Zwaluwe Bouw

De behoefte

Omdat Zwaluwe Bouw regelmatig facturen in pdf-formaat en in papieren vorm bleef ontvangen, ging het bedrijf op zoek naar een mogelijkheid om dergelijke facturen óók digitaal te kunnen verwerken – het liefst op een zo eenvoudig mogelijke manier en met behulp van OCR. Zwaluwe Bouw is als deelnemer aangesloten bij Ketenstandaard en verwerkt bulkfacturen van de groothandel al enkele jaren middels de DICO-Standaard. Hoewel dit heeft gezorgd voor een verlichting in de werkdruk, bleek in de praktijk dat met name de kleinere leveranciers en verenigingen nog niet met deze standaard werken.

De oplossing

De voordelen van Whitevision

Voor collega-bouwbedrijven heeft Zwaluwe Bouw het advies: “Schaf altijd een combinatie van de DICO-Standaard en een OCR-oplossing aan. Het is namelijk niet realistisch om te verwachten dat je 100% van de facturen in XML-formaat ontvangt. Ga dus gewoon met deze combinatie aan de slag!”

Zwaluwe Bouw kan zich een werkwijze zónder deze oplossing niet meer voorstellen. “Alles hangt nu digitaal bij elkaar in een project of voorstel. Handmatig mappen doorzoeken om de juiste documenten of facturen te vinden is er niet meer bij.”

Tamara gelooft dat zowel grote als kleine bedrijven hier baat bij zullen hebben: “Deze combinatie-oplossing levert veel tijdbesparing en efficiëntere werkprocessen op. En ook collega’s op bouwplaatsen kunnen deze werkwijze eenvoudig oppakken. Middels de workflow ontvangen ze een melding om facturen digitaal te accorderen. Dat is even wennen, maar het werkt heel goed. Je ziet namelijk direct welke facturen er nog openstaan en wie deze moeten goedkeuren. Documenten in postvakken stoppen is verleden tijd, net als het wegraken van facturen!”

Zwaluwe Bouw streeft ernaar om uiteindelijk meerdere processen digitaal te laten verlopen. Zo zou het bedrijf bepaalde processen in het meer- of minderwerk voor kopers willen digitaliseren: “Hierbij kun je denken aan een portaal waarbinnen kopers van woningen de bouwfase en andere actuele gebeurtenissen kunnen volgen. Maar ook aan opties voor klanten om meer- of minderwerk in te voeren.

Naast het verwerken van inkoopfacturen heeft Whitevision ook oplossingen voor het digitaal inlezen van serviceaanvragen of serviceorders van opdrachtgevers, zoals woningcorporaties, die nog niet de mogelijkheid hebben om deze via het DICO-Standaard aan te leveren. Ook deze oplossingen vullen de DICO-Standaard mooi aan en leveren een enorme efficiencyslag op. Kortom, plannen voor de toekomst zijn er volop. Maar voorlopig houdt Zwaluwe Bouw het bij de effectieve, tijdbesparende combinatie van Ketenstandaard en Whitevision. “We zouden niet meer anders willen!”