Elektronische factuurverwerking: wat is het en hoe werkt het in de praktijk?

Coördineer de stroom: hoe verwerk je elektronische facturen snel en efficiënt?

Een e-factuur kan via verschillende wegen binnenkomen. Denk aan e-mail of een beter beveiligd kanaal, zoals een webservice waar je e-facturen rechtstreeks kan ophalen. Omdat er een behoorlijke diversiteit aan standaarden en initiatieven bestaat, moet je organisatie erg flexibel zijn. Alleen dán kan je voor een overzichtelijk proces zorgen. Belangrijk, want die diversiteit zal nog wel even blijven.

Daar komt bij dat je nooit uitsluitend e-facturen ontvangt. Binnen branches bestaan veel e-facturatie-initiatieven. Maar leveranciers die in andere sectoren actief zijn, hanteren soms andere standaarden. En zolang niet iedereen e-facturen verstuurt, heb je te maken met een hybride structuur van pdf- en XML-facturen.

Op de een of andere manier zal je de diverse stroom aan inkomende facturen op gestructureerde, efficiënte wijze moeten verwerken. Dé oplossing: slimme software waarmee je elke factuur automatisch verwerkt. Deze interpreteert factuurgegevens en zet een elektronische factuur om in een boekingsvoorstel.

Met slimme software zijn handmatige handelingen écht verleden tijd

E-facturatie in volle glorie zorgt dat het proces van bestelling tot facturatie nagenoeg zonder handelingen verloopt. Maar in de praktijk zien we dat er momenteel vooral sprake is van een uitwisseling van XML-facturen, waarbij je wel degelijk bepaalde handelingen moet verrichten om een boekingsvoorstel te krijgen. En mocht het volledige e-facturatieproces al in werking zijn getreden, dan heb je nog steeds een proces nodig voor het controleren, verbeteren en herstellen van mismatches en afwijkingen. Goede software neemt je deze taken uit handen.

Vervolgens is het zaak dat de juiste goedkeurders de factuur fiatteren. En daarvoor kan je een digitale workflow inzetten.

Een leverancier van solide factuurverwerking-software biedt vaak een totaaloplossing waarmee je alle handmatige handelingen in het inkoopfactuurverwerkingsproces kan beperken tot een absoluut minimum.

Van papieren facturen naar e-factureren: past elektronische factuurverwerking bij jouw organisatie?

Allereerst is het belangrijk om na te gaan of je leveranciers klaar zijn voor e-facturatie. Maar zelfs als het concept bij hen nog niet leeft (of in de kinderschoenen staat), is het zinvol om je erop voor te bereiden. Want binnen de komende jaren zal het een steeds grotere rol gaan spelen. Bekijk daarom nu alvast hoe elektronische factuurverwerking jou winst kan opleveren. Als je bijvoorbeeld met inkooporders werkt, is het slim om je te verdiepen in een matching-module die je helpt om XML-facturen volledig geautomatiseerd te verwerken.

Voordelen én oplossingen voor mogelijke complicaties

Eén totaaloplossing voor digitale factuurverwerking: software biedt uitkomst

Een randvoorwaarde voor het behalen van voordeel bij elektronische factuurverwerking is dat je betrouwbare software gebruikt. Zo coördineer je de stroom, bewaar je het overzicht en verwerk je XML-facturen nóg sneller. De gegevens zijn namelijk al bekend, waardoor ze direct vanuit de software worden geïnterpreteerd.

Bedenk dat er nog lang sprake zal zijn van een hybride situatie waarbij we zowel e-facturen als pdf-facturen moeten verwerken. Kies daarom voor slimme software van een leverancier die het klappen van de ‘digitale factuurverwerking-zweep’ kent — een ervaren OCR-partij die ook heel goed is in het verwerken van e-facturen en daar één soepel proces van maakt. Alleen zo weet je dat je oplossing toekomstbestendig is. Een cruciaal aspect voor e-factuurverwerking!

100% zekerheid: kloppen de factuurgegevens?

Goede OCR-software komt tot een zeer hoge interpretatie. Met een XML-factuur bereik je een volledige interpretatie, mits dit goed is ingesteld. E-facturen hebben niet altijd dezelfde lay-out als traditionele inkoopfacturen. Een goede scan- en herken-oplossing houdt rekening met het feit dat we steeds meer te maken krijgen met nieuwe presentatievormen.

Met goede software kan je in beide gevallen de doen en facturen automatisch omzetten naar een boekingsvoorstel. Dit neemt echter niet weg dat je moet controleren of de gegevens óp de factuur correct zijn. Alleen jij kan immers beoordelen of de leveranciers de juiste gegevens erop heeft gezet!

XML en pdf: waar vind je álle benodigde data voor een boeking?

Sommige bedrijven krijgen XML-facturen binnen die voldoen aan de standaard, maar geven toch de voorkeur aan pdf-versies. Deze bevatten namelijk meer informatie, zoals het grootboeknummer dat je nodig hebt om een succesvolle boeking te doen.

Het is zaak dat je kiest voor software die het beste van deze twee werelden samenbrengt. Zo creëer je immers een situatie waarin het voor jou als financieel-administratief medewerker niet uitmaakt in welke vorm en via welk kanaal een factuur binnenkomt. Alle inkomende facturen worden door het systeem automatisch verwerkt!

Elektronische factuurverwerking in de praktijk: twee voorbeelden

In de bouw zijn veel verschillende typen XML-facturen in de omloop. Er bestaan bijvoorbeeld diverse versies van INSBOU. Goede software verwerkt alle facturen op eenzelfde manier en vertaalt XML-data naar boekingsdata. Een voorbeeld: in het XML-bestand wordt gesproken over 21% btw. Dit komt overeen met code 4 in jouw ERP-pakket en met een specifiek grootboek dat bij de bewuste leverancier hoort. Het systeem herkent deze zaken automatisch en boekt de factuur voor je in. Als het een inkooporder betreft die reeds is goedgekeurd aan de voorkant en de factuurgegevens zijn correct, dan krijg jij het document niet meer te zien. Eenvoudig en efficiënt!

Een ander voorbeeld: als bestellingen en ontvangsten reeds digitaal worden verwerkt, heb je meestal geen omkijken naar een e-factuur. Maar in de praktijk kunnen er natuurlijk mismatches ontstaan — bijvoorbeeld in de geleverde aantallen of in de afgesproken prijs per stuk. Goede software maakt dergelijke mismatches zichtbaar. Jij kan deze dan controleren en op de juiste manier verwerken.