Van inkoop tot factuurverwerking: hoe optimaliseer je als bouwbedrijf het volledige proces?

Inkoopprocessen in de bouw

Voor succesvolle bouwprojecten en winstgevendheid is het belangrijk om een goed inkoopproces te hanteren. Hiervoor worden er contracten opgesteld met leveranciers maar zijn er ook prijsafspraken met groothandels. Inkoop wordt grotendeels gedaan via de inkooporders die hier uit voortvloeien. Wanneer je de order plaatst, komt er een orderbevestiging terug. Deze controleer je om te bekijken of bestellingen en ontvangsten matchen. Vervolgens vindt er een factuurcontrole plaats. Een proces wat zo optimaal mogelijk moet verlopen.

Maar niet alle bestellingen vallen onder dit proces. Er vind bijvoorbeeld ook nog veel inkoop plaats vanaf de bouwplaats, zoals extra losse materialen die nodig zijn of aankopen voor de bouwkeet. Het gevolg: Veel losse kostenfacturen, die je uiteraard óók correct — en het liefst snel — wilt verwerken.

Van bestelling tot ontvangst: veelvoorkomende struikelblokken

Dit soort facturen hebben geen inkooporder als basis. Als deze binnenkomen, moet finance handmatig controleren of ze overeenkomen met de bestelling. Dat kost uiteraard de nodige tijd, zeker als je met veel van zulke facturen te maken hebt. Misschien dat dit soort bestellingen maar 20% van de totale kosten behelst, maar het kost de financiële administratie soms tot wel 80% van hun tijd om dit goed te verwerken.

Maar zelfs als er wel een inkooporder is, gaan de zaken niet altijd van een leien dakje. Er is steeds meer sprake van leveringsproblemen: leveranciers herbevestigen een leverdatum met regelmaat omdat artikelen later dan gepland beschikbaar zijn. Een levering op de verkeerde locatie is bovendien niet ongewoon — en zo’n situatie levert de nodige problemen op. Dubbelchecken is daarom geen overbodige luxe. Daarnaast is de markt onderhevig aan prijswijzigingen, waardoor de controle op prijsafspraken nóg belangrijker wordt.

Door deze problematiek is er een toenemende vraag naar het verplaatsen en automatiseren van controlewerk: veel bedrijven vinden het handig om dit eerder in het proces te verrichten. Als je de orderbevestiging goed checkt, voorkom je vaak veel ellende. Je hebt vroeg inzicht en kan inkoop effectiever beheren.

Er is één grote ‘maar’: als je dit handmatig doet, heb je er alsnog veel werk aan. Wanneer je echter op basis van een contract of prijslijst een order plaatst en de systemen deze onderling uitwisselen, komt er een orderbevestiging terug die overeenkomt met de prijzen. De opkomst van standaarden en XML maken dat dit proces soepeler kan gaan verlopen. Goede standaardisatie-afspraken zijn van groot belang hierin. En hoewel deze in theorie bestaan, zijn de zaken in de praktijk niet altijd eenduidig.

Hoe ziet de praktijk eruit?

Het ideaal van standaardisatie in de keten is gebaseerd op goede brondata. Denk aan artikelbestanden met de juiste artikeldata, gekoppelde grootboeken, gekoppelde kostenplaatsen en bijbehorende contracten. Als dergelijke zaken allemaal op orde zijn, zijn inkoop en finance zó goed op elkaar ingespeeld dat het proces volledig gestroomlijnd is.

Maar er zijn veel factoren die zorgen dat de praktijk er anders uitziet. Het afstemmen van artikelbestanden is vaak een arbeidsintensieve taak. Daarnaast komen niet alle documenten binnen als gestandaardiseerde XML-bestanden. En wanneer dat wel zo is, bestaat er nog steeds een grote diversiteit in XML-formaten. Dan zijn er natuurlijk ook nog de losse inkoop zonder order. En dan nog heb je te maken met afwijkingen op het gebied van prijs of aantallen.

Wat levert procesoptimalisatie inkoop en finance op?

De realiteit is ondanks de standaardisatie toch nog heel divers. Verschillende branches kennen verschillen formats. Afspraken maken met leveranciers voor de uitwisseling van data is nog niet altijd zo eenvoudig. Daarom is het verstandig dat je een manier vindt om hiermee om te gaan. Als bouwbedrijf wil je diverse bestanden verwerken die via uiteenlopende kanalen binnenkomen. Welk type document je verwerkt en waar een document vandaan komt, moet eigenlijk niet uitmaken. Je wilt simpelweg dat de verwerking snel en eenduidig geschiedt.

Dat levert immers de nodige voordelen op. Denk aan meer tijd en efficiëntie doordat je geen overtypewerk meer hoeft te verrichten. Maar ook aan het eerder constateren van (prijs)afwijkingen, waardoor je sneller kan aansturen op afspraken en inkoopfacturen vlotter kan afhandelen. En als een leverdatum wordt uitgesteld, signaleer je dat zeer vroeg in het proces. Dreigt een project daardoor te worden uitgesteld, dan kan je tijdig ingrijpen en bijvoorbeeld een andere leverancier zoeken om vertraging te voorkomen.

Van diversiteit naar eenduidigheid: aan de slag met procesoptimalisatie

Als je de samenwerking tussen inkoop en finance wilt optimaliseren, is het verstandig om naar het gehele inkoopproces te kijken. E-facturatie zit in de lift, maar eromheen zit een heel ecosysteem. Enerzijds zijn er nieuwe initiatieven rondom het integreren van de keten (zoals Peppol, e-facturen, XML en DICO). Anderzijds kan je niet zonder de ‘oude’ oplossingen, zoals herkenningssoftware.

In dit ecosysteem is een slimme totaaloplossing van grote toegevoegde waarde, omdat het verwerken van álle inkomende documenten (ongeacht het formaat of het kanaal van binnenkomst) daarmee een stuk makkelijker is. Gegevens invoeren, regels uitsplitsen naar de juiste grootboeken, kostenplaatsen en andere dimensies, communiceren met collega’s en goedkeurders: al dit soort zaken automatiseer je met de juiste software. Dat scheelt een hele hoop handmatige handelingen.

En dan is er natuurlijk het oorspronkelijke vraagstuk waarmee we deze blogpost startten: hoe automatiseer je als bouwbedrijf het volledige inkoopproces? Ook hier biedt een goede automatiseringsoplossing uitkomst. Deze voorziet namelijk in de groeiende behoefte aan het eerder verrichten van controlewerk. Laat je matching aan het begin van het proces geautomatiseerd plaatsvinden, dan heb je snel inzicht én elimineer je het handmatige werk dat daarbij komt kijken. Dat is nog eens een optimalisatieslag!