Workflowsysteem: werk makkelijker samen met je collega’s

Wat is een workflow?

Onder een workflow verstaan wij de verschillende handelingen die je moet doen om een inkomend document binnen de organisatie te verwerken. Zo’n document kan een inkoopfactuur zijn, maar ook een afleverbon, pakbon, getekend contract, orderbevestiging, Verklaring Omtrent Gedrag of beoordelingsformulier.

Voor het verwerken van dergelijke documenten heb je een bijzonder type workflow nodig. Er is namelijk altijd een combinatie van het plaatje en de gegevens vereist. Bij gegevens kun je bijvoorbeeld denken aan een order- of projectnummer, grootboekgegevens en de persoon op wie het document betrekking heeft. Of er wordt verwezen naar een administratie, wat betekent dat je moet nagaan of de factuur juist is geadresseerd.

Workflow: welke problematiek speelt er?

Nu de digitalisering in volle gang is, wordt het steeds eenvoudiger om gegevens of plaatjes met elkaar te delen (het afzonderlijk versturen van gegevens of bestanden is tegenwoordig dan ook erg gemakkelijk). Het delen van de combinatie ervan, daarentegen, is nog niet ingeburgerd in financiële of administratieve systemen. Bekijk maar eens hoe dit zit bij inkoopfactuurverwerking. Het is steeds eenvoudiger om data óf plaatjes op te slaan in je boekhoudsysteem, maar het digitale workflowproces is vaak niet ingericht op het tegelijkertijd of overzichtelijk presenteren van de gegevens én het plaatje van de factuur.

In het workflowproces (bijvoorbeeld van inkoopfacturen) treden ook andere problemen op. Zo is het vaak niet duidelijk waar een document zich bevindt of wie de volgende stap moet nemen. Daarnaast is het veelal lastig om loggingsinformatie te verzamelen. Want hoe houd je nu bij wie op welk tijdstip wat heeft gedaan? Het antwoord is simpel: middels een solide digitaal workflowsysteem.

Hoe ziet een goede workflow eruit?

Wil je binnen je organisatie een workflow gebruiken om de verwerkingsprocessen rondom inkomende documenten efficiënter te maken? Kies dan voor een digitaal workflowsysteem dat aan de volgende 5 eisen voldoet!

1. Het systeem combineert gegevens en plaatje optimaal. Op die manier bied je je collega’s de mogelijkheid om een inkomend document inclusief álle relevante data snel en betrouwbaar te beoordelen.
2. Het is mogelijk om opmerkingen toe te voegen en vragen te stellen. Er moet een vorm van actie in het systeem zitten. Bij een factuur is dit bijvoorbeeld de keuzeknop om wel of geen akkoord te geven.
3. Je kunt informatie loggen. Zo kun je namelijk altijd inzien wie wat wanneer heeft gedaan. Is er een vraag of ontstaat er een dispuut, dan zoek je dit eenvoudig op. En wil je werken aan een verbetering van je eigen proces, dan is zulke informatie natuurlijk ook van belang.
4. Er is een mechanisme waardoor een document langs 1 of meerdere personen kan gaan alvorens hier een finaal akkoord op wordt gegeven.
5. Het systeem laat je zoveel mogelijk stappen automatiseren – vooral terugkerende handelingen, zoals het vrijgeven, doorsturen en verwijderen van betalingsblokkades.