Spring naar content

Eneco eMobility

Als laaddienstverlener in Nederland, België, Luxemburg en Duitsland verzorgt Eneco eMobility alle dienstverlening rondom de elektrische auto. Zakelijke en particuliere klanten kunnen bij het bedrijf terecht voor advies op maat én voor de installatie van laadpalen, hosting, onderhoud en service bij storingen en problemen. In 2007 startte Eneco eMobility als een afdeling ‘Elektrisch Laden’ binnen Eneco, maar sinds 2018 is het een 100% zelfstandige dochteronderneming.

De behoefte

Aanvankelijk werd de boekhouding van Eneco eMobility door moedermaatschappij Eneco gedaan. Maar toen het bedrijf 100% zelfstandig werd, kon het zijn eigen systemen kiezen. Hét doel van Eneco eMobility: alle handmatige werkzaamheden automatiseren om tijd te besparen en foutgevoeligheid te minimaliseren. Daarom implementeerde het bedrijf in het laatste kwartaal van 2018 een nieuw ERP-systeem: AFAS. Maar het administratieve proces kon nóg optimaler. Zodoende ging Eneco eMobility ook op zoek naar een passende oplossing voor inkoopfactuurverwerking.

De oplossing

Tijdens de implementatie van het ERP-systeem gaf AFAS aan dat de oplossing van partner Whitevision zeer goed zou aansluiten. Met deze aanbeveling op zak deed Eneco eMobility nader onderzoek naar de mogelijkheden en prijzen van Whitevision.

Na een demo te hebben gehad, was het bedrijf om: de demo was duidelijk en de implementatietijd was kort, waardoor de financiële administratie snel aan de slag zou kunnen met het digitaal verwerken van inkoopfacturen. Met zo’n positieve businesscase vond Eneco eMobility het onnodig om een lang vergelijkingstraject in te gaan. Het koos voor Whitevision.

De voordelen van Whitevision

  1. Financieel-administratief medewerkers hebben meer tijd om te werken aan de groei van het bedrijf
  2. Whitevision boekt facturen meteen correct in en voorkomt fouten
  3. Snelle implementatie met hele goede ondersteuning
  4. Heldere communicatie en direct schakelen
  5. AFAS-koppeling werkt goed en prijs-kwaliteitverhouding is in orde

“Wij gebruiken Whitevision sinds dit voorjaar en merken dat het proces stukken sneller verloopt,” vertelt Pieter Noorman, productmanager elektrisch laden bij Eneco eMobility. De medewerkers op de financiële administratie hebben zich in de afgelopen maanden veel meer kunnen toeleggen op taken die belangrijker zijn dan invoerwerk.

“We gaan steeds meer naar het buitenland en daarvoor moeten we zaken optuigen in financieel opzicht. Hard groeien is ons doel. Whitevision helpt ons daarin. Omdat we de oplossing gebruiken, hoeven we geen werkzaamheden te verrichten die ik onder de noemer ‘corvee’ schaar. We kunnen met de juiste dingen bezig zijn.”

“Als je het systeem goed inricht, maakt het geen fouten”

Het voorkomen van fouten vindt Pieter een groot voordeel van Whitevision. “Als je het systeem goed inricht, maakt het geen fouten,” licht hij toe. “Vroeger hadden we daar wel mee te maken. Logisch, want als je honderden facturen moet inboeken, gaat dat niet altijd vlekkeloos.”

De mensen die momenteel op de financiële afdeling werken, hebben facturen nooit handmatig hoeven inboeken. Maar Pieter weet wel hoe dit gaat: “Het verschil tussen dat proces en onze huidige werkwijze is heel groot. We zijn nu veel efficiënter bezig. Wanneer een inkoopfactuur binnenkomt in onze mailbox, haalt Whitevision deze eruit om haar in te boeken in AFAS.

Wij hebben bepaalde grootboek- en balansrekeningen gekoppeld aan specifieke leveranciers. Whitevision boekt de factuur op de juiste rekening in en stelt deze direct betaalbaar. De factuur komt vervolgens terecht in een bakje, zodat de juiste persoon deze kan controleren. Na goedkeuring gaan we op betaling over. Wij weten op zo’n moment zeker dat Whitevision de factuur helemaal correct heeft ingeboekt in ons systeem.”

“Whitevision schakelt direct en communiceert helder”

De implementatie van Whitevision heeft Pieter ervaren als een zeer fijn proces. “WhiteVision bood ons hele goede ondersteuning. Het ging ook lekker snel. Na een à twee dagen konden we met de oplossing aan de slag.” In de praktijk verloopt het werken met Whitevision vlot, mede doordat de integratie met AFAS heel goed is.

“We hebben de supportafdeling van Whitevision nog niet nodig gehad,” vertelt Pieter. “Momenteel draaien we eigenlijk helemaal zelfstandig. Het is een keer voorgekomen dat het systeem wat minder goed werkte, maar daarover heeft WhiteVision ons meteen geïnformeerd. Heel fijn, want door de heldere communicatie wisten we dat er technische problemen waren. Toen deze waren opgelost, heeft Whitevision ook een zeer heldere uitleg van de oorzaak gegeven én zijn excuses aangeboden. Dat direct schakelen vind ik heel prettig.”

“Uitstekend systeem, goede prijs-kwaliteitverhouding en prima AFAS-koppeling”

Koffiedik kijken kan Pieter niet, maar wanneer hij aan de toekomst denkt, heeft Whitevision daarin zeker een plek. “Waar het primair om gaat is de oplossing – en die werkt gewoon heel goed. Voor ons is er een zeer positieve businesscase aan Whitevision verbonden. De prijs-kwaliteitverhouding is in orde, het systeem draait uitstekend en de koppeling met AFAS is prima. In zo’n geval zeg ik: blijf alsjeblieft draaien!”

Of Pieter Whitevision aan anderen zou aanbevelen? “Zeker. Ik kan natuurlijk alleen spreken vanuit mijn ervaring met de combinatie Whitevision-AFAS. Die is heel mooi.

Maar als een organisatie een ander ERP-systeem gebruikt, zou ik zeggen: bekijk absoluut of Whitevision daarvoor ook geschikt is. Ik heb zelf geen ervaring met een andere koppeling, maar ik zou WhiteVision als oplossing echt aanraden.”

Sfeerfoto Malou - Renee

Wil jij jouw proces slimmer inrichten?

maart 2024

Documentherkenning: welke software heb je nodig?

Je hebt de term ‘documentherkenning’ vast en zeker weleens horen vallen. Veel mensen denken dat het hierbij gaat om een proces waarbij je een afbeelding inscant die je vervolgens in je administratie zet. Dit is niet onjuist, maar in de praktijk komt er meer bij kijken. OCR-software zet de gescande afbeelding namelijk automatisch om in data, die je daarna in je ERP-pakket terugziet. Om die reden spreken we ook wel van ‘scan- en herken-software’. Juist dat herkenproces, waarin de software gegevens interpreteert en als data aanlevert in je financiële systeem, maakt documentherkenning zo interessant.
Artikel lezen
maart 2024

Mag je facturen digitaal bewaren?

Facturen digitaal bewaren: je hoort er steeds meer over, maar je kampt met de nodige vragen. Want mag dit eigenlijk wel? En zo ja, waar begin je dan? Hoewel er voor het digitaal boeken van inkoopfacturen tegenwoordig slimme oplossingen bestaan, is het archiveringsproces binnen veel organisaties nog steeds papiergebonden. Menig financieel-administratief medewerker is anno 2019 nog altijd veel tijd kwijt aan het opbergen van inkoopfacturen in mappen, die worden bewaard in kasten op het kantoor. Zo’n papieren archief maakt het terugvinden van een factuur op een later tijdstip óók een tijdrovende taak. Herkenbaar? Dan overweeg je misschien een efficiënter alternatief: facturen digitaal bewaren. Maar waarmee moet je rekening houden als je overstapt op een digitaal archief?
Artikel lezen
maart 2024

Inkomende documenten verwerken: wat is de volgende stap? Op naar de toekomst!

Repeterend werk en handmatige handelingen wil je zoveel mogelijk beperken. Want daarmee haal je niet het meeste uit jezelf. Bovendien werk je zo ook niet erg efficiënt. Wat als je dit soort taken allemaal kunt automatiseren, zodat je veel meer tijd overhoudt voor werk waarvan je gelukkiger wordt en waarmee je meer waarde toevoegt voor de organisatie? Die gedachte vormt de basis voor het (door)ontwikkelen van onze oplossingen. De gebruiker staat voor ons centraal: deze moet altijd eenvoudig met een systeem kunnen werken. Daarom sluiten onze oplossingen op zeer hoog niveau aan op bedrijfsprocessen. Hoe deze ook zijn georganiseerd, het gebruiksgemak blijft bestaan. Bij het continu doorontwikkelen van onze eigen software blijft dit een cruciale factor. Benieuwd naar wat je de komende tijd van ons mag verwachten op innovatiegebied? We praten je graag bij in deze blog.
Artikel lezen

123