5 trends die document-herkenning en financieel-administratieve processen zullen beïnvloeden

1. Toenemende automatisering

Al jaren bewegen veel bedrijven (al dan niet voorzichtig) toe naar digitalisering. Van OCR-systemen tot workflow-software: er bestaan diverse oplossingen waarmee je je administratie kan optimaliseren. Maar in het afgelopen jaar zijn digitaliseringsoplossingen een noodzaak geworden. Automatisering heeft menig organisatie door de coronacrisis geholpen. Voor velen is de pandemie dan ook (noodgedwongen) het officiële einde van het papieren tijdperk geweest. Als je in het afgelopen jaar niet in de cloud werkte, was het eigenlijk onmogelijk om administratieve processen draaiende te houden. Na de pandemie zal deze trend zich alleen maar voortzetten, vooral omdat we collectief hebben ervaren hoeveel efficiënter we werken met digitaliseringsoplossingen. Een geavanceerde scan- en herken-oplossing is dan van nóg groter belang voor je organisatie.

2. XML, UBL en e-facturatie

Begin 2019 verplichtte de overheid toeleveranciers om facturen digitaal aan te leveren in UBL-formaat. Om dit te kunnen doen, moet je werken met een type XML-bestand waarin een afgesproken structuur is vastgelegd. Hoewel er nog veel uitdagingen komen kijken bij het verwerken van een UBL-factuur, verwachten wij wel dat je steeds meer facturen met een XML-bestand zal ontvangen.

Dit betekent dat je een scan- en herkenoplossing nodig hebt die dit documenttype aankan. Daarvoor zijn nieuwe functies nodig. Je moet het bestand inlezen om de ingelezen waarden vervolgens te koppelen aan de factuurinformatie. Ook is het belangrijk dat je OCR-systeem veel interfaces heeft om de diverse marktstandaarden aan te kunnen.

Daarnaast zal je in toenemende mate te maken krijgen met e-facturen. Hierop wordt inkoopinformatie vaak niet op de klassieke manier gepresenteerd (waarbij de geadresseerde bijvoorbeeld linksboven staat en de afzender in de kop- en voettekst). Net als de UBL-factuur vraagt de e-factuur om geavanceerde, slimme OCR-software die alle soorten facturen kan scannen en herkennen.

3. Werken op afstand

In de afgelopen jaren was werken op afstand reeds in opkomst. Steeds meer bedrijven lieten medewerkers gedeeltelijk of geheel vanuit huis werken. Tijdens de pandemie werd dit plotseling een must. Toen de kantoren moesten sluiten, openden veel organisaties de digitale deuren voor hun medewerkers. Vaak betekende dit dat zij halsoverkop automatiseringsoplossingen in gebruik moesten nemen. Aanvankelijk ging dat niet altijd even soepel. Maar inmiddels zijn we gewend geraakt aan videomeetings en samenwerken vanuit huis. En met zijn allen hebben we ervaren welke voordelen werken op afstand kan opleveren wanneer we de juiste digitale middelen inzetten.

Een betrouwbaar scan- en herken-systeem en goede workflow-software zijn in dat kader onmisbaar, want daarmee elimineer je al het kantoorgebonden papierwerk. Het liefst kan je kiezen voor een oplossing die in de cloud beschikbaar is, zodat financieel-administratief medewerkers ongeacht hun locatie kunnen inloggen. Als er tevens een app bestaat waarop medewerkers bijvoorbeeld facturen kunnen fiatteren, is dat natuurlijk ideaal voor thuiswerkers.

Voor welke leverancier je ook kiest, let er in ieder geval op dat de partij in kwestie met je kan meegroeien en rekening houdt met dit soort ontwikkelingen. Zo weet je zeker dat je met een toekomstbestendige oplossing werkt!