Financiële administratie-software: wat is dé voorwaarde waaraan je OCR-leverancier moet voldoen?

‘Profielschets’: betrouwbare leverancier van financiële administratie-software

Als je gaat boekhouden met OCR-software, is het allereerst essentieel dat het systeem uitstekend werkt. Zorg dat je kiest voor een product met een bewezen staat van dienst dat aansluit op jouw behoeftes. Kies bij voorkeur voor een ervaren leverancier die een verregaande koppeling met jouw ERP-systeem biedt. Als de twee partijen een nauw partnership onderhouden, weet je zeker dat de software-systemen goed samenwerken en dat je bij eventuele problemen niet van het kastje naar de muur wordt gestuurd.

Een solide partnership houdt namelijk in dat de twee softwareleveranciers de handen ineen hebben geslagen. Zij hebben samen nagedacht over de wijze waarop functionaliteiten op elkaar moeten aansluiten. En bij klantvragen kunnen ze snel schakelen om met een oplossing te komen.

In deze tijd is het ook belangrijk dat een OCR-partij continu doorontwikkelt en ernaar streeft om je uiteindelijk te laten ‘boekhouden met het licht uit‘. Zo weet je zeker dat je oplossing blijft voldoen aan de veranderende eisen van je financiële administratie.

Daarnaast is het cruciaal dat je in de dagelijkse praktijk vlekkeloos kan werken met de software van je keuze. Dé sleutel daartoe? Een goed geoliede, betrokken, deskundige supportafdeling.

3 redenen waarom een uitstekende supportafdeling cruciaal is

Wil je je processen op gestroomlijnde wijze automatiseren, dan moet je kiezen voor een OCR-leverancier met een eigen supportafdeling. Alleen zo kan je facturen en andere inkomende documenten efficiënt verwerken. Maar waarom is dat eigenlijk het geval? We geven je drie redenen!

1. Snelle, persoonlijke afhandeling van vragen
   Een interne supportafdeling met vaste medewerkers kan je beter en vlotter helpen. Bij een extern callcenter moet je vaak telkens opnieuw je verhaal doen aan iemand die geen onderdeel is van het team van de softwareleverancier. Maar interne supportmedewerkers hebben diepgaande kennis van het product én kennen klanten door en door. Daardoor komen ze veel sneller tot een oplossing en hanteren ze vaak een persoonlijke aanpak.
2. Kort op de bal
   Een intern supportteam kan heel snel schakelen om je vraag te beantwoorden of je probleem op te lossen. Niet alleen met de nodige afdelingen binnen de organisatie, maar (waar nodig) ook met externe partijen, zoals je ERP-leverancier.
3. Alle financiële administratie-zaken op een rij
   Een goede supportafdeling bouwt vanaf de implementatiefase een dossier op van de verschillende zaken die binnen jouw organisatie spelen. Wanneer je een vraag stelt, kan een supportmedewerker dit dossier er direct bij pakken. Zo gaat het oplossen van een probleem een stuk sneller!

Administratie-software: wat doet een goede supportafdeling voor gebruikers?

Op de financiële administratie heb je een software-oplossing nodig waarop je kunt bouwen. En mocht je eens ergens tegenaan lopen, dan wil je kunnen terugvallen op een goede supportafdeling. Waarom deze onderdeel moet zijn van de organisatie van de OCR-leverancier, hebben we hierboven uitgelegd. Maar wat kan je hier nu precies van verwachten?

Een goede supportafdeling:

• Werkt met structurele oplossingen. Een pleister plakken die er volgende week afvalt, is geen constructieve strategie. Daarom zoekt een goed supportteam altijd naar structurele, duurzame oplossingen.
• Denkt met je mee. ‘U vraagt, wij draaien’ mag níet het motto van de supportafdeling zijn. Kies voor een OCR-leverancier die vanuit support actief advies geeft over manieren waarop jij je werk nog makkelijker en efficiënter kan uitvoeren.
• Empowert klanten. Een betrokken, deskundige supportmedewerker probeert je (waar mogelijk) te leren hoe je een probleem de volgende keer zelf kan oplossen. Als je handige tips en tricks meekrijgt van de supportafdeling, hoef je op den duur niet overal een supportvraag voor in te dienen. Daardoor kan je steeds sneller en efficiënter werken.
• Onderhoudt een goed contact met partners. Het komt regelmatig voor dat je een supportvraag indient bij je OCR-leverancier, maar dat de schoen elders wringt. De server werkt bijvoorbeeld niet goed of er gaat iets verkeerd in het ERP-systeem. In zulke gevallen is het handig dat een supportteam contact voor je opneemt met deze partners om te overleggen. Zo hoef jij niet van de ene naar de andere partij te hollen om het probleem te achterhalen en op te lossen.
• Communiceert met je in jouw taal. Goede supportmedewerkers stemmen de communicatie af op de mensen met wie zij praten. Een administratief medewerker overspoelen ze bijvoorbeeld niet met jargon. Maar wanneer ze een technische applicatiebeheerder aan de telefoon hebben, schakelen ze direct over op software-terminologie.
• Zorgt dat de reactietijd past bij de prioriteit van je vraag. Op basis van de informatie die jij stuurt, bepaalt een supportafdeling de prioriteit van je vraag. Kamp je met een software-probleem waardoor je niet verder kan werken op de financiële administratie? Of heb je een vrijblijvend verzoek ingediend dat je pas over enkele weken weer wilt bekijken? Een goed supportteam categoriseert elke vraag om te zorgen voor een passende reactietijd.
• Geeft inzicht in de voortgang van je supportvraag. Wanneer je een vraag indient, pakt het supportteam dit op. Het is erg handig als je de voortgang van de afhandeling tot in het kleinste detail kan volgen. Een goede supportafdeling zorgt dat je alles kan volgen — vanaf het moment dat je een bericht inschiet totdat je vraag is beantwoord.