Bewaartermijn administratie: mini-gids voor het digitaal bewaren van je boekhouding

Je administratie bewaren is geen keuze, maar een must. Het is namelijk wettelijk verplicht om alle gegevens over je bedrijf vast te leggen. Je moet deze ook over een bepaalde periode kunnen terugvinden, bijvoorbeeld bij een controle van de belastingdienst. Maar de details omtrent de wettelijke bewaarplicht zijn niet voor iedereen duidelijk. Daarom heb je de term ‘wettelijke bewaartermijn administratie’ gegoogeld. Hoe lang moet je je administratie opslaan? Hoe mag je gegevens bewaren? En op welke manier houd je je boekhouding op orde? In deze mini-gids voor het digitaal bewaren van je boekhouding vind je de antwoorden op deze vragen!

Lonen, crediteurengegevens, onroerende zaken en méér: je administratie bewaren van a tot z

De fiscale bewaarplicht geldt voor elk bedrijf. Dit betekent dat je zaken als debiteuren- en crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, voorraadadministratie, loonadministratie en grootboek in ieder geval zeven jaar dient te bewaren. Daarnaast moet je alle gegevens over onroerende zaken tien jaar bewaren. Kortom, je zakelijke administratie moet op orde zijn. Dit betekent dat jij het overzicht wilt bewaken. Dat gaat het gemakkelijkst wanneer je dit digitaal doet. Maar mag dat wel? Of moet je alles op papier bewaren?

Facturen en andere documenten digitaal opslaan: is dat toegestaan?

Bewaar jij je facturen en overige administratie nog steeds op papier? Dan heb je waarschijnlijk te maken met uitpuilende archiefkasten. En de ‘grote schoonmaak’ neemt ieder jaar meer tijd in beslag. Maar misschien neem je deze zaken voor lief omdat je denkt dat het niet anders kan. Gelukkig is dat niet waar. Als je aan bepaalde voorwaarden voldoet (alles moet bijvoorbeeld beschikbaar blijven), mag je namelijk wel degelijk een digitale administratie bijhouden.

Uiteraard vergt het wat uitzoekwerk om vast te stellen welke maatregelen je moet nemen om volledig aan de wettelijke bewaartermijn te voldoen. Zo dien je elke digitale factuur én de communicatie daarover zeven jaar lang te bewaren (hier lees je meer over in deze blogpost). Alle documentatie moet integer en goed leesbaar zijn. En — heel belangrijk — je dient je facturen digitaal te bewaren in overeenstemming met de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG). (In deze download van de Belastingdienst lees je meer over de wettelijke ins en outs omtrent het digitaal bewaren van facturen.)

Het leggen van een stevig administratie-fundament loont wél de moeite. Want wanneer je je boekhouding goed digitaliseert, kan je alle belangrijke informatie direct opvragen. Overvolle kasten, ruimtegebrek en uren zoekwerk behoren daarmee tot het verleden. Zo werk je een stuk efficiënter en sneller!

Hoe zorg je dat je digitale administratie staat als een huis? 5 tips

1. Houd je financiële administratie goed bij

Een digitale administratie begint met een goed georganiseerde (en daarmee eenvoudig doorzoekbare) ‘virtuele archiefkast’. Wil je je administratie bewaren in je ERP-systeem? Zorg dan dat alle gegevens kloppen. Als het IBAN-, btw- en KvK-nummer en overige gegevens correct in je boekhoudsysteem staan, weet je zeker dat alle informatie goed geregistreerd wordt. Controleer ook of het bestand van mailadressen up-to-date is, zodat klanten alle communicatie ontvangen.

2. Gebruik een betrouwbare automatiseringsoplossing

Slimme OCR-software vormt de basis van een geordende digitale administratie. Je verwerkt inkomende documenten razendsnel, beperkt het aantal handmatige handelingen tot het absolute minimum én kan verwerkte documenten eenvoudig naslaan in een digitaal archief. Zo voldoe je gemakkelijker aan de wettelijke bewaarplicht.

3. Zorg dat je alle gegevens bewaart op één plek

Het is belangrijk dat je alle verwerkte inkomende documenten op één plek in je ERP-systeem bewaart. Wil je een inkoopfactuur en alle bijbehorende notities bijvoorbeeld vier jaar later terugvinden, dan zou je dit met een simpele muisklik moeten kunnen. Kortom, je wilt alles beheersbaar houden.

Veel ERP-systemen bieden hiervoor opties, maar vaak zijn deze beperkt — vooral als het om inkoopfactuurverwerking gaat. Voor de ERP-leverancier is dit namelijk een randproces. Als je facturen digitaal wilt bewaren, kan aanvullende scan- en herken-software dit een stuk eenvoudiger maken.

4. Maak afspraken met leveranciers omtrent de aanlevering van facturen

Zolang je nog papieren facturen binnenkrijgt per post, kan je geen papierloos kantoor of digitale administratie opzetten. Daarom moet je afspraken maken met leveranciers. Vraag hen om facturen altijd digitaal te versturen in het juiste formaat: pdf, XML of UBL (dit zijn de enige rechtsgeldige formaten). Geef ook aan dat facturen correcte gegevens moeten bevatten.

Ontvang je toch een incomplete factuur? Stuur deze dan terug met de vraag of de leverancier het document kan aanvullen met de ontbrekende informatie.

5. Besteed aandacht aan een goede back-up-procedure

Je beveiliging is prima op orde en je doet veel moeite om phishingmails te ondervangen en fraude te voorkomen. Helaas is geen enkel systeem waterdicht. Software kan altijd crashen. Daarom is het zaak dat je alle digitale gegevens goed bewaart. Dat doe je door voor een solide back-up-procedure te zorgen.

Betekent dit dat je zelf allerlei maatregelen moet treffen? Dat kan je doen, maar het zal je veel tijd en inspanning kosten. Vaak is het efficiënter om een cloudoplossing te gebruiken die alle back-ups automatisch verzorgt.

Voldoen aan de fiscale bewaarplicht en een solide digitale administratie opzetten?

Wil jij voldoen aan de fiscale bewaarplicht, een betrouwbare digitale administratie opzetten en je boekhouding op orde brengen? Neem gerust eens contact op met Whitevision. We bespreken graag wat jouw mogelijkheden zijn.