Spring naar content

Klantcase Blankers Schoon

Al ruim 50 jaar is Blankers Schoon dé schoonmaakspecialist van Limburg en Oost-Brabant. Met 300 vakmensen levert het bedrijf dankbaar werk in en rond kantoorgebouwen, bij scholen, zorginstellingen, woonstichtingen, productiebedrijven en ondernemingen in rail & infra. In de regio is Blankers Schoon een begrip als het gaat om kwaliteit en het nakomen van afspraken. Klanten hebben het gevoel dat zij werken met een familiebedrijf, maar profiteren wél van de kennis en ervaring van een landelijke organisatie. Voor Blankers Schoon is geen vraag te gek: het bedrijf speelt op een vindingrijke manier in op specifieke klantwensen.

De behoefte

Blankers Schoon werkte met een digitale scan- en herken-oplossing van ERP-leverancier Nocore. Deze leverde voordelen op, maar vergde toch nog best wat handmatige werkzaamheden — bijvoorbeeld omtrent het doorzetten van inkomende mails en het opslaan en koppelen van pdf’s. Blankers Schoon wilde werken met een zelflerend OCR-programma dat zulk repeterend werk zou elimineren. Ook vond het bedrijf het tijd om extra stappen te nemen in het digitale goedkeuringsproces van facturen.

De oplossing

Allereerst won Blankers Schoon advies in bij Nocore. De ERP-leverancier wees het bedrijf op de opties, waarna het zelf op onderzoek uitging. Bij een concullega mocht Blankers Schoon een kijkje in de keuken nemen. Mensen op de werkvloer vertelden hoe zij het werken met Whitevision in de praktijk ervaarden. Dat zag er goed uit, dus Blankers Schoon ging met Whitevision in gesprek. Kort daarop was het bedrijf overtuigd: het stapte over op de totaaloplossing van Whitevision.

“Whitevision communiceert snel en direct én biedt een zeer betrouwbare, gebruiksvriendelijke oplossing. Daarnaast is de prijs-kwaliteitverhouding heel gunstig!”

De voordelen van Whitevision

  1. Meer tijd en minder papierwerk door de betrouwbare, gebruiksvriendelijke totaaloplossing.
  2. Steeds snellere verwerking van facturen omdat het OCR-systeem zelflerend is.
  3. Naadloze koppeling met ERP-systeem Nocore.
  4. Gestroomlijnde, vlotte, vlekkeloze implementatie.
  5. Snelle, directe communicatie zorgt voor soepele samenwerking.

“Whitevision heeft ons meer tijd en minder papierwerk opgeleverd,” zegt Henk van der Maat, coördinator finance & backoffice bij Blankers Schoon. Hij is financieel eindverantwoordelijk, maar IT en procesverbetering behoren ook tot zijn takenpakket. “Wij gebruiken het slimme OCR-systeem en de workflow-software. Ook hebben we de Whitevision Smartphone App geïnstalleerd. Deze is heel handig, omdat onze mensen vaak buiten de deur zijn. Met de app kunnen zij onderweg snel een foto nemen van een declaratie of bonnetje. Ook kunnen ze facturen eenvoudig accorderen!”

“Hoe langer je met de zelflerende OCR-software werkt, hoe sneller de verwerking gaat”

Blankers Schoon laat facturen binnenkomen in een speciale mailbox die aan Whitevision gekoppeld is. “Daardoor wordt een factuur automatisch ingelezen in Whitevision,” vertelt Henk. “Het systeem herkent de factuurgegevens en zet ze direct op de juiste manier in de administratie. Wij doorlopen vervolgens een aantal stappen om de boeking te checken. Als de OCR-software bepaalde informatie eens niet herkent, kan je aangeven wat het had moeten herkennen. Hoe vaker je dat doet, hoe sneller de verwerking gaat — want het programma is zelflerend.”

Zodra de boeking is gedaan, gaat een factuur de Whitevision Workflow in. Henk: “Wij hebben ervoor gekozen om de goedkeurder per factuur aan te geven, maar je kan dit met Whitevision ook automatiseren. Dit staat voor ons zeker op de planning, maar momenteel willen we het nog even handmatig doen. Het workflow-proces verloopt desondanks zeer snel. De goedkeurder ontvang de factuur digitaal en kan deze accorderen of afkeuren en van een opmerking voorzien. Ook is het mogelijk om een collega om advies te vragen. Dat is heel handig. Als ik bijvoorbeeld intern een vraag moet stellen, kan ik dat via het systeem doen. De factuur blijft dan wel bij mij, de eindverantwoordelijke.”

Dat Whitevision naadloos samenwerkt met ERP-systeem Nocore vindt Henk een groot voordeel: “Zulke koppelingen leveren vaak wat strubbelingen op, maar in dit geval werkt alles perfect. Er zijn totaal geen foutmeldingen, dus de pakketten sluiten uitstekend op elkaar aan. Een voorbeeld: wanneer een factuur in Whitevision is goedgekeurd wordt deze definitief geregistreerd in Nocore. De factuur wordt dan vrijgegeven voor betaling. Achteraf kunnen we het document altijd heel eenvoudig terugvinden in Whitevision én in ons boekhoudsysteem.”

De gestroomlijnde aanpak van Whitevision viel overigens al op tijdens de implementatie. “Dat traject is vlot en vlekkeloos verlopen,” zegt Henk. “We werkten met een vaste Whitevision-consultant, die bij ons langskwam om de oplossing in te richten. Samen bekeken we hoe de administratie van Blankers Schoon eruitzag, wie we wilden aanwijzen als goedkeurders en op welke manier we de workflow het best konden inrichten. Na de implementatie gingen we met de oplossing aan de slag. Vervolgens plande onze Whitevision-consultant een dagdeel met ons in om antwoord te geven op alle vragen waar we in de praktijk tegenaan waren gelopen. Heel handig!”

Whitevision koppelt naadloos met Nocore en verzorgt een vlekkeloos implementatietraject”

Volgens Henk verloopt de samenwerking met WhiteVision erg soepel — hoewel hij eerlijk moet bekennen dat hij nooit contact hoeft op te nemen met het supportteam. “Dat is een goed teken!” vindt Henk. “Want het betekent dat we geen problemen hebben gehad met het gebruik van het systeem.”

Maar Henk prijst Whitevision wel om de communicatie: “Die is snel en direct. Dat vind ik het meest positieve aspect aan Whitevision als bedrijf. Daarnaast werk je natuurlijk met een zeer betrouwbare, complete en gebruiksvriendelijke oplossing. Wij blijven deze dan ook absoluut gebruiken.”

Of Henk Whitevision zou aanbevelen aan andere schoonmaakbedrijven? “Jazeker. Ik ben er heel positief over. Dat zeg ik niet zomaar — ik heb meerdere pakketten gezien en vind WhiteVision heel makkelijk werkbaar. Daarnaast is de prijs-kwaliteitverhouding heel gunstig!”

“De communicatie met Whitevision is snel en direct”
Sfeerfoto Malou - Renee

Wil jij jouw proces slimmer inrichten?

Automatisering in de bouw: 3 tips om zonder zorgen de bouwvak in te gaan

De bouwvak staat voor de deur en daarom bereidt de bouwsector zich voor op een welverdiende vrije periode. Maar voordat het zover is, wil je goede voorbereidingen treffen. Wanneer je de kantoordeuren voor enkele weken achter je dichttrekt, wil je immers dat je administratieve processen goed blijven verlopen. Anders wacht je bij terugkomst een ontmoedigende stapel e-mails en inkoopfacturen! Het probleem: voor jouw huidige processen zijn mensen nodig. En die zijn straks allemaal met vakantie. Daarom heb je eens ‘automatisering in de bouw’ ingevoerd in Google. Maar op het eerste gezicht lijkt het allemaal behoorlijk veel werk. Kun je digitalisering niet liever aan het einde van het jaar oppakken, zodat je in januari een frisse start maakt? Een begrijpelijke gedachte. Maar zo’n beslissing houdt in dat je nog zes maanden doorwerkt op een niet-geoptimaliseerde manier. Als je je administratie nu digitaliseert, pluk je daar al vanaf deze zomer de vruchten van. En wist je dat dit behoorlijk snel en eenvoudig te realiseren is?
Bekijk meer

Webinar: Ontdek de kracht van Whitevision i.c.m. Nocore

Een goede slimme software oplossing maakt het verwerken van inkomende documenten natuurlijk al een stuk sneller en eenvoudiger. Maar een sterk partnership maakt écht het verschil. Bij Whitevision gaan we daarin een stap verder dan de rest. Door een verregaande en optimale koppeling met Nocore kun je de oplossing gebruiken voor het gehele proces: van verzamelen en herkennen tot het accorderen en archiveren van allerlei soorten inkomende documenten.
Bekijk meer

Purchase-to-pay-proces: hoe optimaliseer je P2P binnen je organisatie?

Het optimaliseren van inkoop- en finance processen is vandaag de dag een must voor organisaties. Hiermee bespaar je kosten en verbeter je de algehele operationele efficiëntie. Het proces voor inkoopfactuurverwerking is bij veel bedrijf goed ingericht. De meeste bedrijven zijn hier ooit gestart met digitaliseren. Logisch, want het binnenkomen van een factuur was vaak het kristallisatiepunt waarop men naar de inkoop gaat kijken: “Klopt de factuur met de order?”, “Is er ook geleverd wat is afgesproken?”.   In de afgelopen tijd zijn wij in gesprek gegaan met organisaties om in kaart te brengen met welke overige uitdagingen zij momenteel kampen op dit gebied. Tegen welke zaken lopen zij aan? En hoe kun je het P2P-proces nog verder optimaliseren? In deze blogpost delen we onze bevindingen en bespreken we een mogelijke oplossing.   
Bekijk meer

Plan een demo

Met een (web)demo zie je snel en eenvoudig welke voordelen onze oplossing jou oplevert.

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Plan een demo

Met een (web)demo zie je snel en eenvoudig welke voordelen onze oplossing jou oplevert.

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
Whitevision Quote - Joost - klein

Plan een demo

Met een (web)demo zie je snel en eenvoudig welke voordelen onze oplossing jou oplevert.

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Plan een demo

Met een (web)demo zie je snel en eenvoudig welke voordelen onze oplossing jou oplevert.

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.

Plan een demo

Met een (web)demo zie je snel en eenvoudig welke voordelen onze oplossing jou oplevert.

Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.