Vollständige Kontrolle
Ohne einen klaren Überblick wird der Bestellprozess schnell unübersichtlich: Bestellungen treffen über einzelne E-Mails ein, unklare Absprachen und fehlende Transparenz führen zu Verzögerungen, Fehlern und einer unkontrollierten Zunahme von Bestellungen. Das resultiert in unnötigen Kosten und dem Verlust der Kontrolle über Budgets und Lieferanten. Dank intelligenter Anbindungen an Lieferantenportale und Kataloge können Mitarbeitende jetzt schnell und einfach die richtigen Produkte auswählen – zu vorher vertraglich vereinbarten Konditionen. So vermeiden Sie unerwünschte Ausgaben und behalten die volle Kontrolle über Kosten, Budgets und Lieferanten.
Alle Bestellungen an einem Ort
Whitevision in Kombination mit Inconto erstellt automatisch eine Bestellanforderung und sendet diese digital an den Lieferanten. Durch die Integration mit Ihrem ERP-System werden Kosten automatisch den richtigen Kostenstellen zugeordnet. So entsteht eine vollständig geschlossene Prozesskette – von der Anforderung bis zur Bezahlung.
Mit unserer Software schaffen Sie einen zentralen Ort, an dem alles zusammenläuft. Hier sehen Sie auf einen Blick, welche Anforderungen offen, genehmigt oder noch in Bearbeitung sind. Das verhindert Missverständnisse, beschleunigt Entscheidungen und sorgt dafür, dass Ihr Unternehmen Budget und Compliance stets im Blick behält. So holen Sie das Maximum aus Ihrem Beschaffungsprozess – ganz ohne Aufwand und ohne Überraschungen.
So einfach kann Ihr Arbeitsprozess aussehen:
Anfrage
Die Mitarbeiter bestellen über einen benutzerfreundlichen Katalog, der auf Ihre Lieferanten und Verträge zugeschnitten ist.
Genehmigen und bestellen
Jede Anforderung durchläuft vordefinierte Genehmigungswege. So bleibt der Beschaffungsprozess jederzeit unter Kontrolle.
Bestellung und Auftrag
Nach der Genehmigung wird die Bestellung automatisch erstellt und über digitale Links an den Lieferanten gesendet.
Häufig gestellte Fragen
Wie verhindert E-Procurement unkontrollierte Bestellungen?
E-Procurement sorgt dafür, dass Mitarbeiter über einen internen Katalog mit voreingestellten Lieferanten, Preisen und Konditionen bestellen. Bestellungen durchlaufen automatisch einen Genehmigungsworkflow, wodurch Sie die Ausgaben im Griff behalten und unkontrollierte Einkäufe verhindern.
Wie funktioniert die Verknüpfung zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung?
Whitevision Procurement unterstützt den 3-Wege-Abgleich. Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen werden automatisch miteinander verknüpft. Abweichungen werden sofort gemeldet, sodass Sie nur eingreifen müssen, wenn es notwendig ist.
Eignet sich Whitevision Procurement für mehrere Standorte oder Abteilungen?
Ja, du kannst problemlos mit mehreren Standorten, Abteilungen und Kostenstellen arbeiten. Pro Standort oder Team behältst du den Überblick über Bestellungen und Lagerbestände, während alles zentral in einem System verwaltet wird. So arbeitest du kontrolliert und flexibel innerhalb der gesamten Organisation.
Wie trägt das Vertragsmanagement dazu bei, Vereinbarungen mit Lieferanten optimal zu nutzen?
Mit dem Vertragsmanagement erfassen Sie Vereinbarungen mit Lieferanten zentral und verknüpfen diese direkt mit Ihrem Beschaffungsprozess. Die Mitarbeiter sehen automatisch, bei welchem Lieferanten sie bestellen müssen und zu welchen Konditionen, sodass Rabatte und Vereinbarungen tatsächlich genutzt werden.
Meine Frage ist nicht dabei, was ich am besten tun soll?
Fülle das Kontaktformular aus, und wir werden deine Anfrage so schnell wie möglich beantworten. Bist du bereits Kunde bei Whitevision? Dann besuche das Kundenportal für weitere Informationen.
Kann ich auch mit meinem Handy bezahlen?
Neben physischen Karten kannst du auch virtuelle Karten verwenden. Virtuelle Karten fügst du ganz einfach zu deiner Apple Wallet (Apple Pay) oder Google Wallet (Google Pay) hinzu. So kannst du direkt mit deinem eigenen Gerät mobil bezahlen.
Wie spart Selfbilling Zeit?
Da Rechnungen automatisch auf der Grundlage genehmigter Stunden und Kosten erstellt werden, sind manuelle Kontrollen und Korrekturen nicht mehr erforderlich. Unternehmen können so bis zu 60 % Zeit bei ihrem Rechnungsstellungsprozess einsparen.
Wie funktioniert die Abrechnungsbearbeitung mit Whitevision?
- Scannen oder importieren: Die Mitarbeiter scannen ihre Belege über die Whitevision-Smartphone-App.
- Automatische Erkennung: Eine intelligente Technologie liest den Beleg und füllt die Abrechnung automatisch aus.
- Einreichen & genehmigen: Die Spesenabrechnung wird zur Genehmigung an den Vorgesetzten oder den Budgetverantwortlichen weitergeleitet.
- Automatische Bearbeitung: Nach der Genehmigung wird die Abrechnung als Rechnung im Finanzsystem verbucht.
Meine Frage ist nicht dabei, was ich am besten tun soll?
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