Blog

In veel organisaties is het bijhouden van zakelijke uitgaven een tijdrovende klus. Bonnetjes raken kwijt, declaraties komen laat binnen en het overzicht ontbreekt. Toch vormen juist die kleine betalingen, van reiskosten tot kantoorartikelen, een belangrijk onderdeel van het totale uitgavenpatroon. Steeds meer bedrijven zoeken daarom naar manieren om hun spend management te verbeteren. Niet alleen om kosten te besparen, maar ook om processen te automatiseren, fouten te verminderen en realtime inzicht te krijgen in bestedingen.

Met de opkomst van e-facturen en netwerken zoals Peppol wordt het steeds belangrijker om je digitale administratie efficiënt, veilig en overzichtelijk te organiseren. De bewaarplicht van facturen verplicht bedrijven om inkomende en uitgaande facturen minimaal zeven jaar te bewaren. In dit blog leggen we uit hoe jij kunt voldoen aan de bewaarplicht (e-)facturen, je digitale administratie veilig houdt en hoe slimme software helpt alles overzichtelijk te bewaren.

Het einde van het boekjaar nadert. Voor financiële en inkoopafdelingen betekent dit vaak een piekmoment: extra facturen, strakke deadlines en veel controlewerk. Maar de jaarafsluiting hoeft geen race tegen de klok te zijn. Met goede voorbereiding en een slimme werkwijze maak je het proces overzichtelijker en minder foutgevoelig. Hieronder vind je 8 tips die je helpen om 2025 soepel af te sluiten, maar ook 2026 direct goed op te starten.

ViDA (VAT in the Digital Age) is het plan van de Europese Unie om de btw-regels te moderniseren. Deze nieuwe wetgeving heeft grote gevolgen voor administratieve afdelingen. Het versturen van facturen zoals we dat nu vaak doen, via pdf of e-mail, gaat hierdoor grotendeels verdwijnen. Vanaf 2030 wordt elektronische facturatie (e-factureren) de standaard voor internationale transacties binnen de EU. Stap voor stap zullen landen dit ook nationaal invoeren. Dat betekent dat bedrijven hun administratie fundamenteel moeten aanpassen. Niet over 5 jaar, maar nú.

De verwerking van inkomende facturen is voor veel organisaties nog altijd een arbeidsintensief en foutgevoelig proces. Terwijl andere processen al grotendeels geautomatiseerd zijn, blijft de factuurafhandeling vaak achter. Juist hier ligt een kans voor verbetering. Operational excellence is geen luxe, maar een noodzaak.

De maandafsluiting. Elke maand opnieuw is het een race tegen de klok om alles op tijd rond te krijgen. Je team staat onder druk, leidinggevenden wachten op rapportages, budgethouders op inzicht en jij probeert grip te houden op een berg aan facturen, cijfers en deadlines. Herkenbaar? Je bent niet de enige. Veel financiële administraties lopen tegen dezelfde knelpunten aan. We zetten de drie grootste frustraties voor je op een rij en laten je zien hoe je die eenvoudig kunt tackelen met slimme digitale ondersteuning.

Hoe zorg je ervoor dat je administratie slimmer loopt, zonder direct het roer om te gooien? AI-driven factuurverwerking klinkt misschien futuristisch en als iets voor grote bedrijven met grote budgetten. Maar juist met kleine, gerichte toepassingen kun je al snel verschil maken. In dit artikel delen we praktische tips om vandaag nog aan de slag te gaan met AI in je factuurverwerking. Geen technische deep dives, maar concrete handvatten voor organisaties die stappen willen zetten richting automatisering.

Een efficiënt ingericht bestel- en voorraadproces vormt de ruggengraat van iedere organisatie die grip wil houden op kosten, tijd en resources. Toch blijkt in de praktijk dat dit proces vaak onnodig complex en foutgevoelig is. Veel organisaties vertrouwen nog op handmatige werkwijzen, versnipperde systemen of individuele oplossingen die slechts tijdelijk werken. Juist in de oriëntatiefase – waarin veel organisaties nadenken over het optimaliseren van hun administratieve processen – is het belangrijk om stil te staan bij de rol van voorraadbeheer. In deze blog verkennen we waarom een goed ingericht inkoopproces zo belangrijk is, welke valkuilen vaak voorkomen én hoe automatisering kan helpen om efficiënter te werken.

E-facturatie wordt steeds belangrijker voor organisaties in het mkb. Bedrijven willen processen automatiseren, efficiënter werken en de foutgevoeligheid van handmatige verwerking verminderen. Het ultieme doel van e-facturatie is om het proces automatisch te laten verlopen. Daardoor werk je efficiënter en veiliger. Maar wat is e-facturatie precies? En hoe begin je ermee? In dit blog beantwoorden we de vijf meest gestelde vragen over e-facturatie.

De zomervakantie komt eraan en dat betekent vaak een lagere bezetting op kantoor. Toch blijven de documenten binnenstromen – van facturen en orderbevestigingen pakbonnen. Wil je voorkomen dat er tijdens jouw afwezigheid stapels werk ontstaan of processen stilvallen? Dan is het slim om je documentverwerking goed in te richten vóór je koffers gepakt zijn. Met een slimme IDP-oplossing blijft je administratie gewoon draaien. We geven je 4 praktische tips om je administratieve processen zomerproof te maken.

Dit jaar viert Whitevision zijn 20-jarige bestaan. Een prachtig moment om even achterom én vooruit te kijken. In de afgelopen twee decennia is enorm veel gebeurd. En er staat ons nog veel moois te wachten. We gingen om de tafel met Frank de Wit, directeur en oprichter van Whitevision, om te praten over zijn reis, visie en toekomstblik!

Raken facturen regelmatig weg in jouw organisatie? Ben je nog steeds bezig met het handmatig overtypen van gegevens? Is het overzicht soms ver te zoeken? Goed nieuws: het kan slimmer, eenvoudiger en efficiënter. Steeds meer organisaties stappen over op SaaS-oplossingen voor documentverwerking, zoals Hubl. Waarom doen zij dit? Wat is een SaaS-oplossing precies? En hoe werkt een overstap? In deze blogpost leggen we het uit!

Je hebt onderhandeld met leveranciers, goede afspraken gemaakt en een handtekening gezet. Nu kan je profiteren van rust, overzicht en veel voordeel! Toch? Helaas is dat lang niet altijd het geval. Want hoe zorg je dat medewerkers bij de juiste leveranciers bestellen? En dat bonusregelingen niet ongemerkt blijven liggen? Zonder contractmanagement worden gemaakte afspraken vaak niet nageleefd. De getekende overeenkomsten verstoffen in een (digitale) la. Medewerkers bestellen lukraak bij een diversiteit aan leveranciers. Kortingen? Daar is geen sprake van. Facturen? Die kan de financiële administratie niet koppelen aan een bestelling. Oftewel, de regie en het overzicht zijn ver te zoeken. Daarom is contractmanagement essentieel. Maar wat houdt die term eigenlijk precies in? En welke voordelen brengt het managen van contracten met zich mee?