Aalberts

De behoefte

In 2015 liep Aalberts tegen diverse problemen aan. Inkomende facturen werden gestempeld en in een map geplaatst, waarna de projectleider een kopie ontving ter goedkeuring. Dit was een lang, arbeidsintensief proces. Bovendien was het lastig om vragen van leveranciers – bijvoorbeeld omtrent de betaling – te beantwoorden. Het enige wat de administratieafdeling op zulke momenten wist was dat de betreffende factuur bij de projectleider lag. Kortom, Aalberts had weinig inzicht in de actuele status van facturen. De behoefte aan een systeem voor het digitaal verwerken van inkoopfacturen was voelbaar en dringend.

De oplossing

De voordelen van Whitevision

Wat Whitevision concreet heeft opgeleverd? “Tijdbesparing,” zegt Mirjam stellig. “Ik kan nu gewoon écht op vakantie gaan. Vroeger lagen er bij terugkomst 1.300 facturen op me te wachten. Nu tref ik na mijn vakantie slechts een kleine hoeveelheid werk aan dat nog wat extra aandacht vergt.”
Jorden vindt dat WhiteVision ook voor efficiëntie en inzicht zorgt: “Op elk moment van de dag kun je nagaan wáár een factuur ligt. En je hoeft collega’s geen e-mails meer te sturen om te communiceren over facturen. Dat doe je gewoon via Whitevision.”

Om het zichzelf nóg makkelijker te maken ging Aalberts na de implementatie van de oplossing een stapje verder. “Wanneer er tegenwoordig een e-mail binnenkomt in onze inkoopfacturenmailbox, wordt deze automatisch verwerkt in Whitevision,” licht Jorden toe. “Daarbij maakt het systeem onderscheid tussen twee soorten documenten: orderfacturen, die worden gematcht met de bijbehorende verplichting in 4PS, en niet-orderfacturen, die de ‘Whitevision-route’ volgen. Dit wordt mogelijk gemaakt door 2 aanvullende modules: matching en de E-mailhandler.”

Aan deze manier van matchen heeft Aalberts een flink steentje bijgedragen. Jorden: “Whitevisions matching werkte aanvankelijk door controles uit te voeren op de regels van een factuur. Maar als bouwbedrijf matchen wij op inkoopordernummer en bedrag. Toen wij aangaven dat de module alleen zó zou werken voor ons, heeft Whitevision dit gerealiseerd – vanuit de gedachte dat het voor alle bouwbedrijven nuttig kan zijn.” Mirjam vult aan: “Dat vind ik zo ontzettend leuk aan Whitevision: we kunnen onze eigen ideeën inbrengen. Als ik iets aandraag, doet Whitevision daar echt iets mee.”

Dat Whitevision innovatief is, staat voor Aalberts buiten kijf. Maar de persoonlijke benadering en de wil om samen te werken vindt het bouwbedrijf ook erg bijzonder. Jorden: “Zat leveranciers zien je als 1 van de 1.600 klanten. Bij Whitevision zijn we dat, maar worden we tóch gehoord.” Mirjam beaamt dit: “Wij hebben constant nieuwe ideeën. Soms denk ik: daar heb je ons weer! Maar Whitevision is altijd geïnteresseerd. We hebben wekelijks contact met elkaar. Daarbij heb ik het gevoel dat we een soort collega’s zijn.” Hier is Jorden het volledig mee eens: “De klant-leverancier-relatie is weg. En dat is de drijvende kracht achter Whitevision.”

Aalberts ziet zeker een langetermijnrelatie voor ogen. Jorden: “Je raakt heel snel aan de oplossing gewend. Daarmee word je ook verwend. Als ik nu kijk naar waar we drie jaar geleden stonden, kan ik zeggen dat we er echt op vooruit zijn gegaan. Ik zie Mirjam nog zitten met allerlei gele velletjes en stempels.” Mirjam kan het zich nog goed herinneren: “Ik moet er niet aan dénken om nog zonder Whitevision te zitten.”