Hendriks groep

De behoefte

Aanvankelijk werkte Hendriks groep met een andere oplossing voor het verwerken van inkoopfacturen. Deze kende de nodige beperkingen. Het gevolg was dat de verwerking, goedkeuring én archivering van facturen niet optimaal was. Bovendien vond Hendriks groep het lastig om klantinformatie up-to-date te houden. Het kwam vaker dan eens voor dat een factuurbedrag op een oud bankrekeningnummer terechtkwam, omdat de nieuwe gegevens niet in het systeem waren opgenomen. Dat moest en kon beter. Hendriks groep ging op zoek naar een oplossing die de papierstroom zou verminderen én de gegevens van toeleveranciers zou controleren.

De oplossing

Allereerst stapte Hendriks groep over op een nieuw ERP-systeem, 4PS. Aangezien Whitevision en 4PS een nauw partnerschap hebben, vroeg Hendriks groep een demo aan van de inkoopfactuurverwerkingsoplossing. Om deze écht in actie te kunnen zien gaf het bedrijf 31 ‘lastige’ facturen mee – het oude systeem had deze niet herkend. Tijdens de demo bleek dat Whitevision 30 van deze facturen zonder problemen kon verwerken. De hoge herkenningsgraad én de kennis en kunde van Whitevision gaven de doorslag: Hendriks groep besloot de oplossing te implementeren.

De voordelen van Whitevision

Als Barry Whitevision met de werkwijze van 5 jaar geleden vergelijkt, ziet hij een enorm verschil. “Destijds verwerkten we inkoopfacturen grotendeels handmatig. Voor ons zijn facturen doorgaans omvangrijk: ze bestaan uit meerdere pagina’s en hebben meestal bijlages, zoals pakbonnen. Wanneer we 25 kantjes hadden geniet, gingen de pakketjes via interne post naar de goedkeurders. Vaak kwamen ze in bakjes terecht en raakten ze weg – met boze leveranciers tot gevolg. Waren de facturen eenmaal geaccordeerd en betaald, dan moesten we ze ook nog handmatig opruimen.”

Al die handelingen zijn met Whitevision overbodig geworden. “Nu komen de facturen binnen in een aparte mailbox. Hierin bekijk ik even of de binnengekomen berichten daadwerkelijk facturen bevatten – soms zit er een spambericht of betalingsherinnering tussen. Het systeem scant de factuur, herkent de gegevens en stelt vast om welke leverancier het gaat. Dat gebeurt allemaal in de cloud; ik hoef daar niets voor te doen. Na de verwerking bij de administratie gaat de factuur rond in de organisatie middels de Whitevision Workflow. Zo kunnen goedkeurders gemakkelijk een controle doen op de kosten en de factuur accorderen. En facturen raken nooit meer weg!”

Loopt Barry eens tegen een vraag of probleem aan, dan kan hij terugvallen op een team van experts. “Zo’n issue schiet ik in via het klantportaal van Whitevision. Kort daarna word ik gebeld en verder geholpen. Dat werkt heel prettig, zeker omdat Whitevision een behoorlijk aantal medewerkers heeft die stuk voor stuk gespecialiseerd zijn in hun vak. Bovendien biedt de organisatie uitstekende service. Over het algemeen is het team jong, dynamisch en informeel. Daar heb ik een klik mee. Whitevision verkoopt geen gebakken lucht en heeft een hands-on-mentaliteit. Die benadering past heel goed bij ons bedrijf.”

Als je het Barry vraagt, blijft Hendriks groep zeker met Whitevision werken. “We gaan meerdere bedrijven aan de oplossing koppelen. Het mooie is dat Whitevision zich continu met innovatie bezighoudt. Als klant mogen wij daarin meedenken. In de toekomst zal ik zeker gebruikmaken van deze mogelijkheid. Het is prettig dat Whitevision hiervoor openstaat. Zo blijf je immers met frisse ogen naar de zaken kijken – en dat is heel belangrijk.”

Zou Barry Whitevision aanbevelen aan andere bedrijven? “Absoluut. Je werkt met een solide club én een bewezen oplossing. De koppeling draait al bij zoveel klanten succesvol. Je kunt er gewoon van uitgaan dat de integratie met 4PS Construct uitstekend werkt!”