Wat is een XML-factuur en welke verwerkingsuitdagingen horen hierbij?

Op de financiële administratie heb je in de afgelopen jaren veel veranderingen doorlopen, vooral wanneer het gaat om inkomende documentverwerking. Verreweg de meeste bedrijven krijgen inmiddels (vrijwel) geen papieren facturen meer binnen. De inkomende factuurstroom handelen zij per mail af — meestal via een aparte facturen-mailbox. Tegelijkertijd zijn de formaten waarin facturen binnenkomen, toegenomen in diversiteit. Een pdf-bestand, een UBL-factuur (‘UBL’ staat voor ‘universal business language’) en natuurlijk een XML-factuur: je ontvangt documenten in allerlei soorten en maten. E-facturatie neemt een steeds prominentere plek in. Daardoor heb je te maken met nieuwe verwerkingsuitdagingen. Waar moet je op de financiële administratie rekening mee houden nu elektronische facturen in opkomst zijn? En hoe ga je de uitdagingen te lijf? En wat ís een XML-factuur nu eigenlijk precies?

E-factuur, digitale factuur, XML-bestand: wegwijs in de terminologie

Nu allerlei factuurgerelateerde termen op je afkomen, is het geen overbodige luxe om ze eens op een rij te zetten. Laten we de misverstanden dus eerst uit de weg ruimen!

Veel mensen gebruiken ‘e-factuur’ en ‘digitale factuur’ onterecht als synoniemen. Voor de verwerking van een e-factuur hoef je in principe geen handmatige handelingen te verrichten. Deze term vertegenwoordigt namelijk een systematisch opgebouwd bestand dat elektronisch kan worden verwerkt vanuit het ene geautomatiseerde systeem in het andere. Een digitale factuur is iets heel anders — namelijk, een digitaal bestand dat je níet geautomatiseerd kan verwerken.

Standaarden worden momenteel vanuit verschillende hoeken gedefinieerd. Logisch, want als je het uitwisselen van facturen middels XML standaardiseert en iedereen houdt zich aan de richtlijnen, levert dit voordelen op: je bespaart samen nóg meer tijd en geld en het foutgehalte neemt verder af.

Ontvang je een zuiver XML-bestand, dan kan je bepaalde stappen overslaan. Is het een zuiver digitaal document, dan is de herkenning al goed. Het probleem is dat dit niet altijd het geval is. En zelfs wanneer je wél een zuivere XML-factuur binnenkrijgt, heb je te maken met knelpunten.

Download whitepaper

Meer weten over het verwerken van e-facturen? Download dan ons whitepaper.

Download

Van XML-facturen tot pdf-bestanden: de administratieve realiteit van diversiteit

De stip op de horizon is dat iedereen facturen verzendt en ontvangt in eenzelfde e-factuur-formaat, zodat iedereen werkt met een type XML-bestand waarin een afgesproken structuur is vastgelegd.

Op dat punt zijn we echter nog niet beland. Er bestaan uiteenlopende e-facturen , zoals UBL 1.0, UBL 2.0, SI-UBL (dat de overheid hanteert) en DICO. Kortom, e-facturatie wordt gekenmerkt door diversiteit. En daarom is een deels handmatige verwerking vaak tóch nodig.

Met al die verschillende XML-formaten is het opzetten van een organisatie specifiek verwerkingsproces voor veel bedrijven onvermijdelijk. Uiteindelijk wil je elke (e-)factuur immers op de juiste dimensie, kostenplaats en grootboekrekening in je ERP-systeem verwerken. Daarnaast is het cruciaal dat de juiste goedkeurders de factuur op tijd fiatteren.

Daar komt nog eens bij dat niet elke inkomende factuur een XML-factuur is. Elektronisch factureren vindt veelal plaats binnen branches. Je ontvangt óók documenten van leveranciers die in andere sectoren opereren. Zij hebben e-factureren misschien nog niet omarmd. Of ze gebruiken andere standaarden. Dit betekent dat facturen niet in één standaard formaat binnenkomen. Naast diverse soorten XML-facturen ontvang je facturen als pdf-bestanden, als e-mailbijlagen en zelfs als bodytekst van e-mails.

Dit alles maakt het opzetten van een efficiënte digitale administratie behoorlijk complex! Gelukkig is het wél mogelijk. Hoe? Door alle inkomende facturen op dezelfde manier te verwerken. Hiervoor kan je het vierstappenplan gebruiken dat we hieronder beschrijven.

4-stappenplan: ga de uitdagingen te lijf!

Stap 1: Kijk kritisch naar je verwerkingsproces

Omdat je alle inkoopfacturen zo optimaal mogelijk wilt verwerken, is het noodzakelijk dat ze allemaal een eenduidig proces doorlopen. Wanneer je e-facturatie omarmt, verandert er veel in dit proces. Neem het daarom eens kritisch onder de loep. Kan je bepaalde stappen overslaan? Is het bijvoorbeeld nog steeds nodig om facturen rond te sturen ter accordering? Misschien besluit je om het goedkeuringsproces af te schaffen. In dat geval steken nieuwe vragen de kop op. Wat doe je wanneer een factuur niet matcht met de inkooporder? Op welke goedkeurder val je dan terug? Door aandacht te besteden aan elke stap van het proces, zorg je voor een zo efficiënt mogelijke werkwijze — óók wanneer er sprake is van uitzonderingen!

Stap 2: Zorg voor een eenduidige verwerking van álle inkomende facturen

Voor het eenduidig verwerken van alle facturen in je administratie heb je een totaaloplossing nodig. Zo behoud je immers het inzicht en het overzicht. Kies daarom voor software waarmee je álle factuurformaten kan verwerken, inclusief de verschillende XML-varianten die gangbaar zijn binnen e-facturatie — van INSBOU 3 (DICO) en SALES005 tot UBL 2.0 en UBL 2.1. Als je XML-facturen binnenkrijgt in een ander formaat (dat specifiek bij jouw bedrijf, branche of ERP-systeem hoort), zoek dan een softwareleverancier die dat ondersteunt.

Stap 3: Reduceer repetitieve handelingen

Ben je veel tijd kwijt aan het uitsplitsen van kostenfacturen, het opnieuw berekenen van de btw per regel en het verwerken van inkoopfacturen met veel regels? De juiste software bespaart je vele uren en een hoop inspanning. Als je een oplossing gebruikt die automatische regelherkenning biedt, zet het systeem de XML-regels klaar om de boeking voor te bereiden. Handig!

Stap 4: Fiatteer facturen in één systeem

Net als alle andere factuurtypen dient een elektronische factuur langs de juiste goedkeurders te gaan. Alleen als zij tijdig hun akkoord geven, kan je de betaling vlot en soepel laten verlopen. Workflow-software zorgt dat dit proces efficiënt verloopt. De volledige verwerking van (e-)facturen geschiedt daarmee namelijk in één systeem.