Was ist Peppol und wie funktioniert es?
Das Peppol-Netzwerk ist der weltweite Standard für die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und Behörden. Es verwendet UBL (Universal Business Language) als Standard-XML-Format für den Austausch von Rechnungen und anderen geschäftlichen Nachrichten. Man kann es sich wie eine Art Telefonnetz für Rechnungen vorstellen: Sobald man angeschlossen ist, kann man sicher und standardisiert mit anderen Unternehmen und Behörden innerhalb des Netzwerks kommunizieren.
Seit dem 1. Januar 2026 müssen fast alle B2B-Rechnungen in Belgien über Peppol verarbeitet werden. Dies ist Teil von ViDA (VAT in the Digital Age), dem EU-Plan zur Modernisierung der Mehrwertsteuerregelungen. Die Rechnungsstellung per PDF oder E-Mail wird dadurch weitgehend verschwinden. Auch die Niederlande ziehen nach: Ab 2030 wird die elektronische Rechnungsstellung zum Standard innerhalb der EU. Unternehmen müssen ihre Verwaltung daher bereits jetzt auf diesen Übergang vorbereiten. Und dabei helfen wir Ihnen gerne.
Whitevision bietet eine nahtlose Anbindung an Peppol und sorgt für eine zuverlässige und effiziente Bearbeitung von Rechnungen, vollständig gemäß den Peppol-Anforderungen. Peppol funktioniert über ein Netzwerk von Access Points, die von anerkannten Dienstleistern angeboten werden. Da wir selbst Peppol Access Provider sind, ist der Prozess ganz einfach: Sobald Sie Ihre Daten übermittelt haben, kümmern wir uns um den Rest, ohne zusätzliche Kosten.
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In diesem Webinar erfahren Sie, wie Sie mit Peppol konform arbeiten, Fehler vermeiden und Ihre Verwaltung intelligenter gestalten können. Sehen Sie sich das Webinar an und bereiten Sie sich jetzt auf die obligatorische elektronische Rechnungsstellung vor.
All-in-One-Lösung für effiziente E-Rechnungsstellung
Mit Whitevision können Sie E-Rechnungen über Peppol einfach und übersichtlich empfangen und versenden. Wir kümmern uns um alle Schritte zur Anmeldung, sodass Sie sofort von einer optimierten und sicheren Verarbeitung profitieren können.
Unabhängig davon, über welchen Kanal Dokumente eingehen, sei es per E-Mail, Portal, Webservice oder Peppol, verarbeitet Whitevision alles in einem einzigen flüssigen Ablauf. Auch Peppol-Rechnungen werden vollständig über Whitevision verarbeitet. XML-Dateien werden interpretiert, sodass der Buchungsvorschlag sofort bereitsteht. So wird manuelle Arbeit auf ein Minimum reduziert und Fehler werden vermieden, während Ihre Verwaltung vollständig auf dem neuesten Stand bleibt.
Insgesamt bedeutet dies weniger Verwaltungsaufwand, mehr Kontrolle und maximale Effizienz in Ihrem Rechnungsstellungsprozess, einschließlich aller Rechnungen über Peppol.
Peppol. Der weltweite Weg zum digitalen Erfolg.
Die europäische Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) hat zum Ziel, die Mehrwertsteuerregelungen zu modernisieren und die elektronische Rechnungsstellung bis 2030 schrittweise zum Standard für internationale Transaktionen zu machen. Immer mehr Länder führen daher Verpflichtungen zur Nutzung des Peppol-Netzwerks für die elektronische Rechnungsstellung ein.
In Belgien gilt diese Verpflichtung bereits für alle mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen, die B2B-Transaktionen durchführen. In den Niederlanden sind Lieferanten seit April 2019 verpflichtet, elektronische Rechnungen an die Behörden zu senden, wenn dies vertraglich festgelegt oder in der Ausschreibung angegeben ist.
Die Einführung von Peppol regt Unternehmen dazu an, ihre Systeme zu modernisieren, was zu effizienteren und optimierten Rechnungsstellungsprozessen führt. Nach dem Anschluss können Unternehmen weltweit Rechnungen und andere elektronische Nachrichten mit jedem anderen Unternehmen austauschen, das ebenfalls an das Peppol-Netzwerk angeschlossen ist.
Bereit für Peppol?
In diesem kurzen Video erklären wir Ihnen, was Peppol für Ihr Unternehmen bedeutet und wie Sie eingehende und ausgehende Rechnungen konform verarbeiten können. Sie erfahren, welche Schritte jede Rechnung durchläuft, wie Sie Verzögerungen und Fehler vermeiden und wie Sie Ihre Verwaltung intelligenter und effizienter gestalten können.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Zusammenhang zwischen E-Rechnungen und XML?
E-Rechnungsstellung bedeutet, dass Rechnungen digital und strukturiert ausgetauscht werden. XML ist das am häufigsten verwendete Format, da die Daten dadurch direkt von Software gelesen und verarbeitet werden können. Eine E-Rechnung ist also eine digitale Datei mit strukturierten Daten, die automatisch in Ihrem ERP-System verarbeitet werden kann.
Wie hilft Whitevision bei der Verarbeitung von E-Rechnungen und XML-Dateien?
Whitevision erkennt Rechnungen im XML-Format, aber auch im PDF-Format und anderen Formaten. Unsere Software bereichert die Daten, erstellt Buchungsregeln und bietet eine visuelle Überprüfung. Über Whitevision
Mein ERP-System kann XML-Rechnungen direkt einlesen. Brauche ich Whitevision dann noch?
Ja. Whitevision sorgt dafür, dass alle eingehenden Dokumente eindeutig verarbeitet und mit Aufträgen, Belegen und Hauptbuchkonten verknüpft werden. Dies minimiert manuelle Vorgänge und macht den Prozess zuverlässiger und schneller, während Sie über Workflow und visuelle Kontrollen die vollständige Kontrolle behalten.
Kann ich Rechnungen im XML-Format mit Whitevision genehmigen?
Ja, natürlich. Whitevision Workflow erleichtert die Weiterleitung und Genehmigung jeder E-Rechnung, einschließlich XML.
Wird die Verarbeitung durch XML schneller und fehlerfreier?
Eine vollständig korrekte XML-Datei spart Schritte, aber vor allem geht es um Einheitlichkeit bei der Verarbeitung. Whitevision verarbeitet E-Rechnungen immer mit den richtigen Dimensionen, Kostenstellen und Hauptbuchkonten, sodass Genehmigungen reibungslos verlaufen. Intelligente Erkennung und KI können PDFs ergänzen, während XML-Daten automatisch verarbeitet werden.
Welche Rechnungsformate kann Whitevision verarbeiten und wie funktioniert die Konvertierung zwischen den Standards?
Whitevision kann alle gängigen Rechnungsformate verarbeiten, darunter XML, UBL und INSBOU. So können Sie Rechnungen nahtlos empfangen und versenden, automatisch mit ERP-Daten anreichern und zur Genehmigung vorbereiten. PDF-Rechnungen können ebenfalls mit KI-gestützter Erkennung identifiziert und verarbeitet werden, sodass eine manuelle Bearbeitung der Dateien nicht erforderlich ist.
Welche Vorteile bietet die elektronische Rechnungsstellung über Peppol?
- Rechnungen werden zuverlässig und sicher über das europäische Peppol-Netzwerk versendet und empfangen.
- Rechnungen kommen vollständig und korrekt im richtigen Format an.
- Eingehende und ausgehende Rechnungen werden automatisch verarbeitet und bereitgestellt.
- Erfüllen Sie ganz einfach aktuelle und zukünftige gesetzliche Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung.
- Whitevision unterstützt die Weiterleitung, Genehmigung und automatische Anreicherung von E-Rechnungen.
Was ist Peppol und eine Peppol-ID?
Peppol ist ein europäisches Netzwerk für die elektronische Rechnungsstellung, das einen sicheren und strukturierten Austausch von Rechnungen ermöglicht. Eine Peppol-ID ist eine eindeutige Nummer, mit der Unternehmen elektronische Rechnungen versenden und empfangen können. In den Niederlanden und Belgien ist dies in der Regel die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder die KBO-Nummer.
Ist die elektronische Rechnungsstellung über Peppol für niederländische Unternehmen, die Rechnungen an belgische Unternehmen stellen, obligatorisch?
Nicht ab dem 1. Januar 2026. Die Verpflichtung gilt nur für belgische Unternehmen, die für die Mehrwertsteuer registriert sind. Dennoch werden viele belgische Unternehmen E-Rechnungen verlangen. Es ist daher ratsam, dies bereits jetzt einzurichten. Whitevision kann Ihnen bei der Anbindung an Peppol helfen.
Kann eine PDF- oder XLBR-Datei über Peppol versendet werden?
Die Grundlage einer Verkaufsrechnung muss eine E-Rechnung im richtigen Peppol-Format sein. Sie können jedoch eine PDF-Datei in die E-Rechnung einfügen, damit die Empfänger diese anzeigen können.
Ist eine GLN-Nummer für Peppol ausreichend?
Nein, eine GLN ist eine eindeutige Identifikationsnummer, die jedoch nicht als Peppol-ID geeignet ist. Für Peppol benötigen Sie eine digitale Adresse, die über OIN, KvK-Nummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer registriert werden kann.
Was ist, wenn Kunden noch nicht Peppol-konform sind?
In Belgien gilt diese Verpflichtung ab dem 1. Januar 2026 für mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen. In den Niederlanden ist dies noch nicht verpflichtend. Formal kann ein belgisches Unternehmen ein niederländisches Unternehmen noch nicht dazu verpflichten, aber vertraglich wird dies oft verlangt werden. Wir empfehlen Ihnen, Peppol rechtzeitig einzurichten, damit Sie vorbereitet sind.
Wie sieht es bei Holdinggesellschaften mit mehreren GmbHs aus?
Jedes Unternehmen mit einer eigenen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer benötigt eine eigene Peppol-Registrierung. Diese können Sie über einen einzigen Dienstleister, beispielsweise Whitevision, sowohl für eingehende als auch für ausgehende E-Rechnungen beantragen.
Was passiert, wenn eine belgische Rechnung an ein niederländisches Unternehmen ohne Peppol-Zugangspunkt geschickt werden muss?
In den Niederlanden ist die elektronische Rechnungsstellung noch nicht verpflichtend. Es wird empfohlen, zusätzlich eine PDF-Rechnung per E-Mail zu versenden. Die belgische Verkaufsrechnung muss jedoch bei den belgischen Behörden registriert werden.
Was ändert sich bei der Bearbeitung von Rechnungen in Whitevision?
Rechnungen werden weiterhin wie PDF-Rechnungen verschlüsselt, aber E-Rechnungen enthalten oft mehr Informationen.
Kann ein Unternehmen mehrere Peppol-Anbieter nutzen?
Technisch ist das möglich, aber es wird komplex und verwirrend. Wir empfehlen Ihnen, alles über einen einzigen Dienstleister abzuwickeln. Whitevision kann sowohl eingehende als auch ausgehende Anrufe für Sie bearbeiten.
Wie versendet man Rechnungen über Peppol?
Whitevision regelt als Peppol Access Provider den Versand. Sie müssen lediglich die Rechnungen in Whitevision einreichen; wir übertragen sie automatisch an das Netzwerk.
Was passiert, wenn der Empfänger noch keine Peppol-ID hat oder keine Nachrichten empfangen kann?
Die E-Rechnung kann nicht versendet werden. Whitevision überprüft dies automatisch und gibt sofort eine Meldung aus. So vermeiden Sie Fehler und Strafen.
Wie starte ich mit Peppol über Whitevision?
Als Kunde von Whitevision melden wir Sie an und stellen die Verbindung zu unserem Access Point her. So können Sie sofort mit dem Empfang und Versand von E-Rechnungen beginnen, vollständig integriert in Ihr ERP-System.
Was kostet das?
Die Kosten hängen von Ihrer Situation und dem Umfang ab. Kontaktieren Sie uns für ein passendes Angebot.
Entdecken Sie die Vorteile der E-Rechnung.
Treffen Sie einfach Ihre Wahl
Sind Sie Kunde von Whitevision? Dann teilen Sie uns einfach mit, dass Sie Ihre Rechnungen über Peppol stellen möchten.
Wir kümmern uns um die technische Seite
Whitevision kümmert sich um die gesamte Konfiguration. Sie müssen selbst nichts Technisches tun.
Erste Schritte mit e-Rechnungen
Sie können sofort elektronische Rechnungen über Peppol versenden und empfangen, ohne dass Sie etwas an Ihrer Arbeitsweise ändern müssen.
Fordere eine Demo an.
Mit Whitevision und Peppol sparen Sie nicht nur Zeit und Kosten, sondern sind auch bestens für die Zukunft der elektronischen Rechnungsstellung gerüstet.
