Inkoopfactuur boeken van a tot z: hoe werkt het digitale verwerkingsproces?

Inkoopfactuur boeken via de digitale route: 6 stappen

Om te begrijpen wat digitale factuurverwerking inhoudt, moet je eerst de stapels papieren en gekleurde mapjes wegdenken. Elimineer vervolgens de vele handelingen die jij in het handmatige verwerkingsproces verricht – van overtypwerk tot fiatteringsronde. Een inkoopfactuur boeken via de digitale weg gaat véél sneller en eenvoudiger.

Wil je weten hoe dit proces precies in zijn werk gaat? We lopen je door de 6 stappen heen!

1. Inkoopfacturen komen binnen in een speciale facturenmailbox die jij hebt aangemaakt. Deze kun je voorsorteren en bewerken volgens een systeem dat je zelf hebt ontwikkeld binnen je mailprogramma. Of je gebruikt een handige tool, zoals de SMART E-mail-handler. Deze werkt 24/7 om de mails in je facturenmailbox op te delen in inkoopfacturen en overige berichten (zoals betalingsherinneringen of spammails). Zo worden alle per mail ontvangen facturen volledig automatisch verwerkt en klaargezet om in te lezen in je OCR- of workflow-oplossing.
2. OCR-software leest de facturen uit en herkent de gegevens die hierop staan, waaronder crediteur, bankrekening-, btw- en factuurnummer, factuur- en betaaldatum, netto- en brutobedrag en inkooporders. Wil je een inkoopfactuur boeken in je ERP-systeem, dan is dit een cruciale stap: in principe leest een goede oplossing alle gegevens af die nodig zijn voor een goede administratie in je ERP-systeem. Als je werkt met slimme OCR-software, kun je het systeem bovendien trainen, wat betekent dat de herkenning mettertijd alleen maar nóg beter wordt.
3. Na de herkenning vindt de registratie van de factuur in het ERP-systeem plaats. Een goede automatiseringsoplossing verzorgt de zogeheten kopregistratie (om welke factuur gaat het en wanneer moet deze worden betaald?) én de verbijzondering (op welke grootboekkaart moet je de factuur uitsplitsen?).
4. Via een digitale workflow gaat de factuur langs alle fiatteerders. Deze kunnen natuurlijk verschillen per factuur. Wellicht is het binnen jouw organisatie zo dat de ICT-beheerder de ICT-kosten goedkeurt, terwijl de projectbeheerder een bestelling voor de werkplaats fiatteert. Goede workflow-software biedt de mogelijkheid om in te regelen dat elke factuur – op basis van herkenning – naar de juiste fiatteerder(s) wordt gestuurd. Het voordeel van een digitale workflow is dat je precies weet waar en bij wie een inkoopfactuur ligt. Dit maakt het onder meer gemakkelijker om betaaldata te halen.
5. Wanneer de laatste goedkeurder zijn akkoord heeft gegeven, is de digitale workflow helemaal doorlopen. Op dat moment wordt de factuur in je ERP-systeem vrijgegeven voor betaling.
6. Nu je zoveel belangrijke stappen – de inkoopfactuur boeken, goedkeuren en betalen – in rap tempo hebt doorlopen, moet je het proces goed afronden. Het is tijd om de factuur te archiveren. Komen de printer en archiefkasten hieraan te pas? Gelukkig niet. Een kopie van de factuur wordt namelijk automatisch gearchiveerd in je ERP-systeem. Wil je de factuur op een later moment naslaan, dan kun je deze met één druk op de knop terugvinden. Als je met een solide oplossing werkt, krijg je direct alle notities en communicatie te zien die bij de factuur horen. Zo heb je in één oogopslag een beeld van het complete proces dat per factuur is doorlopen.