Zwaluwe Bouw

Maakt gebruik van

Zwaluwe Bouw is actief in renovatie, restauratie, dagelijks onderhoud, nieuwbouw en projectontwikkeling. Het veelzijdige bedrijf hanteert een flexibele en persoonlijke aanpak waarbij de wensen van opdrachtgevers vooropstaan. Naast een betrouwbare uitvoerder van beproefde bouwmethodieken is Zwaluwe Bouw een innovatieve trendsetter wanneer het gaat om seriematige woningverbetering en resultaatgericht onderhoud. Met 110 werknemers en een jaarlijkse omzet van 45 miljoen verwerkt Zwaluwe Bouw grofweg 20.000 facturen per jaar. Naar verwachting zal dit aantal in de komende tijd alleen maar toenemen.

De behoefte

Omdat Zwaluwe Bouw regelmatig facturen in pdf-formaat en in papieren vorm bleef ontvangen, ging het bedrijf op zoek naar een mogelijkheid om dergelijke facturen óók digitaal te kunnen verwerken – het liefst op een zo eenvoudig mogelijke manier en met behulp van OCR. Zwaluwe Bouw is als deelnemer aangesloten bij Ketenstandaard en verwerkt bulkfacturen van de groothandel al enkele jaren middels de DICO-Standaard. Hoewel dit heeft gezorgd voor een verlichting in de werkdruk, bleek in de praktijk dat met name de kleinere leveranciers en verenigingen nog niet met deze standaard werken.

De oplossing

Tijdens de zoektocht naar een partij die het gebruik van ERP-pakket BouwWorks kon optimaliseren kwam Zwaluwe Bouw in contact met Whitevision. Diens OCR-oplossing kan alle aangeleverde facturen verwerken die niet in de DICO-Standaard worden opgestuurd. Daarmee vormt de oplossing een perfecte aanvulling op Ketenstandaard. Zwaluwe Bouw zag snel in dat de verwerking van inkoopfacturering met de toevoeging van de OCR-oplossing van Whitevision nog een stuk efficiënter en sneller kon verlopen. Ook zou een betere projectbewaking realiseerbaar zijn. Binnen de kortste keren besloot het bedrijf dan ook om de oplossing van de DICO-Standaard en de OCR-oplossing van Whitevision te combineren.

De voordelen van Whitevision

Alle facturen op één manier verwerken
Enorme tijdbesparing
Efficiëntere werkwijze
Alles digitaal bij de hand in het ERP-systeem
Mogelijkheid om facturen ook digitaal te routeren en accorderen

“Het digitaal en automatisch verwerken van inkoopfacturen levert niet alleen de administratie-afdeling, maar ook de projectadministratie tijdbesparing op,” vertelt Tamara van Dijk, Controller bij Zwaluwe Bouw. “Je hebt namelijk altijd en overal digitaal inzicht in je facturen.” Door de DICO-Standaard te combineren met de oplossing van Whitevision probeert het bedrijf zo optimaal en efficiënt mogelijk te werken. “Bij het verwerken van de bestanden is de foutgevoeligheid vrijwel nihil, maar het aantal leveranciers dat facturen in dit formaat aanlevert is klein. Verreweg de meeste inkoopfacturen ontvangen we in pdf- of papiervorm. Deze verwerken we al geruime tijd ook digitaal middels de scan- en OCR-oplossing van Whitevision. Het benodigde mensenwerk is niet te vergelijken met handmatig invoerwerk.”

Het grootste voordeel vindt Tamara dat de facturen beschikbaar komen in de digitale workflow, waarmee digitaal routeren mogelijk is: “Hiermee sturen we facturen digitaal door, zodat de desbetreffende collega’s deze kunnen accorderen. Op die manier houden we precies bij waar een factuur is. We zijn nooit documenten kwijt en kunnen altijd snel over informatie beschikken wanneer een externe partij hierom vraagt. Kortom, onze administratie is compleet.”

“Ons advies aan collega-bouwbedrijven? Ga met de DICO-Standaard én Whitevision aan de slag!”

Voor collega-bouwbedrijven heeft Zwaluwe Bouw het advies: “Schaf altijd een combinatie van de DICO-Standaard en een OCR-oplossing aan. Het is namelijk niet realistisch om te verwachten dat je 100% van de facturen in XML-formaat ontvangt. Ga dus gewoon met deze combinatie aan de slag!”

Zwaluwe Bouw kan zich een werkwijze zónder deze oplossing niet meer voorstellen. “Alles hangt nu digitaal bij elkaar in een project of voorstel. Handmatig mappen doorzoeken om de juiste documenten of facturen te vinden is er niet meer bij.”

Tamara gelooft dat zowel grote als kleine bedrijven hier baat bij zullen hebben: “Deze combinatie-oplossing levert veel tijdbesparing en efficiëntere werkprocessen op. En ook collega’s op bouwplaatsen kunnen deze werkwijze eenvoudig oppakken. Middels de workflow ontvangen ze een melding om facturen digitaal te accorderen. Dat is even wennen, maar het werkt heel goed. Je ziet namelijk direct welke facturen er nog openstaan en wie deze moeten goedkeuren. Documenten in postvakken stoppen is verleden tijd, net als het wegraken van facturen!”

“Volop plannen voor de toekomst”

Zwaluwe Bouw streeft ernaar om uiteindelijk meerdere processen digitaal te laten verlopen. Zo zou het bedrijf bepaalde processen in het meer- of minderwerk voor kopers willen digitaliseren: “Hierbij kun je denken aan een portaal waarbinnen kopers van woningen de bouwfase en andere actuele gebeurtenissen kunnen volgen. Maar ook aan opties voor klanten om meer- of minderwerk in te voeren.

Naast het verwerken van inkoopfacturen heeft Whitevision ook oplossingen voor het digitaal inlezen van serviceaanvragen of serviceorders van opdrachtgevers, zoals woningcorporaties, die nog niet de mogelijkheid hebben om deze via het DICO-Standaard aan te leveren. Ook deze oplossingen vullen de DICO-Standaard mooi aan en leveren een enorme efficiencyslag op. Kortom, plannen voor de toekomst zijn er volop. Maar voorlopig houdt Zwaluwe Bouw het bij de effectieve, tijdbesparende combinatie van Ketenstandaard en Whitevision. “We zouden niet meer anders willen!”