dit een offerte is.
Potentiële spookfactuur gespot!
Wat nu? [3 tips]
Denk je dat je een spookfactuur hebt ontvangen? Dan is het belangrijk dat je de juiste stappen neemt om te beoordelen of je inderdaad met een illegale ‘factuur’ te maken hebt. Om je op weg te helpen, delen we drie tips!
1. Check (en dubbelcheck) de afzender
Is de afzender betrouwbaar? Dat verifieer je door officiële kanalen te raadplegen. Kijk of je de afzender kan vinden in het handelsregister. Controleer zaken als adres, contactgegevens en bankrekeningnummer. En zoek eventuele eerdere communicatie met de afzender op om de factuurinformatie te dubbelchecken.
2. Schakel intern
Zorg dat de financiële administratie en de inkoopafdeling met elkaar schakelen over de verdachte factuur. In deze situatie is het belangrijk om niet in afzonderlijke afdelingen te denken. (Eigenlijk is het dat tegenwoordig sowieso niet meer. Lees ook onze blog ‘Samenwerking tussen inkoop en finance: hoe optimaliseer je je processen?’) Alleen door alle aanwezige informatie en kennis met elkaar te delen, kom je tot de conclusie of een factuur echt is.
3. Bekijk de factuurgegevens grondig
Staan er producten of diensten op de factuur die jou niets zeggen? Zijn de betalingsvoorwaarden afwijkend? Zie je details die verdacht overkomen? Bekijk goed of de factuur overeenkomt met andere ontvangen facturen.
Voorkomen is beter dan genezen: tref deze 4 maatregelen om spookfacturen tijdig te onderscheppen
Zelfs als je héél goed weet wat een spookfactuur is, kan je er toch regelmatig eentje missen. Vaak sturen oplichters namelijk facturen waarop kleine bedragen staan, die binnen sommige organisaties automatisch goedgekeurd worden. Daarnaast is het bijna ondoenlijk om alle facturen handmatig te checken op alle verdachte elementen die we hierboven hebben beschreven. Hoe combineer je een efficiënt verwerkingsproces met een scherpe controle op spookfacturen? Tref in ieder geval de volgende vier maatregelen:
Laat slimme herkenning potentiële spookfacturen detecteren
Gebruik een slimme herkenning met een standaardfunctionaliteit om potentiële spookfacturen te detecteren. Goede software ‘ziet’ bijvoorbeeld dat het IBAN-nummer op de ontvangen factuur afwijkt van andere facturen die je van deze leverancier hebt ontvangen. Vraag aan je softwareleverancier of de software jou hier ook automatisch op kan attenderen, zodat je direct actie kan ondernemen.
Minimaliseer het risico op een betaling van spookfacturen met workflow-software
Met goede workflow-software gaat een geboekte factuur automatisch langs diverse mensen. Pas wanneer zij het document allemaal hebben geaccordeerd, laat het systeem je tot betaling overgaan. Dit zorgt niet alleen voor een zeer efficiënt fiatteringsproces; je minimaliseert ook het risico op een betaling van spookfacturen. Er zijn immers meerdere paren ogen die naar elke factuur kijken!
Stel 3-way-matching in om signalen van ‘mismatches’ te krijgen
Matchen de bestellingen, ontvangsten en facturen? Dan is de kans groot dat je met een authentieke factuur te maken hebt. Dit matchingproces — ook wel ‘3-way-matching’ genoemd — automatiseer je met een factuur-matching-platform. Een goede oplossing geeft je automatisch een signaal wanneer er geen match is, zodat jij kan uitzoeken of je met een spookfactuur te maken hebt.
Train je medewerkers om bewustzijn omtrent spookfacturen te creëren
Alles staat of valt uiteindelijk met je medewerkers. Als zij precies weten wat een spookfactuur is, is het risico dat zo’n factuur erdoor glipt, véél kleiner. Train je personeel daarom regelmatig op het herkennen van spookfacturen. Zo ben je samen alert op pogingen tot fraude en oplichting!
Verkennen welke maatregelen jij kunt nemen tegen spookfacturen?
Neem gerust contact op met WhiteVision. Wij vertellen je graag hoe onze totaaloplossing jouw organisatie kan helpen bij het bestrijden van spookfacturen en het efficiënter verwerken van inkomende documenten.
