Facturen digitaal opslaan: 4 ingrediënten voor een overzichtelijke ‘virtuele archiefkast’
Elke dag of week ontvang je een X-aantal inkoopfacturen. En als je organisatie groeit, neemt dit aantal vaak snel toe. Werk je nog met papieren facturen? En sla je deze op in een fysiek archief? Dan kost het verwerkingsproces erg veel tijd. En moet je eens een factuur naslaan, dan kan je dit niet binnen een redelijke termijn doen. Want je moet allerlei mappen doorwerken om het antwoord op je vraag te vinden. Bovendien geldt: hoe voller de kast, hoe minder je het overzicht kan bewaken. Je hebt vernomen dat het digitaliseren van het proces uitkomst biedt. Maar hoe werkt dat nu precies: facturen digitaal opslaan?
Van fiscale bewaarplicht naar digitale bewaarplicht
In het digitale tijdperk is het logisch dat je je bezighoudt met een automatiseringsoplossing voor inkoopfactuurverwerking. Praktisch elke organisatie is inmiddels wel deels of volledig overgestapt op een digitale administratie.
Maar wil je facturen bewaren in een digitale boekhouding, dan moet je aan bepaalde wettelijke eisen voldoen. Ga je facturen alléén digitaal bewaren? Dan is het bijvoorbeeld — net als bij een papieren archief — verplicht om iedere factuur én de communicatie daarover 7 jaar lang te bewaren. Voor sommige facturen geldt zelfs een bewaartermijn van 10 jaar. Daarbij moet je zorgen dat alle documentatie integer en goed leesbaar is.
Alle gegevens die je bewaart, moeten bovendien te raadplegen zijn. Stap je over naar nieuwe hardware of software, verzeker je er dan van dat je álle bewaarde data overzet. Lukt dat niet, vind dan een manier om je oude opgeslagen facturen te kunnen naslaan (bijvoorbeeld door een oude computer te bewaren en te zorgen dat je de bestanden hierop kan openen).
Houd er ook rekening mee dat je papieren facturen alleen onder bepaalde voorwaarden mag overzetten naar een digitaal opslagmedium. Moet je de geconverteerde gegevens op een later moment bijvoorbeeld reproduceren, leesbaar maken of nakijken? Dan moet je dit binnen een redelijke termijn kunnen doen.
Kort gezegd, bij een digitaliseringsslag dien je rekening te houden met diverse wettelijke voorwaarden. Wil je facturen digitaal bewaren en ben je benieuwd naar de wettelijke ins en outs? Lees dan deze download van de Belastingdienst. Het is de moeite waard om je hier goed in te verdiepen. Want als je aan alle voorwaarden voldoet (en je de originele facturen dus correct en volledig overzet), dan hoef je deze papieren versies niet te bewaren.
Facturen digitaal bewaren: de voordelen op een rij
- Je hebt altijd en overal toegang tot je digitale facturen. Wil je even een factuur naslaan? Dan kan je dit vanuit iedere locatie doen. Handig in een tijd waarin thuiswerken steeds meer ingeburgerd raakt.
- Ga je facturen digitaal opslaan, dan behoud je te allen tijde het overzicht. Wil je de totale projectkosten bekijken? De uitgaven over een bepaalde periode snel tevoorschijn halen? Nagaan welke kosten één specifieke afdeling de afgelopen maand precies heeft gemaakt? Je zoekt het allemaal eenvoudig op in je digitale archief.
- Accountantscontroles zijn een stuk gemakkelijker. In het digitale archief is namelijk per document opgeslagen hoe het verwerkingsproces is verlopen. Je ziet ook terug wie welke handeling heeft verricht. Omdat je de volledige workflow hier terugvindt, nemen accountantscontroles veel minder tijd in beslag.
- Facturen kúnnen niet meer wegraken. Alle bestanden staan namelijk centraal opgeslagen in je virtuele archiefkast. Daardoor is een efficiënt, eenvoudig documentbeheer mogelijk.
- Digitale archief-software is doorgaans flexibel. Stap je ooit over op een ander ERP-pakket, dan is de kans groot dat je archief gewoon mee kan migreren.
Hoe leg je een virtuele kast vol digitale facturen aan? 4 ingrediënten
1. Kies voor goede scan- en herken-software
Wil je facturen digitaal bewaren? Dan dien je de integriteit van alle documenten te bewaken. Het fundament daarvoor leg je met slimme scan- en herken-software. Deze zorgt voor een goede herkenning — niet alleen van ontvangen facturen, maar ook van alle bijbehorende bonnen en e-mails.
Zorg dat deze aanvullende software naadloos koppelt met je ERP-systeem. Zo kan je facturen automatisch verwerken en voorkom je omslachtig werk en onnodige handmatige handelingen.
2. Zorg voor authenticiteit en oproepbaarheid
Wanneer je facturen digitaal bewaart, moet je kunnen aantonen dat de opgeslagen documenten authentiek zijn. Daarom dien je bij het verwerken van een inkoopfactuur de pdf-versie én alle bijbehorende bonnen en e-mails aan de boeking te hangen. Zo waarborg je namelijk de authenticiteit van het pdf-document.
Bovendien moet je zorgen dat alle gegevens — van factuurdata tot crediteurgegevens — direct oproepbaar zijn. Het is raadzaam om hierover na te denken vóórdat je een digitaal archief aanlegt. Zo bewaar je gegevens op een zuivere manier, waardoor je processen zuiver verlopen. Goede OCR-software kan je hierbij helpen.
3. Bewaar je inkoopfacturen op één centrale plek
Het is belangrijk dat je alle geboekte inkoopfacturen op één centrale plek (in je ERP-systeem) bewaart. Houd alles beheersbaar, zodat je een inkoopfactuur mét alle notities daarover ook over 5 jaar in een handomdraai kan terugvinden.
Veel ERP-systemen bieden hiervoor opties, maar vaak zijn deze beperkt of niet zo gebruiksvriendelijk. Voor ERP-leveranciers is inkoopfactuurverwerking namelijk een randproces. Wil je facturen digitaal bewaren, dan maakt aanvullende software dit een stuk eenvoudiger.
4. Maak goede back-ups
Je beveiliging is uitstekend op orde en je hebt diverse maatregelen getroffen om fraude te voorkomen en phishingmails te ondervangen. Toch kan elk systeem crashen. Daarom is het essentieel dat je zeer goede back-ups maakt van je digitale administratie. Alleen dán kan je facturen digitaal opslaan.
Dat is echter makkelijker gezegd dan gedaan. Want het creëren van betrouwbare back-ups is een tijdrovende, complexe taak. Gelukkig is er een alternatief: een cloudoplossing die automatisch alle back-ups verzorgt.
