Tekstherkenning pdf: welke softwaremogelijkheden heb je?

Gescande documenten verwerken zonder overtypewerk: de mogelijkheden

Veel financieel-administratieve afdelingen zetten OCR-technologie in om het typische pdf-bestand te herkennen: een inkoopfactuur, een declaratie, een werkbon of een servicemelding. Dat scheelt veel overtypewerk — mits je de juiste OCR-oplossing gebruikt.

Maar hoe weet je welke dat is? Er zijn veel OCR-programma’s beschikbaar en het is lastig om het kaf van het koren te scheiden. Om je op weg te helpen, zetten we de softwaremogelijkheden voor je op een rij!

1. De budgetvriendelijke optie (of toch niet?)

Als je googelt hoe je gescande documenten en pdf’s kan omzetten naar bewerkbare digitale bestanden, stuit je op een veelheid aan mogelijkheden. Daartussen zitten ongetwijfeld gratis of zeer goedkope OCR-oplossingen. Het lijkt misschien aanlokkelijk dat je geen aanschafkosten hoeft te betalen of dat je geen bedrag per pagina hoeft te betalen. Maar bedenk dat goedkoop duurkoop kan zijn.

Wat ben je kwijt aan onderhoud? Hoeveel tijd en moeite kost het om templates te bouwen of nieuwe logica in te programmeren? Veel organisaties willen zich niet met dit soort zaken bezighouden, omdat ze kostbaar en tijdrovend zijn. Een meer geavanceerde oplossing blijkt in de praktijk vaak een stuk voordeliger.

2. De semi-optimale optie (een stap in de goede richting)

Zie je OCR-sofware als een investering? Dan zou je voor een freeformoplossing kunnen kiezen. Hiermee profiteer je van een korte implementatietijd. Bovendien zijn de herkenningsresultaten goed. Het systeem interpreteert letters, cijfers en leestekens op een slimme manier middels optische tekenherkenning. Vervolgens vormt het combinaties om daar de juiste waarden bij te zoeken.

Handig? Zeker. Omdat je voor iedere gescande pdf een goede herkenning hebt, bespaar je tijd. Maar het kan nóg efficiënter…

3. De slimme optie (meer vliegen in één klap)

Slimme OCR-software gaat een stap verder dan freeform. Hoe? De naam zegt het eigenlijk al: op basis van een zelflerend mechanisme wordt deze software steeds slimmer — zónder dat jij hier iets voor hoeft te doen.

Net als de andere gebruikers in de community kan jij feedback geven op factuurboekingen om de herkenning te optimaliseren. Het systeem gebruikt al deze input om de herkenning continu voor alle gebruikers te optimaliseren. Deze ultieme bundeling van krachten en kennis zorgt ervoor dat jouw administratieve processen mettertijd alleen maar nóg beter verlopen.

Andere processen kunnen eveneens van deze slimme OCR-technologie profiteren: je kan de automatische verwerking van informatie uit de gebruikerscommunity niet alleen voor inkoopfacturen, maar ook voor andere inkomende document-types inzetten. De kennis die op dit moment wordt opgebouwd, is tevens te gebruiken voor toekomstige vormen van document-verwerking. Met slimme OCR-software sla je dus meerdere vliegen in één klap!

4. De alles-in-één-optie (weg met repeterend, handmatig werk!)

Als je voor de herkenning van ieder pdf-bestand OCR inzet, kan je vaak ook andere handelingen in je administratieve proces automatiseren. Wil jij zo efficiënt en optimaal mogelijk werken? Kies dan voor een totaaloplossing die als doel heeft om repeterend, handmatig werk de wereld uit te helpen.

Een voorbeeld: als je inkoopfacturen met een projectnummer ontvangt, kan je deze automatisch koppelen aan een specifieke projectleider. Via geavanceerde workflow-software wordt de factuur naar deze projectleider gestuurd ter goedkeuring. Om het fiatteringsproces vlot te laten verlopen, kan je het systeem automatische reminders laten versturen. Goedkeurders kunnen een factuur altijd en overal digitaal accorderen. Wel zo makkelijk!