Digitale factuur: via welke route komt een inkoopfactuur terecht in je archief?
De term ‘scan en herken‘ klinkt je niet vreemd in de oren. Je weet dat deze technologie wordt gebruikt om een digitale factuur automatisch te verwerken. Maar wat moet je je hier in de praktijk nu precies bij voorstellen?
Wat is het nut van ‘scan en herken’ bij het verwerken van digitale facturen?
De kerngedachte achter scan- en herken-software (ook wel ‘OCR-software‘ genoemd) is dat je inkoopfacturen en andere inkomende documenten niet meer handmatig hoeft te verwerken. Met een geavanceerde scan- en herken-oplossing kan je saai, repeterend werk uiteindelijk zelfs de wereld uit helpen. Dat begint met papierloos werken. Als je nog papieren facturen ontvangt, kán je deze scannen en door het systeem laten herkennen. Maar het is beter om leveranciers te vragen of zij voortaan alleen nog digitale facturen kunnen aanleveren. Zo verloopt het verwerkingsproces optimaal en bespaar jij zoveel mogelijk tijd.
Benieuwd hoe dit in zijn werk gaat? In deze blog laten we het je zien door je stap voor stap mee te nemen door de ‘reis’ die een digitale factuur doorloopt!
Download whitepaper
Meer weten over inkoopfacturen en digitalisering? Download ons whitepaper over de toekomst van inkoopfactuurverwerking.
De reis van een digitale factuur van A tot Z
1. Opdrachtverstrekking en (digitaal) factureren
Op het moment dat je een bestelling plaatst bij (of een opdracht verstrekt aan) een leverancier, gaat deze voor je aan de slag. Kort daarna zal de bewuste partij een factuur versturen. Hierop staan de bestelde producten of diensten. Vaak staat ook aangegeven welke informatie relevant is voor de administratie — van projectnummer tot grootboeknummer. Soms verschilt dit zelfs per factuurregel. In dat geval kan je gebruikmaken van een oplossing die regelherkenning biedt.
2. Van mailbox naar administratie
Laten we ervan uitgaan dat de leverancier je een digitale factuur (in pdf-vorm) stuurt, omdat jij een papierloze administratie voert. In dat geval komt het bestand terecht in je facturen-mailbox. Je kan het handmatig naar je scan- en herken-oplossing slepen, maar het is ook mogelijk om hiervoor een tool te gebruiken die inkomende digitale facturen voorsorteert en -bewerkt. Daarmee maak je het jezelf nóg gemakkelijker.
3. Herkenning van gegevens op de digitale factuur
Op basis van OCR-technologie herkent het systeem alle relevante gegevens op de factuur, zoals factuur-, btw-, IBAN- en KvK-nummer. Vervolgens krijg je een voorstelboeking voorgeschoteld. Deze hoef je enkel nog te controleren. Is een bepaald factuurelement eens niet goed herkend? Of wil je een wijziging aanbrengen? Dan hoef je geen gegevens meer over te typen. Enkele muisklikken volstaan om correcties aan te geven!
4. Verwerking van de factuur in je boekhoudprogramma
Wil je nog even advies vragen aan een collega over de digitale factuur? Dat doe je eenvoudig via het systeem. Wanneer alle informatie klopt, verwerk je de factuur in je boekhouding.
5. Eenvoudige fiattering met workflow-software
Zodra je de digitale factuur hebt verwerkt, kun je deze via workflow-software rondsturen ter fiattering. Als je wilt, kan je ervoor zorgen dat de factuur op dat moment al zichtbaar is in je boekhoudprogramma. Het is ook mogelijk om daarbij een betalingsblokkade in te stellen. Deze wordt automatisch opgeheven wanneer alle goedkeurders hun akkoord hebben gegeven. Op dat moment wordt de pdf-versie van de digitale factuur naar je ERP-systeem gestuurd.
6. Archiveren van de digitale factuur
De goedgekeurde digitale factuur wordt samen met alle bijbehorende notities opgeslagen in je boekhoudprogramma. Zo kan je deze heel eenvoudig opzoeken. Dat is bijvoorbeeld handig bij een audit. Of wanneer een leverancier achteraf belt met een vraag over de factuur. Je haalt het bestand met één druk op de knop tevoorschijn!
Aan de slag met digitalisering
Zoals je in deze blogpost hebt kunnen lezen, brengt het digitaal verwerken van inkomende facturen verschillende voordelen met zich mee. Je werkt efficiënter en nauwkeuriger, maakt minder fouten omdat je geen gegevens meer hoeft over te typen en je houdt meer tijd over voor uitdagende taken. Bovendien blijft je administratie overzichtelijk: alle facturen die je ooit hebt ontvangen, kan je opzoeken in het digitale archief.
