Kosten factuurverwerking: hoe verwerk je inkomende facturen voordelig én efficiënt?

De handmatige verwerking van inkomende facturen lijkt op het eerste gezicht voordelig. Maar hier zijn ontzettend veel handelingen mee gemoeid. Heb je weleens berekend hoeveel het verwerken van één factuur je met deze traditionele werkwijze kost? Steeds vaker hoor je om je heen dat je met digitale factuurverwerking tijd bespaart, efficiënter werkt en het foutgehalte tot een minimum beperkt. Waarom? Omdat je veel stappen elimineert. Daarom heb je de term ‘kosten factuurverwerking’ toch maar eens gegoogeld. Wat is nu de voordeligste oplossing voor jouw boekhouding?

Géén kosten, wél digitale factuurverwerking: is dat mogelijk?

Als je af wilt van de handmatige verwerking van inkomende facturen, heb je een scan- en herken-oplossing (ook wel ‘OCR-software‘ genoemd) nodig. Maar wie de eerste stappen neemt om het proces te automatiseren, stuit direct op een veelheid van mogelijkheden. Zo ook de ‘gratis’ opties waarmee sommige partijen adverteren. Deze klinken aantrekkelijk, maar zijn ze dat ook?

Op het wereldwijde web vind je een breed aanbod aan gratis OCR-software. Deze is vaak in meerdere talen beschikbaar. De herkenning geschiedt snel: een document is binnen een fractie van een seconde herkend. Handig? Niet als je iets met het resultaat wilt kunnen. Met gratis OCR-software krijg je namelijk één grote brei aan tekst terug. Oftewel, de software interpreteert de factuurgegevens niet. En dát is nu juist zo cruciaal als je een efficiëntieboost en tijdbesparing wilt realiseren.

Facturen niet meer handmatig invoeren: een investering die je wat oplevert

Wat je nodig hebt, is een systeem dat documentdata omzet naar een bewerkbare tekst in een specifiek computersysteem, zoals een boekhoudpakket. Om welke gegevens gaat het dan zoal?

Een factuur heeft bepaalde standaardwaarden die altijd op het document staan. Denk aan factuurnummer en -datum, maar ook het te betalen bedrag. Goede OCR-software herkent deze waarden én interpreteert ze automatisch.

Een dergelijke interpretatieslag is niet gratis, want hiervoor is geavanceerde technologie nodig. Maar alleen zó haal je de gemiddelde kosten voor het verwerken van een factuur omlaag en realiseer je daadwerkelijk een kostenbesparing. Want je hoeft geen grote brei aan tekst te doorkammen — een methode die eigenlijk zo inefficiënt is dat je sneller klaar bent wanneer je de factuurgegevens direct overtypt in een financieel systeem!

Overigens hoef je niet per se de bedrijfsportemonnee binnenstebuiten te keren. Je hebt namelijk niet de duurste, maar de beste OCR-software nodig. Een systeem dat de investering waard is omdat het veel meer oplevert dan wat het kost.

Welke scan- en herken-software zorgt voor kostenbesparing?

Een goede oplossing minimaliseert repetitieve, saaie taken en zorgt dat je efficiënter kan werken. Afhankelijk van je huidige werkwijze kan zij bijvoorbeeld zorgen dat één persoon het werk kan afhandelen waarvoor vroeger drie mensen nodig waren — en daardoor creëer je meer ruimte om andere, uitdagende taken op te pakken. Maar dan moet je wél de juiste OCR-software gebruiken. Hoe vind je deze?

Bekijk allereerst waar je organisatie staat. Breng in kaart tegen welke problemen je aanloopt. Kost het opzoeken van geboekte facturen veel tijd? Wil je af van overtypefouten? Ontvang je facturen via e-mail én allerlei andere kanalen of sturen leveranciers digitale facturen in diverse vormen (bijvoorbeeld in de body van de e-mail, in pdf-formaat en in XML-formaat), waardoor het lastig is om de stroom te coördineren?

Alleen wanneer je de huidige problematiek hebt gedefinieerd, kan je bepalen hoe document-verwerking er voor jouw bedrijf uit moet komen te zien. Vervolgens kan je heel gericht zoeken naar een scan- en herken-oplossing die in jouw organisatiebehoeftes voorziet.

Let daarbij wel op de toekomstbestendigheid van de software. Natuurlijk wil je er inkoopfacturen mee verwerken. Maar er zijn steeds meer documenttypes die óók baat hebben bij een goede interpretatie. Denk aan vrachtbrieven, bonnen en identiteitsbewijzen. Als je een OCR-oplossing gebruikt die dergelijke documenten eveneens herkent, zal je daar nu én in de toekomst veel profijt van hebben!

Heb je met e-facturatie óók nog factuurverwerkingssoftware nodig?

E-facturen kunnen binnenkomen via e-mail, maar ook via een beter beveiligd kanaal (bijvoorbeeld een webservice waar je e-facturen rechtstreeks kan ophalen). Wanneer het om e-facturatie gaat, bestaat er een flinke diversiteit aan initiatieven en standaarden. Wil je een overzichtelijk proces borgen, dan moet je organisatie zeer flexibel zijn.

Bovendien ontvang je nooit uitsluitend e-facturen. Binnen bepaalde branches is elektronische factuurverwerking volop in ontwikkeling. Maar leveranciers die in andere sectoren opereren, hanteren soms andere standaarden. In de praktijk heb je doorgaans dus te maken met een hybride structuur van pdf- en XML-facturen.

Het resultaat: een diverse stroom aan inkoopfacturen. Deze moet je op een efficiënte en gestructureerde manier verwerken. Dat doe je met slimme software die élke factuur automatisch verwerkt, ongeacht het formaat of het kanaal van binnenkomst.

Hoe kies je een leverancier die de kosten omzet in baten?

Een OCR-oplossing is een langetermijninvestering. Daarom is het belangrijk dat je kiest voor een leverancier die jouw organisatiebehoeftes begrijpt en met je meedenkt.

Als je software voor de verwerking van facturen hebt gevonden die jou aanspreekt, ga dan in gesprek met de leverancier. Is deze thuis in jouw branche en vakjargon? En past de bedrijfscultuur bij jouw organisatie? Vraag door om zeker te weten dat een duurzame samenwerking erin zit.

Bekijk ook of de leverancier betrouwbaar is. Lees bijvoorbeeld referenties, klantcases en reviews. Bekijk ook hoe lang het bedrijf al bestaat en ga na of het stevige partnerships met ERP-partijen heeft opgebouwd.

Beoordeel ten slotte of de leverancier transparant genoeg is. Communiceert de partij helder op de website én gedurende de eerste contactmomenten? Krijg je een goede uitleg van de scan- en herken-oplossing? Is het in de offertefase duidelijk wat je kan verwachten als je in zee gaat met deze partij? Verwelkomt de leverancier gebruikersfeedback omdat deze aan continue doorontwikkeling doet (een belangrijk aspect, want dit wijst erop dat deze partij er altijd naar streeft om de oplossing nóg beter te maken)?