Goede OCR-software: 7 veelgestelde vragen en antwoorden

1. Wat is OCR?

De afkorting ‘OCR’ staat voor Optical Character Recognition. OCR-software leest en herkent de informatie op een pdf-document en zet dit om naar een volledig digitaal bestand (XML of UBL). Gaat het om een factuur, dan wordt dit bestand in je financieel-administratieve systeem gebruikt om een boeking aan te maken.

Grofweg kun je OCR-software opdelen in 3 categorieën:

• Gratis OCR-software: klinkt aanlokkelijk, maar je hebt er niet zoveel aan. Wanneer de tekst van het document is gehaald, moet je zelf in de tekstuele ‘brei’ op zoek gaan naar de documentgegevens. Deze taak is net zo tijdrovend en foutgevoelig als overtypewerk.
• Reguliere OCR-software: zorgt voor tijdbesparing middels het scan- en herken-proces, maar vaak moet je wel handmatig templates aanmaken en onderhouden. Dat is behoorlijk veel werk, zeker wanneer je verschillende soorten documenten ontvangt.
• Slimme OCR-software: werkt op basis van vrijevormherkenning, wat betekent dat je geen templates hoeft aan te maken. De software herkent documentgegevens automatisch en is zelflerend, waardoor de herkenning mettertijd alleen maar nóg beter wordt.

2. Wat doet goede OCR-software voor mij?

Stel, een pdf-factuur komt je facturenmailbox binnen. Goede OCR-software leest deze uit en herkent de factuurgegevens, waarna het systeem een boekingsvoorstel maakt. Jij hoeft dit enkel nog even te controleren. Werk je met een slimme OCR-oplossing, dan profiteer je van een hoge herkenningsgraad én de kennis van de gebruikerscommunity. Daardoor worden verreweg de meeste factuurdata in één keer goed herkend. En als de software bepaalde gegevens eens niet direct herkent, dan kun je dit met een simpele muisklik aangeven. Dat hoef je slechts één keer te doen — het zelflerende systeem onthoudt de correctie direct voor alle volgende keren.

Kortom, er komt voor jou geen typewerk aan te pas. Vaak ben je maximaal slechts een halve minuut bezig met het controleren van de factuur!

3. Waarom zou ik OCR-software gebruiken?

Simpel: je bespaart er ontzettend veel tijd mee en werkt minder foutgevoelig. Door repeterend, handmatig werk te verminderen, maak je immers geen typefouten meer.

Als je goede OCR-software gebruikt, heb je ruimte om andere, meer uitdagende werkzaamheden op te pakken. Daardoor wordt je werk diverser en kom je gelukkiger in werk en leven te staan.

4. Wat kan ik verwachten van automatische herkenning?

Allereerst neemt goede OCR-software je veel eentonige taken uit handen: invoerwerk behoort tot het verleden en jij krijgt een meer controlerende functie. Daarnaast moet de software koppelen met je ERP-pakket. Een koppeling zorgt ervoor dat het digitale bestand na boeking in je financieel-administratieve systeem wordt geladen. Daardoor merk je amper dat je met 2 verschillende systemen werkt!

5. Wat is de toekomst van OCR?

Organisaties bewegen steeds meer toe naar papierloos werken. In de toekomst zullen documentherkenning en -verwerking geheel digitaal geschieden. In het kader daarvan zal digitale factuurverwerking hoogstwaarschijnlijk geheel gaan integreren met ERP-systemen.

Daarnaast zal goede OCR-software niet alleen inkoopfacturen, maar álle inkomende documenten herkennen. Denk hierbij aan servicemeldingen, werkbonnen en hr-documenten.

6. Is OCR-software wel geschikt voor onze organisatie?

Goede OCR-software is niet alleen weggelegd voor multinationals. Eigenlijk kun je er altijd winst mee behalen, ongeacht de grootte van je organisatie. Want wie profiteert er nu niet van tijdbesparing, een efficiëntieboost en een lagere foutgevoeligheid?

Waar het om gaat is dat je investering in OCR-software zich terugverdient. Dat kan, als je de juiste variant kiest. Is je organisatie klein en verwerk je op jaarbasis niet zoveel inkoopfacturen, kies dan voor een basismodel met lage instapkosten. Zo weet je zeker dat je investering zal lonen.

7. Aan welke voorwaarden voldoet een betrouwbare leverancier van OCR-software?

Een goede, betrouwbare leverancier biedt:

• Slimme OCR-software.
• Een OCR-oplossing die uitstekend koppelt met je ERP-systeem (tip: bekijk of er sprake is van goede partnerships met ERP-leveranciers).
• Een variant waarmee de kosten en baten voor jouw organisatie in balans zijn, zodat de OCR-software je écht voordeel oplevert.
• Expertise in de branche waarin jij actief bent, wat betekent dat de leverancier jouw taal spreekt.
• Een toekomstbestendige oplossing door eigen software te ontwikkelen én door continu door te ontwikkelen.
• Ervaring en referenties (tip: vraag om een referentiebezoek of lees klantcases om erachter te komen hoe andere organisaties het werken met de OCR-oplossing ervaren).
• Een consultant die tijdens de implementatiefase met je meedenkt over de beste manieren om tijdwinst te behalen, efficiënter te werken en kosten te besparen.