Facturen digitaal opslaan: 4 ingrediënten voor een overzichtelijke ‘virtuele archiefkast’

Van fiscale bewaarplicht naar digitale bewaarplicht

In het digitale tijdperk is het logisch dat je je bezighoudt met een automatiseringsoplossing voor inkoopfactuurverwerking. Praktisch elke organisatie is inmiddels wel deels of volledig overgestapt op een digitale administratie.

Maar wil je facturen bewaren in een digitale boekhouding, dan moet je aan bepaalde wettelijke eisen voldoen. Ga je facturen alléén digitaal bewaren? Dan is het bijvoorbeeld — net als bij een papieren archief — verplicht om iedere factuur én de communicatie daarover 7 jaar lang te bewaren. Voor sommige facturen geldt zelfs een bewaartermijn van 10 jaar. Daarbij moet je zorgen dat alle documentatie integer en goed leesbaar is.

Alle gegevens die je bewaart, moeten bovendien te raadplegen zijn. Stap je over naar nieuwe hardware of software, verzeker je er dan van dat je álle bewaarde data overzet. Lukt dat niet, vind dan een manier om je oude opgeslagen facturen te kunnen naslaan (bijvoorbeeld door een oude computer te bewaren en te zorgen dat je de bestanden hierop kan openen).

Houd er ook rekening mee dat je papieren facturen alleen onder bepaalde voorwaarden mag overzetten naar een digitaal opslagmedium. Moet je de geconverteerde gegevens op een later moment bijvoorbeeld reproduceren, leesbaar maken of nakijken? Dan moet je dit binnen een redelijke termijn kunnen doen.

Kort gezegd, bij een digitaliseringsslag dien je rekening te houden met diverse wettelijke voorwaarden. Wil je facturen digitaal bewaren en ben je benieuwd naar de wettelijke ins en outs? Lees dan deze download van de Belastingdienst. Het is de moeite waard om je hier goed in te verdiepen. Want als je aan alle voorwaarden voldoet (en je de originele facturen dus correct en volledig overzet), dan hoef je deze papieren versies niet te bewaren.

Facturen digitaal bewaren: de voordelen op een rij

• Je hebt altijd en overal toegang tot je digitale facturen. Wil je even een factuur naslaan? Dan kan je dit vanuit iedere locatie doen. Handig in een tijd waarin thuiswerken steeds meer ingeburgerd raakt.
• Ga je facturen digitaal opslaan, dan behoud je te allen tijde het overzicht. Wil je de totale projectkosten bekijken? De uitgaven over een bepaalde periode snel tevoorschijn halen? Nagaan welke kosten één specifieke afdeling de afgelopen maand precies heeft gemaakt? Je zoekt het allemaal eenvoudig op in je digitale archief.
• Accountantscontroles zijn een stuk gemakkelijker. In het digitale archief is namelijk per document opgeslagen hoe het verwerkingsproces is verlopen. Je ziet ook terug wie welke handeling heeft verricht. Omdat je de volledige workflow hier terugvindt, nemen accountantscontroles veel minder tijd in beslag.
• Facturen kúnnen niet meer wegraken. Alle bestanden staan namelijk centraal opgeslagen in je virtuele archiefkast. Daardoor is een efficiënt, eenvoudig documentbeheer mogelijk.
• Digitale archief-software is doorgaans flexibel. Stap je ooit over op een ander ERP-pakket, dan is de kans groot dat je archief gewoon mee kan migreren.