OCR-software en digitale factuurverwerking: wat is een ‘slim’ OCR-systeem?

Reguliere versus slimme OCR-software: wat zijn de 3 verschillen?

Slimme OCR-software is de volgende stap op OCR-gebied. Er zijn 3 belangrijke verschillen met reguliere OCR-software:

1. Slimme OCR-software werkt níet met een vast template. De software is zo intelligent dat hij de factuur kan interpreteren zoals een mens dit zou doen. Een voorbeeld: als een factuurdatum op een bepaalde plek staat en uit bepaalde waarden bestaat (zoals ‘2 cijfers, streepje, 2 cijfers, streepje, 4 cijfers’), dan kan het systeem worden getraind om bij elke factuur in de buurt van die plek te zoeken naar deze waarden. Bij reguliere OCR-software kan dit niet: als de factuurdatum niet op de plek staat waar een rechthoekje in de template is ‘geknipt’, wordt deze per definitie niet herkend.
2. Een slim OCR-systeem bekijkt hoe gebruikers omgaan met de voorgestelde waarden. Wijken die af van de verwachting, dan wordt het systeem automatisch aangepast. Als de OCR-software een projectnummer aanvankelijk aanziet voor een ordernummer en de gebruiker voert deze waarden omgekeerd in, dan wordt die logica de volgende keer toegepast. Dit principe komt ook zeer goed van pas wanneer één leverancier facturen met verschillende lay-outs verstuurt (bijvoorbeeld omdat hij meerdere vestigingen heeft). Bij reguliere OCR-software zou de template in zo’n geval direct niet meer bruikbaar zijn. Maar slimme OCR-software heeft het vermogen om te leren hoe hij deze facturen moet verwerken.
3. Een krachtenbundeling zorgt bijna altijd voor méér voordeel. Zo ook bij slimme OCR-software, die opgedane kennis toepast binnen de hele gebruikerscommunity. Stel, je krijgt een factuur binnen van je telefoonprovider en bepaalde elementen worden niet direct goed herkend. Als gebruiker pas je de waarden aan. Het OCR-systeem registreert dit om deze waarden de volgende keer wél te herkennen. Zijn er in de community andere gebruikers die van dezelfde telefoonprovider facturen ontvangen, dan neemt het systeem deze kennis ook meteen voor hen mee. Handig, want zo haalt iedereen er voordeel uit!