Papierloze administratie opzetten: hoe doe je dat? 4-stappenplan
Met een papierloze administratie heb je de zaken altijd op orde, waar je ook bent: thuis, op kantoor of in een vakantieoord. Voor de pandemie was dit al belangrijk, omdat werken op afstand in opkomst was. Maar nu iedereen ter wereld genoodzaakt is om zich zoveel mogelijk te richten op digitaal of papierloos werken, is ‘remote working’ in een stroomversnelling geraakt. Daar hoort óók het digitaal verwerken van administraties bij. Benieuwd hoe je een goede papierloze administratie opzet? Met ons 4-stappenplan leg je een stevig fundament!
Facturen digitaal boeken: start met een papierloze administratie
Laten we eens kijken naar de ouderwetse ‘papiersituatie’. Stel, een leverancier belt met een dringende vraag over de status van een factuur. Om de zakelijke relatie goed te houden en professioneel over te komen, is het belangrijk dat jij snel met een antwoord komt. Maar één blik op de grote archiefkast vol mappen en de overvolle bureaus van je collega’s doet de paniek toeslaan. Hoe kan je de status van de bewuste factuur achterhalen in dit grote papierwoud? Meestal is het vinden van de factuur al een hele klus op zich. En is dat niet het geval omdat je administratie op orde is, dan betekent dit dat je dagelijks enorm veel tijd kwijt bent aan het organiseren van al dat papierwerk.
Geen ideale situatie. Je kan de zaken een stuk efficiënter aanpakken — en wel door een papierloze administratie op te zetten. Zo kan je facturen digitaal verwerken. Ook facturen accorderen met workflow-software wordt hiermee mogelijk. Wat je níet meer hoeft te doen? Facturen uitprinten, overtypen, laten rondgaan ter fiattering en archiveren in de beruchte kast. Zoekwerk is ook verleden tijd: je haalt elke factuur met één druk op de knop tevoorschijn. Bovendien ben je zonder al dat printwerk ook nog eens milieubewust bezig, wat je MVO-doelstellingen natuurlijk ten goede komt. Benieuwd hoe je laagdrempelig kan overstappen op een papierloze administratie om je boekhouding te automatiseren? Begin met het uitvoeren van de volgende 4 stappen!
Stap 1: Voed je leveranciers op
Bekijk eens hoe je administratie er momenteel uitziet. Krijg je nog facturen binnen per post? Dan kan je geen papierloos kantoor opzetten. Je moet facturen digitaal ontvangen. Zorg dus eerst dat leveranciers facturen altijd via de digitale weg aanleveren. Vraag ook of zij dit in het correcte formaat willen doen: pdf, XML of UBL. Als facturen in een ander formaat worden aangeleverd, zijn ze namelijk niet rechtsgeldig. Vertel leveranciers ten slotte dat facturen altijd de juiste gegevens moeten bevatten. Krijg je toch een incomplete factuur binnen? Stuur deze dan terug met de vraag of de leverancier in kwestie de missende informatie kan aanvullen. Zo voed je leveranciers op en ben je een stap dichter bij een papierloze administratie.
Stap 2: Houd het digitaal
Zorg ervoor dat je facturen niet meer hoeft uit te printen. Als je stap 1 succesvol hebt afgerond, ontvang je facturen in het correcte formaat. Dit betekent dat je ze direct in je financiële systeem kan zetten, bijvoorbeeld door de teksten te kopiëren en plakken. Vind je dat een tijdrovende taak, kies dan voor goede scan- en herken-software die factuurgegevens automatisch herkent en klaarzet in je ERP-systeem. Als je het jezelf écht gemakkelijk wilt maken, is het raadzaam om te kiezen voor slimme, zelflerende OCR-software. Dan hoef je geen gegevens over te typen of met templates te werken. Je krijgt een controlerende taak, waardoor je tijd overhoudt voor leuke werkzaamheden waarmee je meer waarde toevoegt voor de organisatie.
Stap 3: Kies voor een goede digitale workflow
Als je écht wilt overstappen op een papierloze administratie, kan je facturen niet meer van bureau naar bureau laten gaan. Je zal documenten dus digitaal moeten rondsturen ter fiattering. Dit kan je in principe per e-mail doen, maar dat is veel gedoe. Ga daarom eens na of je financiële systeem een workflow heeft. Daarmee kan je de factuur op gestructureerde wijze langs alle goedkeurders laten gaan. Met een goede workflow verloopt het accorderingsproces gestroomlijnd en weet je altijd waar een document zich bevindt. Heeft je ERP-systeem geen workflow? Kijk dan eens of een scan- en herken-partij een workflow-oplossing kan bieden die naadloos koppelt met je ERP-pakket.
Stap 4: Zet je archiefkast bij het grofvuil!
Als je voor het verwerken van inkoopfacturen een scan- en herken-oplossing gebruikt die koppelt met je ERP-systeem, profiteer je van een digitaal archief. Moet je een factuur naslaan voor een accountantscontrole? Wil je bekijken welke notities je bij een factuur hebt gemaakt omdat een leverancier je heeft benaderd met een vraag? In het digitale archief vind je alles in een handomdraai terug. Je ziet precies welke route een document heeft afgelegd en wat ermee gebeurd is. Je digitale archief is niet alleen eenvoudig doorzoekbaar, maar ook ontzettend volledig. Kortom, als je een papierloze administratie hebt opgezet, kan je je archiefkast eindelijk bij het grofvuil zetten!
