Factuurverwerking voor woningcorporaties: 5 tips om je proces efficiënter te maken
Als woningcorporatie moet je tegenwoordig snel kunnen schakelen. Er komt behoorlijk wat op je af. Met de grote vraag naar woningen groeit het aanbod in rap tempo. Ondertussen blijven huurders centraal staan: je wilt hen zo goed mogelijk bedienen. Bedrijfsprocessen optimaliseren is daarom cruciaal. Alleen door (kosten)efficiënt te werken, bereik je je doelen in deze veranderende wereld. Dat geldt zeker voor de financiële administratie, want daar verwerk je regelmatig een behoorlijke hoeveelheid inkoopfacturen. De vraag is: hóe ga je hier precies efficiënter te werk?
Eenduidige factuurverwerking in een wereld vol
diversiteit: droom of realiteit?
Als woningcorporatie koop je met grote regelmaat artikelen en diensten in. Of je nu een artikel bestelt of een volledige opdracht uitbesteedt aan een bouwbedrijf, je ontvangt een inkoopfactuur. En die moet correct in je ERP-systeem terechtkomen en tijdig uitbetaald worden. Doorloop je dit proces handmatig, dan kost het ontzettend veel tijd. Ontvang je bijvoorbeeld een factuur voor onderhoudswerkzaamheden, dan moet je goed bekijken in welk complex deze werkzaamheden zijn uitgevoerd. Daarnaast is het niet makkelijk om de stroom aan inkomende facturen te coördineren. Facturen komen tegenwoordig binnen via verschillende kanalen én in diverse vormen (je ontvangt bijvoorbeeld tegelijkertijd pdf- en XML-facturen). Aan jou de taak om alles op eenduidige wijze te verwerken.
Hoe je dat doet? Omarm automatisering! OCR-software ontzorgt je aanzienlijk. Hiermee starten is geen overbodige luxe, zeker niet voor woningcorporaties die met allerlei ontwikkelingen moeten meebewegen. Maar je wilt natuurlijk wel de júiste oplossing kiezen. Oftewel, een slim OCR-systeem dat jou daadwerkelijk een efficiëntieboost en tijdsbesparing oplevert. Laten we daarom eens kijken naar de voorwaarden waaraan goede OCR-software voldoet.
1. ‘Herken’: creëer moeiteloos boekingsregels met de juiste btw-code
Als woningcorporatie koop je diverse zaken in. Dit betekent dat je facturen met verschillende btw-grondslagen binnenkrijgt: 21% (hoge btw), 9% (lage btw) of 0% (geen btw). Daarom wil je verschillende boekingsregels met de juiste btw-codes maken. Een goede OCR-oplossing faciliteert dat. Deze herkent factuurregels en zet ze om naar boekingsregels met de juiste btw-code. Wil je bijvoorbeeld drie boekingsregels boeken en de regels uitgesplitst aanbieden? De juiste OCR-software verzorgt dit!
2. ‘Verbind’: zorg dat OCR en ERP samenwerken
Op de financiële administratie kun je niet zonder een goed ERP-pakket. Ga je met een OCR-oplossing werken, dan is het uitermate handig als deze koppelt met je boekhoudsysteem. Is de koppeling naadloos, dan kan een OCR-systeem bijvoorbeeld ook crediteur- en grootboekgegevens ophalen en inschieten in je financiële pakket.
Onderschat de kracht van een goede koppeling niet: hoe rijker de koppeling hoe meer informatie de OCR-software kan gebruiken bij het verwerken van inkoopfacturen — en hoe minder tijd en moeite het proces jou kost! Wanneer je een OCR-oplossing hebt gevonden die je aanspreekt, is het dus altijd goed om te informeren naar een eventuele koppeling (of mogelijkheden om deze te creëren).
3. ‘Lees’: laat je facturen-mailbox automatisch uitlezen
De digitale facturen stromen je facturen-mailbox binnen. Als financieel-administratief medewerker heb je een flinke klus aan het voorsorteren en -bewerken van elke inkoopfactuur. Tenzij je hiervoor een tool inzet die digitale facturen en bijlages automatisch splitst, combineert en verplaatst.
Wil je veel tijd besparen en het factuurverwerkingsproces nog efficiënter maken? Kies dan voor een OCR-oplossing die deze mogelijkheid biedt. Met een dergelijke tool begint het proces van digitale factuurverwerking namelijk meteen wanneer een factuur binnenkomt. De tool kijkt naar je facturen-mailbox en combineert of splitst bijlages, legt betalingsherinneringen en niet-facturen apart en zet per mail ontvangen facturen automatisch klaar om direct voor de juiste administratie in te lezen in je OCR-oplossing. Dat scheelt jou enorm veel tijd en handelingen!
4. ‘Splits uit’: trek factuurregels uit elkaar
Onder tip 1 bespraken we het opnieuw berekenen van de btw per regel. Een slimme OCR-oplossing neemt je dit werk uit handen. Maar kostenfacturen uitsplitsen is ook in andere gevallen handig. Wil je inkoopfacturen met veel regels (denk aan lease-, telefoon- en brandstofkosten) sneller verwerken dan je nu doet? Factuurkop én regels gemakkelijker boeken? Kosten automatisch boeken op een kostenplaats of grootboek? Als je kiest voor een zelflerende OCR-oplossing met regelherkenning, geschieden dit soort terugkerende handelingen — die je anders erg veel tijd en inspanning kosten — volledig automatisch.
5. ‘Fiatteer’: geef snel en eenvoudig je akkoord
Facturen fiatteren is vaak makkelijker gezegd dan gedaan. In veel gevallen moeten meerdere mensen een factuur inzien en hun goedkeuring geven. Pas wanneer het document ‘de ronde’ heeft gedaan, kun je deze betalen en archiveren. Helaas schiet het accorderen van facturen er regelmatig bij in. Documenten raken (letterlijk en figuurlijk) bedolven onder stapels werk en daardoor ben je veel tijd kwijt aan het najagen van goedkeurders. Bovendien raak je het overzicht zo kwijt.
Met goede workflow-software los je dit probleem op. Nog handiger is het als hieraan ook een smartphone-app verbonden is, zodat goedkeurders de inkoopfacturen overal kunnen inzien, fiatteren en worden herinnerd aan openstaande facturen. Zo maak je het fiatteringsproces een stuk efficiënter én bewaak je het beter.
3 redenen waarom een slimme OCR-oplossing de moeite waard is
- Méér tijd voor meer uitdagende werkzaamheden
Een slimme OCR-oplossing herkent factuurgegevens. Is er sprake van een goede koppeling, dan zet het systeem de boeking direct klaar in je ERP-pakket. Daardoor hoef jij geen factuurgegevens meer over te typen. Je krijgt een controlerende rol en houdt meer tijd over voor taken die je uitdagender vindt. - Ontzorging in het hele inkoopfactuurverwerkingsproces
Kies je voor solide OCR-software, dan kan je deze van a tot z inzetten. Inkoopfacturen verzamelen, herkennen, boeken, rondsturen, fiatteren en archiveren: een slimme OCR-oplossing ondersteunt je bij al deze zaken. - Razendsnelle verwerking van inkomende facturen
Bij sommige scan- en herken-oplossingen neemt inkoopfactuurverwerking al gauw twee uur in beslag. Daarom is het zaak om goed vooronderzoek te doen en voor een slim OCR-systeem te kiezen. Met de juiste oplossing doorloop je het proces in luttele minuten!
