Wissen, was Sie haben, clever sparen
Viele Unternehmen haben mit Lagern, Schränken voller Bestände oder Bestellvorgängen zu tun, die nicht immer eindeutig sind. Die Erfassung von Beständen ist nicht immer einfach, da sie manchmal zusätzliche Zeit in Anspruch nimmt oder für die Mitarbeiter nicht immer offensichtlich ist. Infolgedessen kann es vorkommen, dass die Bestände ausgehen oder unnötigerweise Doppelbestellungen aufgegeben werden. Dies führt manchmal zu höheren Kosten und einem geringeren Zugriff auf den Bestand.
Inconto hilft Ihnen, dies intelligenter zu machen. Unsere intelligenten Scanning-Schränke erfassen automatisch, was aus dem Bestand genommen wird. Die Mitarbeiter scannen die Artikel einfach mit einem Barcode-Scanner, woraufhin das System festhält, was noch verfügbar ist. Sobald der Bestand unter eine bestimmte Grenze fällt, erstellt das System eine Bestellungsempfehlung – oder veranlasst sogar automatisch eine neue Bestellung.
So haben Sie immer genug auf Lager, ohne Abfall oder zusätzliche manuelle Arbeit.
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Inventarverwaltung, vom Schrank bis zur Buchhaltung
Inconto macht die Lagerverwaltung einfach und effizient. Sie verwalten all Ihre Bestände zentral und haben in Echtzeit Einblick in den Verbrauch. So bestellen Sie genau das, was benötigt wird. Dank intelligenter Scan-Schränke und Barcodescanner werden ein- und ausgehende Artikel präzise erfasst, sodass Scannen und Bestellen in einem einzigen Arbeitsschritt erfolgen. Das System gibt automatisch Bestellvorschläge basierend auf Verbrauch und Lagerbestand, sodass rechtzeitig nachbestellt werden kann. Haben Sie mehrere Standorte – wie es im Pflege- und Betreuungssektor häufig der Fall ist? Dann bietet Inconto für jede Niederlassung eine klare Übersicht. Verbrauchsberichte liefern detaillierte Einblicke pro Abteilung, Kostenstelle und Produkt. Durch die Anbindung an das Finanzsystem werden die Kosten automatisch den richtigen Budgets zugewiesen. Ob im Gesundheitswesen, im öffentlichen Sektor, in der Bildung oder in der gewerblichen Dienstleistung – mit Inconto behalten Sie Ihre Bestände und Ihre Ausgaben stets im Griff.
Bestände im Griff – unabhängig von der Unternehmensgröße
Die Scan-Schränke von Inconto sorgen für volle Kontrolle über Ihre Bestände – egal, ob Sie ein kleines Lager mit wenigen Artikeln oder ein ganzes Warenlager mit Hunderten von Regalen verwalten. Alles wird automatisch per Barcode-Scanning erfasst, sodass Sie jederzeit einen aktuellen und zuverlässigen Überblick haben.
Mitarbeitende scannen ganz einfach die entnommenen Artikel, woraufhin das System den Verbrauch sofort erfasst – zugeordnet nach Abteilung, Benutzer oder Kostenstelle. Beim Auffüllen werden die Artikel erneut gescannt, sodass der Bestand stets korrekt bleibt. Auch das Ausgleichen der Bestände erfolgt schnell und effizient: Einfach den Regalinhalt scannen und sofort sehen, ob alles noch stimmt.
Ob Sie mit einem einzigen Schrank oder mit Dutzenden von Lagerregalen an mehreren Standorten arbeiten – mit Inconto behalten Sie den Überblick, arbeiten effizient und haben Ihre Bestände im Griff, ganz ohne zusätzlichen Aufwand.
Häufig gestellte Fragen
Hilft mir Whitevision auch bei der Genehmigung von Dokumenten?
Für die digitale Weiterleitung, Prüfung und Genehmigung von Dokumenten bieten wir eine praktische Workflow-Software. Diese ist in allen Varianten enthalten. So ist Ihr Genehmigungsprozess stets überschaubar, transparent und einfach.
Wie genau erleichtert mir Whitevision die Bearbeitung eingehender Dokumente?
Wir bieten eine bequeme Cloud-Lösung, um die Sie sich nicht kümmern müssen. Hosting und automatische Software-Updates sind in der monatlichen Gebühr enthalten.
Darüber hinaus verfügt Whitevision über Schnittstellen zu verschiedenen ERP-Systemen. Dank unserer engen Partnerschaften mit verschiedenen ERP-Anbietern bieten wir weitreichende Integrationen. Dies ermöglicht Ihnen eine reibungslose und einfache Verarbeitung eingehender Dokumente.
Wie kann ich den Prozess der Bearbeitung eingehender Dokumente noch einfacher gestalten?
Verbringen Sie zum Beispiel viel Zeit mit der Bearbeitung der überwältigenden Flut eingehender E-Mails? Der SMART E-Mail Handler nimmt Ihnen die Vorarbeit ab. Dieses Tool trennt, kombiniert und verschiebt automatisch Anhänge oder digitale Eingangsrechnungen.
Verbringen Sie Stunden damit, Kostenrechnungen aufzuschlüsseln, die Mehrwertsteuer pro Zeile neu zu berechnen und Eingangsrechnungen mit vielen Zeilen zu bearbeiten? Dann ist die Regelerkennung die Antwort.
Wie lange dauert eine Implementierung?
Wenn wir den Auftrag ausführen dürfen, planen wir gemeinsam mit Ihnen die Implementierung unserer Software. Je nach Art des ERP-Systems, ob Sie bereits damit arbeiten und wie weit die Vorbereitungen fortgeschritten sind, dauert die Implementierung 1 bis 4 Tage. Diese Tage werden auf mehrere Kontaktmomente verteilt. Die Gesamtdurchlaufzeit variiert zwischen 2 und 8 Wochen.
Während des Prozesses bitten wir Sie, zwischen den Implementierungstagen sorgfältige Tests durchzuführen. Darüber hinaus planen wir regelmäßige Kontaktmomente für Fragen und Feedback ein.
Kann ich Dokumente auch über mein Tablet und Telefon genehmigen?
Ja, das können Sie. Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Genehmigungsprozesse und Scandaten. Jederzeit und überall mit der Whitevision App. Genehmigen Sie Rechnungen digital, prüfen Sie Dokumente und scannen Sie Belege. Entdecken Sie die Vorteile für Ihr Unternehmen.
Ich wurde gebeten, eine Fernverbindung einzurichten. Wie mache ich das?
Über den folgenden Link können Sie Teamviewer Schnellhilfe aufrufen und ihn starten. Eine ID und ein Passwort werden dann in Teamviewer angezeigt. Diese können Sie unserem Support-Mitarbeiter mitteilen.
Meine Frage ist nicht dabei, was ich am besten tun soll?
Senden Sie eine E-Mail an: [email protected] mit Ihrer Frage und Ihren Kontaktdaten, oder füllen Sie das Kontakt-Formular aus. Wir werden Ihre Frage so schnell wie möglich beantworten. Sind Sie bereits Kunde von Whitevision? Dann besuchen Sie das Kundenportal für weitere Informationen.
Was bedeutet der Begriff „Adhoc Einkäufe“ genau?
Adhoc Einkäufe sind kleine Änderungen, Korrekturen oder Ergänzungen, die während eines Bauprojekts entstehen. Diese führen oft zu einzelnen Bestellungen von Materialien und anderen kleinen Komponenten. Obwohl diese Bestellungen nur einen geringen Teil des Einkaufswertes ausmachen, verursachen sie aufgrund des zusätzlichen administrativen Aufwands unnötig viel Zeit- und Arbeitsaufwand. Mit der Adhoc-Einkäufe-Lösung von Whitevision digitalisieren und automatisieren Sie diesen gesamten Prozess und sparen so Zeit und Kosten.
Welche Vorteile bietet die Adhoc-Einkäufe-Lösung für Bauunternehmen?
Mit der Adhoc-Einkäufe-Lösung automatisieren Sie den gesamten Verarbeitungsprozess rund um Adhoc Einkäufe. Da Sie die manuelle Arbeit drastisch reduzieren, sparen Sie Zeit und arbeiten effizienter. Sie behalten den Überblick und haben direkten Einblick in die aufgegebenen Bestellungen. Es ist sehr einfach, detaillierte Berichte zu erstellen. Anhand dieser Berichte können Sie sehen, ob die Lieferanten ihre Vereinbarungen einhalten. Außerdem verfügen Sie so rechtzeitig über Managementinformationen, sodass Sie leichter datengestützte Entscheidungen treffen können.
Was ist der Unterschied zwischen einer Purchase-to-Pay-Lösung und der Adhoc-Einkäufe-Lösung von Whitevision?
Bei einer Purchase-to-Pay-Lösung bestellen Sie aus einem zentralen Katalog innerhalb des Systems. Unsere Adhoc-Einkäufe-Lösung funktioniert anders. Der Bauleiter bestellt weiterhin auf die gewohnte Weise – zum Beispiel telefonisch, per WhatsApp oder über einen Webshop. Auf dieser Grundlage erstellt unsere Software automatisch eine Bestellung.
Kann ich mich als Großhändler bei Whitevision anschließen?
Dies ist nicht möglich, da wir ausschließlich im Auftrag unserer Kunden arbeiten. Unsere Adhoc-Einkäufe-Lösung ist kein „Marktplatz“ für den Bauleiter. Wir arbeiten eng mit Großhändlern zusammen, aber sie bleiben unabhängig tätig.
Wie funktioniert die App für Bauleiter?
Die App ist sehr einfach zu bedienen. Wenn die Waren geliefert werden, kann der Bauleiter den Erhalt der Artikel direkt in der App bestätigen. Es ist auch möglich, Abweichungen zu erfassen und ein Foto der Lieferung hinzuzufügen. Das System verknüpft alle diese Informationen automatisch mit der Bestellung.
Wie berücksichtigt die Lösung Preisvereinbarungen?
Viele Bauunternehmen treffen jährlich Vereinbarungen mit Lieferanten. Das bedeutet, dass es pro Projekt Verträge mit Preislisten gibt. Die Adhoc-Einkäufe-Lösung prüft automatisch, ob die erhaltenen Artikel den vereinbarten Preisen entsprechen. Wie Sie mit Abweichungen umgehen, entscheiden Sie selbst. Sie können zum Beispiel monatlich oder vierteljährlich einen Bericht anfordern, um die Unterschiede zu sehen. Diesen Bericht können Sie anschließend an den Lieferanten senden, einschließlich der Bitte, eine Gutschrift zu erstellen.
Bestandsverwaltung: Wie sie funktioniert
Nehmen
Ein Mitarbeitender entnimmt das benötigte Produkt aus dem Scan-Schrank und scannt den Artikel direkt. So wird der Verbrauch exakt erfasst.
Erfassen
Das System aktualisiert den Bestand automatisch und überwacht kontinuierlich, ob der Bestand über dem Mindestniveau bleibt.
Bestellen
Fällt der Bestand unter den vordefinierten Schwellenwert, erhalten Sie automatisch eine Bestellempfehlung oder es wird direkt eine Bestellung ausgelöst – so wird stets rechtzeitig nachgefüllt.
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