Sehr viel manuelle Arbeit. Unnötig zeitaufwendig und fehleranfällig.
Vergleichst du regelmäßig Auftragsbestätigungen mit Bestellungen? Und machst du das manuell? Dann kostet dich das wahrscheinlich viel Zeit. Dabei stößt du manchmal auf Abweichungen – etwa Preisunterschiede, unerwartete Zusatzkosten oder zwischenzeitlich geänderte Mengen. Solche Abweichungen musst du in deinem ERP-System korrigieren. Und dabei prüfst du Zeile für Zeile, wo genau der Unterschied liegt. Das ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch extrem fehleranfällig. Geht das nicht einfacher? Doch – mit Whitevision! ‚Simplicity‘ ist Teil unserer DNA. Und deshalb auch Teil unserer intelligenten Lösungen.
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Auftragsbestätigungen verarbeiten. So einfach geht das.
Verarbeitest du deine Auftragsbestätigungen mit Whitevision? Dann entscheidest du dich für Zeitersparnis und Benutzerfreundlichkeit. Du erhältst schnell Einblick in Abweichungen, behältst die Kontrolle über deine Kommunikation und führst eine verlässliche Buchhaltung. Da du den administrativen Prozess bereits vor der Eingangsrechnungsverarbeitung automatisierst, wirst du im Nachhinein nicht von Überraschungen oder unnötigen Arbeitsschritten überrascht.
Unsere Software erkennt die Auftragsbestätigung in deiner E-Mail, liest sie aus und fügt die PDF automatisch hinzu. Weicht die Menge, der Preis oder das Lieferdatum ab? Oder stimmen bestimmte Informationen nicht? Mit unserer Matching-Funktion siehst du sofort die Unterschiede zwischen der Bestellung und der Auftragsbestätigung.
Da du einen Echtzeit-Überblick über Projekte hast, kannst du bei Bedarf rechtzeitig mit Kolleginnen, Kollegen oder Kund:innen Rücksprache halten. Möchtest du Daten aktualisieren? Das geschieht automatisch – mit nur einem Klick. Die Auftragsbestätigung wird mit der Bestellung verknüpft, sodass die Dokumente als Set ins System gelangen. Und genau so werden sie auch in deinem ERP-System sichtbar.
Fragen? Hier finden Sie die Antworten.
Was ist die Bearbeitung der Auftragsbestätigung?
Die Auftragsbestätigungsverarbeitung ist der Prozess, bei dem eingehende Auftragsbestätigungen automatisch importiert, erkannt und auf Unstimmigkeiten geprüft werden. Whitevision hilft Unternehmen, diesen Prozess effizienter zu gestalten und die manuelle Eingabe zu minimieren.
Wie funktioniert die Bearbeitung der Auftragsbestätigung bei Whitevision?
- Automatisches Lesen: Auftragsbestätigungen werden per E-Mail oder über Webdienste empfangen.
- Intelligente Verarbeitung: PDFs und XML-Dateien werden automatisch in digitale Daten umgewandelt.
- Prüfen & Abgleichen: Das System vergleicht die Bestätigung mit der Bestellung.
- Unstimmigkeiten signalisieren: Alle Unstimmigkeiten werden automatisch gekennzeichnet.
- Maßnahmen ergreifen: Einkäufer oder Supply Chain Manager erhalten Benachrichtigungen und können sofort Anpassungen vornehmen.
Was sind die Vorteile einer automatisierten Auftragsbestätigungsverarbeitung?
- Zeitersparnis: Keine manuelle Eingabe oder Überprüfung mehr, Whitevision automatisiert diesen Prozess.
- Weniger Fehler: Das System erkennt und vergleicht Auftragsdaten und macht Abweichungen sofort sichtbar.
- Effizienz: Schnellere Bearbeitung von Auftragsbestätigungen und besserer Abgleich mit Bestellungen.
- Optimierte Kommunikation: Klare Arbeitsabläufe und automatische Benachrichtigungen im Falle von Abweichungen.
Was ist, wenn es Diskrepanzen zwischen der Auftragsbestätigung und der Bestellung gibt?
Wenn das System Unterschiede z.B. bei Mengen, Preisen oder Artikelnummern feststellt, wird dies sofort gekennzeichnet. Über den Workflow kann ein Mitarbeiter dies beurteilen und gegebenenfalls Maßnahmen ergreifen.
Meine Frage ist nicht dabei, was ich am besten tun soll?
Senden Sie eine E-Mail an: [email protected] mit Ihrer Frage und Ihren Kontaktdaten, oder füllen Sie das Kontakt-Formular aus. Wir werden Ihre Frage so schnell wie möglich beantworten. Sind Sie bereits Kunde von Whitevision? Dann besuchen Sie das Kundenportal für weitere Informationen.
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Einlesen
Erhalten Sie Auftragsbestätigungen per E-Mail? Lesen Sie sie ein. Papierversionen können Sie einscannen.
Erkennen
Whitevision erkennt Ihre Auftragsbestätigung und liest sie ein. Dies geschieht automatisch. Das Dokument wird als Anhang in der entsprechenden Datei archiviert.
Abgleichen
Die Auftragsbestätigung wird schnell und einfach abgeglichen – mit allen Bestelldaten aus deinem ERP-System und dem Abbild der Auftragsbestätigung.
Whitevision Kunden. Gute Gesellschaft.
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