Digitale factuur: via welke route komt een inkoopfactuur terecht in je archief?

De reis van een digitale factuur van A tot Z

1. Opdrachtverstrekking en (digitaal) factureren

Op het moment dat je een bestelling plaatst bij (of een opdracht verstrekt aan) een leverancier, gaat deze voor je aan de slag. Kort daarna zal de bewuste partij een factuur versturen. Hierop staan de bestelde producten of diensten. Vaak staat ook  aangegeven welke informatie relevant is voor de administratie — van projectnummer tot grootboeknummer. Soms verschilt dit zelfs per factuurregel. In dat geval kan je gebruikmaken van een oplossing die regelherkenning biedt.

2. Van mailbox naar administratie

Laten we ervan uitgaan dat de leverancier je een digitale factuur (in pdf-vorm) stuurt, omdat jij een papierloze administratie voert. In dat geval komt het bestand terecht in je facturen-mailbox. Je kan het handmatig naar je scan- en herken-oplossing slepen, maar het is ook mogelijk om hiervoor een tool te gebruiken die inkomende digitale facturen voorsorteert en -bewerkt. Daarmee maak je het jezelf nóg gemakkelijker.

3. Herkenning van gegevens op de digitale factuur

Op basis van OCR-technologie herkent het systeem alle relevante gegevens op de factuur, zoals factuur-, btw-, IBAN- en KvK-nummer. Vervolgens krijg je een voorstelboeking voorgeschoteld. Deze hoef je enkel nog te controleren. Is een bepaald factuurelement eens niet goed herkend? Of wil je een wijziging aanbrengen? Dan hoef je geen gegevens meer over te typen. Enkele muisklikken volstaan om correcties aan te geven!

4. Verwerking van de factuur in je boekhoudprogramma

Wil je nog even advies vragen aan een collega over de digitale factuur? Dat doe je eenvoudig via het systeem. Wanneer alle informatie klopt, verwerk je de factuur in je boekhouding.

5. Eenvoudige fiattering met workflow-software

Zodra je de digitale factuur hebt verwerkt, kun je deze via workflow-software rondsturen ter fiattering. Als je wilt, kan je ervoor zorgen dat de factuur op dat moment al zichtbaar is in je boekhoudprogramma. Het is ook mogelijk om daarbij een betalingsblokkade in te stellen. Deze wordt automatisch opgeheven wanneer alle goedkeurders hun akkoord hebben gegeven. Op dat moment wordt de pdf-versie van de digitale factuur naar je ERP-systeem gestuurd.

6. Archiveren van de digitale factuur

De goedgekeurde digitale factuur wordt samen met alle bijbehorende notities opgeslagen in je boekhoudprogramma. Zo kan je deze heel eenvoudig opzoeken. Dat is bijvoorbeeld handig bij een audit. Of wanneer een leverancier achteraf belt met een vraag over de factuur. Je haalt het bestand met één druk op de knop tevoorschijn!