Facturen fiatteren via een workflow: het proces van a tot z

Workflow-software: voordelen voor de financiële administratie

Wanneer je een inkomende factuur fysiek laat rondgaan door de organisatie, moet je veel handmatige werkzaamheden verrichten. Met workflow-software elimineer je dit soort handmatige taken, omdat je de factuur automatisch goedkeurt. Daardoor heb je ook te allen tijde inzicht in de status en doorlooptijd van iedere factuur. Je ziet in één oogopslag bij wie het document ligt en hoeveel stappen er nog nodig zijn voordat het proces van fiatteren rond is.

Omdat je een waterdicht systeem creëert, reduceer je de foutgevoeligheid aanzienlijk. Digitale documenten raken bovendien nooit weg. En de tijd waarin je niet-gefiatteerde facturen per ongeluk tóch betaalde, is voorbij. In je workflow-software kan je namelijk regels instellen die dit voorkomen. Denk aan een verplichting om iedere factuur te laten fiatteren door twee mensen.

Wanneer je zulke regels invoert, is eenvoudig fiatteren direct een feit. Want als je goedkeurders automatisch toewijst in de workflow, hoef je niet meer na te denken over het proces. Je kan ervan op aan dat dit vlekkeloos verloopt!

Facturen fiatteren via een workflow: welke route doorloopt een inkomende factuur?

Allereerst lees je een binnengekomen inkoopfactuur in met OCR-software. Nadat het systeem de factuurgegevens heeft herkend en een boekingsvoorstel heeft gemaakt, voer jij een controle uit en boek je de factuur in je ERP-systeem. Op dat moment treedt de fiatteringsworkflow in werking.

Voordat de factuur akkoord is (of de status ‘gefiatteerd’ krijgt), moet zij natuurlijk langs verschillende mensen gaan. Goedkeurders hebben diverse opties: facturen accorderen of afkeuren, een opmerking toevoegen (bijvoorbeeld om een bepaald element te verduidelijken voor de volgende goedkeurder) óf advies vragen aan een collega (denk aan een projectleider die een vraag stelt aan de inkoper over de inhoud van een levering).

Je kan het hele proces verregaand automatiseren op basis van goedkeurders. Zo is het mogelijk om een factuur aan de hand van de herkende waarden (zoals een projectnummer) automatisch door te zetten naar de juiste goedkeurder (bijvoorbeeld een bepaalde projectleider).

Is het proces van fiattering rond, dan gaat de betaalblokkade van de factuur af, zodat je de factuur kan meenemen in de betaling. Alle gefiatteerde facturen komen uiteindelijk terecht in het digitale archief. Goede software archiveert óók alle annotaties op een factuur, zodat je altijd kan zien wie een factuur heeft gefiatteerd en wanneer dit precies is gebeurd. Je kan zulke loggingsinformatie met één druk op de knop terugvinden. Handig wanneer je naslagwerk moet verrichten!

Digitaal fiatteren: welke zaken kan je instellen?

Drempelbedragen of een autorisatiematrix

Als een factuur boven een bepaald bedrag altijd langs de manager of directeur moet, kan je dit eenvoudig instellen. Wil je verschillende drempelbedragen instellen, dan kan je werken met een autorisatiematrix. Daarbij gaat de factuur afhankelijk van het bedrag naar een of meerdere leidinggevenden.

Standaardrollen

Het systeem kan bepaalde facturen altijd naar bepaalde mensen sturen. Zo komt een projectfactuur bijvoorbeeld automatisch terecht bij een projectleider en gaat een kostenfactuur standaard naar degene die verantwoordelijk is voor de grootboekrekening.

Meerdere workflows

Heb je meerdere bedrijven of bv’s? Dan werk je waarschijnlijk ook met meer dan één administratie. Met goede software kan je voor elke administratie een aparte workflow inrichten.

En als je verschillende soorten facturen binnenkrijgt (zoals project-, kosten- en inkooporderfacturen), kan je voor ieder factuurtype een workflow opzetten.

Per workflow stel je goedkeurders in. Ook kan je bepalen welke factuuraspecten worden uitgelicht voor de verschillende goedkeurders. Zo verloopt ieder administratief proces van begin tot eind automatisch!

Route bepalen

Het fiatteren van inkoopfacturen beslaat doorgaans een proces dat uit diverse stappen bestaat. Deze kan je stuk voor stuk opnemen in de workflow. Het is bijvoorbeeld mogelijk om in te stellen waar een factuur naartoe moet wanneer iemand deze afkeurt: naar de vorige goedkeurder (één stap terug) of naar de administratie (het ‘startpunt’).

Automatisch goedkeuren

Wil je zo min mogelijk bezig zijn met de fiattering van inkoopfacturen? Dan kan je zorgen dat facturen tot een bepaald bedrag gedurende een specifieke periode automatisch worden goedgekeurd. Dit is bijvoorbeeld handig bij maandelijkse leasefacturen waarop in principe een vast bedrag staat. In januari kan je aangeven dat het systeem deze het komende jaar direct mag goedkeuren, tenzij het factuurbedrag afwijkt. Zo bespaar je nóg meer tijd!

Automatische reminders

Wordt een factuur niet tijdig gefiatteerd? Dan kan je het systeem automatisch reminders naar goedkeurders laten sturen. Zo hoef jij niet telkens achter collega’s aan te zitten om de benodigde handtekeningen te verzamelen.

Altijd en overal inkoopfacturen fiatteren: workflow-software mét app-versie

Sommige workflow-programma’s stellen een web- én app-versie beschikbaar. Dit betekent dat je facturen niet alleen via je computer, maar ook op je Android- of iPhone-apparaat kan goedkeuren.

Hét voordeel? Je kan facturen altijd en overal inzien via je smartphone. En fiatteren doe je simpelweg door even te swipen!