Spring naar content

Goed om te weten

Wil je weten of Whitevision aan jouw eisen voldoet of heb je een praktische vraag? Op deze pagina hebben we een aantal veelgestelde vragen voor je uitgewerkt. Zit je vraag er niet bij? Neem dan contact met ons op.

  • Kies integratie

4PS implementatie

Kick - off

Doel:
  • Kennismaking met de gebruikers
  • Bespreken planning & voorbereidingen

Technische installatie

Doel:

Klaarzetten software en koppelen aan 4PS omgeving

Voorbereidingen
  • Microsoft Azure Autorisatie
  • Intakeformulier invullen
  • URL 4PS Webservice
  • Tenant ID
  • Application ID
  • Clientgeheim / secret
  • Setup Azure AD Applications for Oauth
Instellingen controleren
  • Publiceren webserviceset
  • Toevoegen Whitevision webservices
  • Naam documentsoort

Assessment

Doel:

Whitevision software aansluiten op het werkproces van 4PS

Minimaal ingericht:
  • Crediteuren ingericht (IBAN, BTW, KVK,G-rekeningnummer)
  • Administratie(s) aangemaakt als leverancier
  • Grootboekrekeningen en koppeling met BTW Generale product boekingsgroep.
  • Kostenplaatsen
  • kostendragers
  • Inkoopinstellingen
  • Documentsoort
  • Afwachtcodes
  • Dimensies
  • Document viewer setup
  • Documentopslag op SharePoint
  • Dagboeksjabloon (indien van toepassing)

Trainingsdagen (2 dagen)

Doel:
  • Kennisoverdracht en instructie aan de Whitevision gebruikers
  • Training is bedoeld voor alle medewerkers die documenten gaan inboeken
  • Vragen beantwoorden en begeleiding geven in het boekingsproces
  • Goedkeuringsflow inrichten op basis van rollen uit 4PS. (medewerker nummers uit 4PS)

Livegang

Doel:

Verwijderen testdata uit testomgeving & omzetten en koppelen aan productieomgeving

Voorbereidingen

  • Microsoft Azure Autorisatie
    • URL 4PS Webservice
    • Tenant ID
    • Application ID
    • Clientgeheim / secret
  • Setup Azure AD Applications for Oauth

Nazorg & evaluatie

Doel:
  • Laatste vragen beantwoorden, fine-tuning, projectafronding

AP Automatisering

Wat is de rol van e-facturatie in AP automatisering?

E-facturatie speelt een cruciale rol in AP automatisering door papieren facturen te vervangen door digitale versies, wat zorgt voor snellere, nauwkeurigere en kosteneffectievere verwerking. Het vermindert menselijke fouten, bespaart kosten, verbetert cashflow management, en verhoogt de traceerbaarheid en compliance. Bovendien draagt e-facturatie bij aan duurzaamheid en verbetert het de relatie met leveranciers door snellere betalingen en een gestroomlijnd proces.

Hoe kan AP automatisering helpen bij het verminderen van fraude?

AP automatisering helpt bij het verminderen van fraude door geautomatiseerde controles en goedkeuringsworkflows in te voeren, waardoor ongeautoriseerde betalingen en dubbele facturen worden voorkomen.

Hoe zorgt AP automatisering voor een betere samenwerking tussen afdelingen?

AP automatisering zorgt voor een betere samenwerking tussen afdelingen door geautomatiseerde workflows te creëren die facturen en goedkeuringsverzoeken snel en transparant doorsturen naar de juiste personen. Dit zorgt voor real-time zichtbaarheid en communicatie, vermindert vertragingen en fouten.

Wat zijn de belangrijkste voordelen van AP automatisering?

De belangrijkste voordelen van AP automatisering zijn verhoogde efficiëntie, kostenbesparing, verminderde fouten, verbeterde cashflow management, en betere naleving van regelgeving. Het stroomlijnt factuurverwerking, verbetert de zichtbaarheid en controle, en zorgt voor een snellere, nauwkeurigere en kosteneffectievere accounts payable operatie.

FAQ Verwerkersovereenkomst

Waar is een verwerkersovereenkomst voor?

Sinds 25 mei 2018 is in Nederland de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Onderdeel van deze regelgeving is dat ieder bedrijf dat persoonsgegevens geheel of gedeeltelijk door derden laat verwerken, moet kunnen aantonen dat die derde werkt volgens de eisen van de AVG.

Om je te helpen om aan te tonen dat je met onze oplossing werkt volgens de eisen van de AVG, hebben wij de Whitevision verwerkersovereenkomst voor jou opgesteld.

Wanneer verwerkt Whitevision persoonsgegevens?

Onze dienstverlening omvat het inlezen en herkennen (OCR)  van inkomende documenten. Op deze documenten kunnen persoonsgegevens staan.

Welke persoonsgegevens verwerkt Whitevision?

Whitevision heeft geen inzicht op de documenten die jij als gebruiker van onze oplossing aanbiedt. Wij weten dus ook op voorhand niet of en zo ja welke persoonsgegevens worden aangeboden aan onze software. Om deze reden is ons systeem zo ingericht dat het aan de eisen van de wetgeving voldoet.

Waarom worden er derden / sub verwerkers ingeschakeld?

De inzet van derden is noodzakelijk voor de kwaliteit van de dienstverlening. Voor een lijst van onze sub verwerkers verwijzen we je graag naar onze website.

Waarom hoeft de verwerkersovereenkomst niet ondertekend te worden?

De verwerkersovereenkomst is integraal onderdeel van de hoofdovereenkomst en hoeft derhalve niet ondertekend te worden net zoals de Algemene Voorwaarden.

Wel is het belangrijk dat het voor jou als gebruiker duidelijk is dat deze afspraken zijn overeengekomen. Om deze reden hebben we de Algemene Voorwaarden, SLA en Verwerkersovereenkomst op onze website en klantportaal gepubliceerd en kun je ze als PDF downloaden. In al onze overeenkomsten staat dat deze documenten van toepassing zijn.

Kan onze eigen verwerkersovereenkomst gebruikt worden?

De Whitevision verwerkersovereenkomst is specifiek afgestemd op de door ons geleverde dienst, die universeel is voor alle aangesloten klanten. Vanwege de beheersbaarheid van het platform kan alleen onze eigen verwerkersovereenkomst van toepassing zijn.

Kunnen er afwijkende afspraken worden gemaakt?

Omdat de verwerking die Whitevision uitvoert voor alle klanten hetzelfde is, kunnen er geen specifieke afspraken gemaakt worden.

Heeft Whitevision een ISO of ISAIH certificering?

Op dit moment hebben we deze niet.

Wie wordt er geïnformeerd in het geval van een datalek?

Uiteraard doen we ons uiterste best dit te voorkomen. Mocht dit toch aan de orde zijn dan zullen we de beheerder van het klantportaal op de hoogte stellen.

Waar kan ik vragen stellen over de verwerkersovereenkomst?

Voorbereiding base installatie

AFAS

Voor het uitsluiten van je eigen bedrijfsgegevens in combinatie met AFAS hebben we per administratie de volgende gegevens nodig:

  • Administratiecode
  • BTW nummer
  • KVK nummer
  • IBAN nummer

De administratiecode in AFAS vind je op de volgende manier:

Vakware (Admicom)

Voor het uitsluiten van je eigen bedrijfsgegevens in combinatie met Vakware hebben we per administratie de volgende gegevens nodig:

  • Administratiecode
  • BTW nummer
  • KVK nummer
  • IBAN nummer

De administratiecode in Vakware vind je door Vakware op te starten en vervolgens onderstaand scherm te openen:

Alert (Centric)

Voor het uitsluiten van je eigen bedrijfsgegevens in combinatie met Alert hebben we per administratie de volgende gegevens nodig:

  • GLN nummer
  • BTW nummer
  • KVK nummer
  • IBAN nummer

Het GLN nummer in Alert vind je door in Alert naar onderstaande schermen te navigeren

Open het tabblad NAW

Staat er geen GLN code gevuld? Neem dan contact op met Centric voor advies, wij hebben voor een juiste koppeling een GLN code nodig.

AGePe

AGePe sluit zelf jouw eigen bedrijfsgegevens uit. Hiervoor hoeft in Whitevision dus niets ingesteld te worden.

Bouwinfosys Works

De koppeling tussen Bouwinfosys Works en Whitevision loopt via de administratiecode van de Bedrijven. De administratiecode van een bedrijf is in Works te vinden. Dit kan gevonden worden op de volgende plaats [F8] > ‘Bedrijven’ > keuze bedrijf > rechtst onderin is de archiefcode van het bedrijf te vinden.

Whitevision heeft de volgende gegevens nodig om te koppelen met Works:

  • Administratiecode
  • BTW nummer
  • KVK nummer
  • IBAN nummer

Kraan

Voor het uitsluiten van je eigen bedrijfsgegevens in combinatie met Kraan hebben we per administratie de volgende gegevens nodig:

  • Administratie code
  • BTW nummer
  • KVK nummer
  • IBAN nummer

In Kraan 2 vind je je overzicht van administratiecodes via onderstaande weg, de code tussen haakjes is de administratiecode.

Mocht je nog Kraan 1 gebruiken dan vind je deze informatie via onderstaande weg:

Verwerkersovereenkomst

Waar is een Verwerkersovereenkomst voor?

Sinds 25 mei 2018 is in Nederland de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Onderdeel van deze regelgeving is dat ieder bedrijf dat persoonsgegevens geheel of gedeeltelijk door derden laat verwerken, moet kunnen aantonen dat die derde werkt volgens de eisen van de AVG.

Om je te helpen om aan te tonen dat je met onze oplossing werkt volgens de eisen van de AVG, hebben wij de Whitevision Verwerkersovereenkomst voor jou opgesteld.

Wanneer verwerkt Whitevision persoonsgegevens?

Onze dienstverlening omvat het inlezen en herkennen (OCR)  van inkomende documenten. Op deze documenten kunnen persoonsgegevens staan.

Welke persoonsgegevens verwerkt Whitevision?

Whitevision heeft geen inzicht op de documenten die jij als gebruiker van onze oplossing aanbiedt. Wij weten dus ook op voorhand niet of en zo ja welke persoonsgegevens worden aangeboden aan onze software. Om deze reden is ons systeem zo ingericht dat het aan de eisen van de wetgeving voldoet.

Waarom worden er derden / subverwerkers ingeschakeld?

De inzet van derden is noodzakelijk voor de kwaliteit van de dienstverlening. Voor een lijst van onze subverwerkers verwijzen we je graag naar onze website. www.whitevision.nl/subverwerkers.

Waarom hoeft de Verwerkersovereenkomst niet ondertekend te worden?

De verwerkersovereenkomst is integraal onderdeel van de hoofdovereenkomst en hoeft derhalve niet ondertekend te worden net zoals de Algemene Voorwaarden.

Wel is het belangrijk dat het voor jou als gebruiker duidelijk is dat deze afspraken zijn overeengekomen. Om deze reden hebben we de Algemene Voorwaarden, SLA en Verwerkersovereenkomst op onze website en klantportaal gepubliceerd en kun je ze als PDF downloaden. In al onze overeenkomsten staat dat deze documenten van toepassing zijn.

Kan onze eigen Verwerkersovereenkomst gebruikt worden?

De Whitevision Verwerkersovereenkomst is specifiek afgestemd op de door ons geleverde dienst, die universeel is voor alle aangesloten klanten. Vanwege de beheersbaarheid van het platform kan alleen onze eigen verwerkersovereenkomst van toepassing zijn.

Kunnen er afwijkende afspraken worden gemaakt?

Omdat de verwerking die Whitevision uitvoert voor alle klanten hetzelfde is, kunnen er geen specifieke afspraken gemaakt worden.

Heeft Whitevision een ISO of ISAIH certificering?

Op dit moment hebben we deze niet.

Wie wordt er geïnformeerd in het geval van een datalek?

Uiteraard doen we ons uiterste best dit te voorkomen. Mocht dit toch aan de orde zijn dan zullen we de beheerder van het klantportaal op de hoogte stellen.

Waar kan ik vragen stellen over de Verwerkersovereenkomst?

E-facturatie

Wat is het verband tussen XML en e-facturatie?

‘Elektronisch factureren’ duidt op het versturen van facturen op basis van gestructureerde data, gekoppeld aan allerlei standaarden zoals XML. Een e-factuur is een gestructureerd digitaal bestand.

Hoe helpt Whitevision mij XML-bestanden te verwerken?

Met Whitevision kan je facturen digitaal verwerken — op een snelle, eenvoudige en nauwkeurige manier. Dat geldt ook voor e-facturen! Onze slimme software herkent facturen in XML-formaat, zet boekingsregels klaar en biedt een visuele check. Met onze oplossing kan je tevens elke e-factuur routeren en fiatteren.

Mijn ERP-leverancier kan facturen in XML-formaat rechtstreeks inlezen. Heb ik Whitevision dan nog wel nodig?

Met onze oplossing kan je het proces van e-factureren omarmen, maar ook facturen in andere formaten verzamelen, herkennen, verwerken, routeren en accorderen. WhiteVision zorgt namelijk voor een eenduidige verwerking van álle typen inkomende facturen, ongeacht de manier waarop ze je organisatie binnenkomen.

Hierdoor blijft je administratie zo efficiënt en betrouwbaar mogelijk verlopen. Want je beperkt de handmatige handelingen tot een minimum wanneer je onze oplossing inzet om een factuur te verwerken en te matchen met de opdracht en ontvangsten. En je maakt gebruik van solide workflow-software voor het fiatteren van facturen. Zo houd je meer tijd over, die je kan besteden aan andere belangrijke werkzaamheden.

Kan ik facturen in XML-formaat fiatteren met workflow-software?

Jazeker. De Whitevision Workflow faciliteert de routering en fiattering van iedere e-factuur.

Wordt de verwerking van inkomende documenten nog sneller en minder foutgevoelig door XML-verwerking?

Als je een volledig kloppend XML-bestand binnenkrijgt, scheelt dit je een aantal stappen. Maar er zijn diverse knelpunten waar veel organisaties niet bij stilstaan. Het ideaalbeeld is dat alle XML-facturen op dezelfde manier je organisatie binnenkomen. Maar momenteel is er sprake van verschillende formaten. Je moet bedenken hoe je al die facturen op een uniforme manier in je proces krijgt, zodat dit kan doorlopen.

En zelfs áls elektronische facturen op een dag allemaal één vorm aannemen, zal je alsnog je proces moeten optimaliseren. Uiteindelijk wil je elke inkomende e-factuur op de juiste dimensie, kostenplaats en grootboekrekening in je ERP-systeem verwerken. En vervolgens moeten alle goedkeurders de factuur vlot fiatteren.

Het ultieme doel is natuurlijk om álle inkomende documenten snel, efficiënt en met een zo laag mogelijk foutgehalte te verwerken — ongeacht het formaat en de manier waarop ze binnenkomen. Als Whitevision-gebruiker hoef je je hierover geen zorgen te maken, want onze oplossing ontzorgt je in dit opzicht volledig. Heb je SMART-OCR nodig, bijvoorbeeld om een pdf te verwerken? Dan routeren we het document daarnaartoe. Gaat het om een XML-document? In dat geval halen we de informatie hieruit. Het eindresultaat is altijd een uitstekend boekingsvoorstel dat je — eventueel na goedkeuring — kan verwerken in je ERP-systeem.

Welke voordelen kan ik verwachten als ik met XML-facturen aan de slag wil?

De belofte van XML-facturen is dat je (inkoop)facturen sneller, nauwkeuriger en efficiënter kan verwerken. Met WhiteVision kan je op leveranciersniveau instellen welk factuurtype leidend is: pdf of XML. In de praktijk zien we dat organisaties slechts een beperkte hoeveelheid (standaard-)XML-facturen versturen en ontvangen. Vaak bevat een pdf-factuur meer informatie — en deze is simpelweg niet beschikbaar op een XML-factuur.

Hoe werkt het matchen van orderbevestigingen met een XML-factuur?

Dit hangt af van de manier waarop orderbevestigingen worden aangeleverd. Ontvang je ze in pdf-formaat, dan scant en herkent Whitevision de opdrachtbevestiging om deze te matchen met een pdf- of XML-factuur. Wordt het hele proces — van offerteaanvraag tot en met factuur — volledig digitaal ondersteund middels XML-transactieberichten? Dan matcht Whitevision orderbevestigingen en bijbehorende facturen. Waar nodig zorgt onze oplossing voor een verrijking met externe data. Vervolgens zet zij een visuele controle klaar die je kan gebruiken binnen een workflow.

Ik ontvang facturen in een XML-formaat dat mijn ERP-systeem niet herkent. Kan Whitevision helpen?

Ja. Wij werken al jaren nauw samen met verschillende ERP-leveranciers. Door deze partnerships sluit onze oplossing naadloos aan op diverse ERP-pakketten. Wij bieden tevens ondersteuning voor de meest gebruikte XML-standaarden in Nederland.

Veelgestelde vragen

Helpt Whitevision mij ook bij het accorderen van documenten?

Voor het digitaal routeren, beoordelen en accorderen van documenten bieden wij handige workflow-software. Deze is bij alle varianten inbegrepen. Zo is je fiatteringsproces altijd beheersbaar, inzichtelijk en eenvoudig.

Hoe zorgt Whitevision precies dat ik inkomende documenten makkelijker kan verwerken?

Wij bieden een handige cloudoplossing waar je geen omkijken naar hebt. Hosting en automatische software-updates zijn inbegrepen in het maandelijkse tarief.

Daarnaast koppelt Whitevision met diverse ERP-systemen. Dankzij onze nauwe partnerships met verschillende ERP-leveranciers bieden wij verregaande integraties. Daardoor verwerk je inkomende documenten vlot en eenvoudig.

Hoe maak ik het proces rondom inkomende documentverwerking nóg eenvoudiger?

Ben je bijvoorbeeld veel tijd kwijt aan het verwerken van de overweldigende stroom aan inkomende e-mailberichten? De SMART E-mail handler neemt je het voorwerk uit handen. Deze tool splitst, combineert en verplaatst bijlages of digitale inkoopfacturen automatisch.

Ben jij uren bezig met het uitsplitsen van kostenfacturen, het herberekenen van de btw per regel en het verwerken van inkoopfacturen met veel regels? Dan biedt regelherkenning uitkomst.

Hoe lang duurt een implementatie?

Als we de opdracht krijgen, plannen we samen met jou de implementatie van onze software. Afhankelijk van het ERP-systeem duurt dit 1 tot 4 dagen, verspreid over meerdere dagen. De totale doorlooptijd varieert van 2 tot 6 weken. Tijdens het proces vragen we je om tussen de implementatiedagen door zorgvuldig te testen. We plannen regelmatig contactmomenten voor vragen en feedback.

Kan ik documenten ook goedkeuren via mijn tablet en telefoon?

Ja dat kan zeker. Neem de controle over je goedkeuringsprocessen en het scannen van informatie. Overal en altijd met de Whitevision app. Facturen digitaal accorderen, documenten controleren en bonnetjes scannen. Ontdek de voordelen voor jouw organisatie.

 

Er is mij gevraagd een remote verbinding op te bouwen, hoe doe ik dat?

Via de volgende link kun je Teamviewer Quick Support downloaden en starten. Vervolgens wordt er een ID en Wachtwoord getoond in Teamviewer. Deze kun je doorgeven aan onze Support Medewerker.

Mijn vraag staat er niet bij, wat kan ik het beste doen?

Stuur een e-mail naar: info@whitevision.com met je vraag en contactgegevens, of vul het contactformulier in. Wij zullen jouw vraag zo snel mogelijk beantwoorden. Ben je al klant bij Whitevision? Ga dan naar het klantportaal voor meer informatie.

123