Klantcase Bibliotheken
De 4 Stichtingen zijn enthousiaste, eigentijdse Bibliotheken met een groot sociaal hart. Ze zijn een marktplaats voor kennis en inspiratie. De Stichtingen maken zich sterk voor de ontwikkeling van álle inwoners in de 4 gemeenten. Niet alleen door boeken en kennis uit te wisselen, maar ook door ontmoeting en inspiratie te bieden aan burgers en organisaties. De Bibliotheken geloven dat kennis en informatie voor iedereen toegankelijk moeten zijn.
De behoefte
Bibliotheek Deventer gebruikte een scan- en herken-oplossing die niet optimaal koppelde met ERP-systeem AFAS. Alles werkte slechts één kant op, waardoor de oplossing niet de mogelijkheden bood die de Stichting wenste. Het gevolg: het scan- en herken-systeem leverde geen efficiënte werkwijze op. Daarom ging de Stichting in 2019 op zoek naar een nieuwe oplossing per 1 januari 2020. Een jaar later, per 1 januari 2021 zijn de overige 3 Stichtingen ook overgestapt naar deze oplossing.
De oplossing
Een demo van Whitevision wekte het enthousiasme van Bibliotheek Deventer. De controller liet de uiteindelijke keuze aan de administrateur, omdat deze in de dagelijkse praktijk het meest met de scan- en herken-oplossing werkt. Hij zag duidelijke voordelen: Whitevision koppelt naadloos met AFAS, sorteert en bewerkt inkomende facturen middels de handige SMART E-mail handler en biedt slimme, zelflerende scan- en herken-software voor digitale inkoopfactuurverwerking. Kortom, de oplossing ondersteunt een efficiënte werkwijze — en daarom besloot Bibliotheek Deventer ermee te gaan werken.
De voordelen van Whitevision
- Meer efficiëntie en tijdbesparing.
- Nauwkeurige administratie en minder foutgevoeligheid omdat er geen invoerwerk meer nodig is.
- Zeer soepel implementatieproces door goede begeleiding van de Whitevision-consultant.
- Naadloze koppeling met AFAS.
- Whitevision biedt goed support en komt zijn beloftes na
“Ik ben enorm tevreden over Whitevision,” zegt Peter Ribberink, controller bij de 4 Bibliotheek Stichtingen. Wat de oplossing de organisatie heeft opgeleverd, specificeert hij graag: “Efficiëntie, tijdbesparing, twee blije administrateurs en een blije controller. Wij halen immers allebei voordeel uit een efficiënte, nauwkeurige administratie. En dáárin heeft ons gebruik van WhiteVision geresulteerd. Je werkt sneller met de oplossing en tegelijkertijd maak je minder fouten. Het programma onthoudt de instellingen, dus er komt geen invoerwerk aan te pas. Dat scheelt echt.”
Het implementatieproces is volgens Peter zeer soepel verlopen. Hij heeft hier niets dan goeds over te zeggen: “Onze Whitevision-consultant heeft dit uitstekend opgepakt. Onze vier Bibliotheken hebben elk een eigen administratie, maar uiteindelijk zijn de administraties identiek aan elkaar. Onze Whitevision-consultant luisterde goed naar mijn uitleg, richtte de oplossing in naar wens en trainde onze administrateurs op zo’n manier dat zij alles snel onder de knie hadden.”
Dat de 2 administrateurs, Lidwien Jansen en Anja Striekwold, het verwerkingsproces nu veel vlotter en gemakkelijker doorlopen, ziet Peter uiteindelijk terug in AFAS. De koppeling met het ERP-systeem blijkt in de praktijk overigens écht zo naadloos te zijn als gehoopt. “Ik ben degene die de factuur als laatste onder ogen krijgt voordat deze wordt betaald. Dit betekent dat ik alle facturen in AFAS voorbij zie komen. Het valt op dat 99% in één keer correct is verwerkt: ik kan zien dat de administrateurs het hele scan- en herken-proces hebben doorlopen, dat heeft geresulteerd in een overzichtelijk plaatje van de factuur. Dit wordt automatisch opgeslagen in een digitaal archief. Heel handig!”
De samenwerking tussen de 4 Bibliotheek Stichtingen en Whitevision verloopt vlekkeloos. “Van de administrateurs van onze bibliotheken begrijp ik dat Whitevision hen goed en snel helpt wanneer zij een vraag stellen,” zegt Peter. “Maar wij contacteren de supportdesk niet vaak. Dat is natuurlijk een goed teken. En áls we eens een vraag hebben, wordt het probleem meestal veroorzaakt door de afzender van de factuur — niet door het systeem.”
Wat Peter ook positief vindt, is dat Whitevision een betrouwbaar bedrijf is: “Het doet wat het belooft. Een voorbeeld: wij besloten redelijk laat dat we per 1 januari 2021 met dezelfde oplossing als Bibliotheek Deventer aan de slag wilden bij de overige 3 Stichtingen, waarop WhiteVision aangaf dat dit mogelijk was. Wanneer een leverancier zoiets toezegt, gaat er tijdens het implementatietraject vaak toch van alles mis. Maar bij Whitevision verliep alles zoals besproken.”
Een uniek aspect van Whitevision is dat het slimme OCR-software biedt. Peter: “Er zijn meerdere scan- en herken-oplossingen op de markt, maar WhiteVision biedt een zelflerend systeem. Hierdoor kan je de administratie veel sneller en efficiënter voeren. Dat vind ik bijzonder aan de oplossing.”
Peter maakt zijn enthousiasme over Whitevision overigens graag kenbaar: “Ik heb de oplossing aangeraden aan een collega-bieb, die het implementatietraject inmiddels heeft doorlopen. Als ik tevreden ben over een oplossing, promoot ik deze met plezier. Zo kan ik anderen immers helpen.”
Peter is er dan ook van overtuigd dat zijn organisatie met Whitevision zal blijven werken: “Wij zijn erg blij met de combinatie van WhiteVision en AFAS, dus we zijn niet van plan om afscheid van deze goede systemen te nemen!”
