Spring naar content

Elektronische factuurverwerking: wat is het en hoe werkt het in de praktijk?

Steeds meer organisaties krijgen te maken met elektronische factuurverwerking. De belofte die ten grondslag ligt aan e-facturatie is helder: de ERP-systemen van leverancier en ontvanger wisselen bestellingen, leveringsbonnen en facturen automatisch uit, zodat beide partijen geen omkijken hebben naar het verwerkingsproces. In de praktijk ligt het wat ingewikkelder. We hebben nog een weg te gaan voordat we het ideaal van e-facturatie bereiken. De diverse standaarden, de verschillende formaten waarin facturen binnenkomen (zoals XML en pdf) en de diversiteit in kanalen van binnenkomst (waaronder mail en webservices) behoeven de nodige aandacht.

Het vraagt best wat flexibiliteit van je organisatie om mee te bewegen in alle ontwikkelingen. Tegelijkertijd biedt e-facturatie volop kansen om een nog efficiënter proces te realiseren. Je kan zaken als handmatige handelingen en foutgevoeligheid bijvoorbeeld verder reduceren. En op de financiële administratie zal je een meer controlerende rol krijgen. E-facturatie is dus een mooie ontwikkeling richting een nog soepeler proces van het verwerken van bestellingen, ontvangsten en facturen. De vraag is: wat houdt e-factuurverwerking op dit moment nu écht in? En hoe kan je XML-facturen verwerken op een efficiënte, vlotte en tijdbesparende manier?

Coördineer de stroom: hoe verwerk je elektronische facturen snel en efficiënt?

Een e-factuur kan via verschillende wegen binnenkomen. Denk aan e-mail of een beter beveiligd kanaal, zoals een webservice waar je e-facturen rechtstreeks kan ophalen. Omdat er een behoorlijke diversiteit aan standaarden en initiatieven bestaat, moet je organisatie erg flexibel zijn. Alleen dán kan je voor een overzichtelijk proces zorgen. Belangrijk, want die diversiteit zal nog wel even blijven.

Daar komt bij dat je nooit uitsluitend e-facturen ontvangt. Binnen branches bestaan veel e-facturatie-initiatieven. Maar leveranciers die in andere sectoren actief zijn, hanteren soms andere standaarden. En zolang niet iedereen e-facturen verstuurt, heb je te maken met een hybride structuur van pdf- en XML-facturen.

Op de een of andere manier zal je de diverse stroom aan inkomende facturen op gestructureerde, efficiënte wijze moeten verwerken. Dé oplossing: slimme software waarmee je elke factuur automatisch verwerkt. Deze interpreteert factuurgegevens en zet een elektronische factuur om in een boekingsvoorstel.

Met slimme software zijn handmatige handelingen écht verleden tijd

E-facturatie in volle glorie zorgt dat het proces van bestelling tot facturatie nagenoeg zonder handelingen verloopt. Maar in de praktijk zien we dat er momenteel vooral sprake is van een uitwisseling van XML-facturen, waarbij je wel degelijk bepaalde handelingen moet verrichten om een boekingsvoorstel te krijgen. En mocht het volledige e-facturatieproces al in werking zijn getreden, dan heb je nog steeds een proces nodig voor het controleren, verbeteren en herstellen van mismatches en afwijkingen. Goede software neemt je deze taken uit handen.

Vervolgens is het zaak dat de juiste goedkeurders de factuur fiatteren. En daarvoor kan je een digitale workflow inzetten.

Een leverancier van solide factuurverwerking-software biedt vaak een totaaloplossing waarmee je alle handmatige handelingen in het inkoopfactuurverwerkingsproces kan beperken tot een absoluut minimum.

Van papieren facturen naar e-factureren: past elektronische factuurverwerking bij jouw organisatie?

Allereerst is het belangrijk om na te gaan of je leveranciers klaar zijn voor e-facturatie. Maar zelfs als het concept bij hen nog niet leeft (of in de kinderschoenen staat), is het zinvol om je erop voor te bereiden. Want binnen de komende jaren zal het een steeds grotere rol gaan spelen. Bekijk daarom nu alvast hoe elektronische factuurverwerking jou winst kan opleveren. Als je bijvoorbeeld met inkooporders werkt, is het slim om je te verdiepen in een matching-module die je helpt om XML-facturen volledig geautomatiseerd te verwerken.

Voordelen én oplossingen voor mogelijke complicaties

 

Eén totaaloplossing voor digitale factuurverwerking: software biedt uitkomst

Een randvoorwaarde voor het behalen van voordeel bij elektronische factuurverwerking is dat je betrouwbare software gebruikt. Zo coördineer je de stroom, bewaar je het overzicht en verwerk je XML-facturen nóg sneller. De gegevens zijn namelijk al bekend, waardoor ze direct vanuit de software worden geïnterpreteerd.

Bedenk dat er nog lang sprake zal zijn van een hybride situatie waarbij we zowel e-facturen als pdf-facturen moeten verwerken. Kies daarom voor slimme software van een leverancier die het klappen van de ‘digitale factuurverwerking-zweep’ kent — een ervaren OCR-partij die ook heel goed is in het verwerken van e-facturen en daar één soepel proces van maakt. Alleen zo weet je dat je oplossing toekomstbestendig is. Een cruciaal aspect voor e-factuurverwerking!

 

100% zekerheid: kloppen de factuurgegevens?

Goede OCR-software komt tot een zeer hoge interpretatie. Met een XML-factuur bereik je een volledige interpretatie, mits dit goed is ingesteld. E-facturen hebben niet altijd dezelfde lay-out als traditionele inkoopfacturen. Een goede scan- en herken-oplossing houdt rekening met het feit dat we steeds meer te maken krijgen met nieuwe presentatievormen.

Met goede software kan je in beide gevallen de doen en facturen automatisch omzetten naar een boekingsvoorstel. Dit neemt echter niet weg dat je moet controleren of de gegevens óp de factuur correct zijn. Alleen jij kan immers beoordelen of de leveranciers de juiste gegevens erop heeft gezet!

 

XML en pdf: waar vind je álle benodigde data voor een boeking?

Sommige bedrijven krijgen XML-facturen binnen die voldoen aan de standaard, maar geven toch de voorkeur aan pdf-versies. Deze bevatten namelijk meer informatie, zoals het grootboeknummer dat je nodig hebt om een succesvolle boeking te doen.

Het is zaak dat je kiest voor software die het beste van deze twee werelden samenbrengt. Zo creëer je immers een situatie waarin het voor jou als financieel-administratief medewerker niet uitmaakt in welke vorm en via welk kanaal een factuur binnenkomt. Alle inkomende facturen worden door het systeem automatisch verwerkt!

Elektronische factuurverwerking in de praktijk: twee voorbeelden

In de bouw zijn veel verschillende typen XML-facturen in de omloop. Er bestaan bijvoorbeeld diverse versies van INSBOU. Goede software verwerkt alle facturen op eenzelfde manier en vertaalt XML-data naar boekingsdata. Een voorbeeld: in het XML-bestand wordt gesproken over 21% btw. Dit komt overeen met code 4 in jouw ERP-pakket en met een specifiek grootboek dat bij de bewuste leverancier hoort. Het systeem herkent deze zaken automatisch en boekt de factuur voor je in. Als het een inkooporder betreft die reeds is goedgekeurd aan de voorkant en de factuurgegevens zijn correct, dan krijg jij het document niet meer te zien. Eenvoudig en efficiënt!

Een ander voorbeeld: als bestellingen en ontvangsten reeds digitaal worden verwerkt, heb je meestal geen omkijken naar een e-factuur. Maar in de praktijk kunnen er natuurlijk mismatches ontstaan — bijvoorbeeld in de geleverde aantallen of in de afgesproken prijs per stuk. Goede software maakt dergelijke mismatches zichtbaar. Jij kan deze dan controleren en op de juiste manier verwerken.

Sfeerfoto Malou - Renee

Wil jij jouw proces slimmer inrichten?

april 2024

Tijd om je aan te sluiten bij het Peppol-netwerk? Dít moet je weten!

Van steeds meer kanten hoor je over het Peppol-netwerk. Misschien ontvangt en verstuurt jouw organisatie af en toe ook al facturen via Peppol. Of je bent je momenteel aan het oriënteren op een goede ‘Peppol-aanpak’. Is dit het juiste moment voor jou om je bij het Peppol-netwerk aan te sluiten? En wat houdt dat nu eigenlijk precies in? In deze blogpost zetten we de belangrijkste ‘Peppol-feiten’ voor je op een rij!
Artikel lezen
maart 2024

Op de kunstmatige-intelligentie-trein springen? Zó profiteren inkoop en finance van AI

Op het gebied van kunstmatige intelligentie (ook wel ‘Artificial Intelligence’ of, afgekort, ‘AI’ genoemd) gebeurt ontzettend veel. Van meetings samenvatten tot video’s produceren: bots kunnen steeds meer. De tools vliegen je om de oren. En nu de wereld steeds slimmer wordt, wil jij vanuit de inkoop- of financeafdeling óók best graag op de kunstmatige-intelligentie-trein springen. Maar dan wel op zó’n manier dat je jouw werk er makkelijker mee maakt. In jouw geval betekent dit waarschijnlijk dat je repetitieve, saaie taken wilt automatiseren. Zo kan je je immers focussen op werkzaamheden die je leuk vindt en die jou meer uitdaging bieden. Maar welke mogelijkheden zijn nu écht interessant voor de inkoop- en financeafdelingen?
Artikel lezen
maart 2024

Mag je facturen digitaal bewaren?

Facturen digitaal bewaren: je hoort er steeds meer over, maar je kampt met de nodige vragen. Want mag dit eigenlijk wel? En zo ja, waar begin je dan? Hoewel er voor het digitaal boeken van inkoopfacturen tegenwoordig slimme oplossingen bestaan, is het archiveringsproces binnen veel organisaties nog steeds papiergebonden. Menig financieel-administratief medewerker is anno 2019 nog altijd veel tijd kwijt aan het opbergen van inkoopfacturen in mappen, die worden bewaard in kasten op het kantoor. Zo’n papieren archief maakt het terugvinden van een factuur op een later tijdstip óók een tijdrovende taak. Herkenbaar? Dan overweeg je misschien een efficiënter alternatief: facturen digitaal bewaren. Maar waarmee moet je rekening houden als je overstapt op een digitaal archief?
Artikel lezen

123