YoungCapital
In 2000 startte YoungCapital vanuit een zolderkamer als een jobboard. De toenmalige naam: Studentenwerk. Door de jaren heen startte het bedrijf meerdere labels en kreeg het steeds grotere klanten. Studentenwerk groeide uit tot recruitmentbureau YoungCapital, dat anno 2019 meer dan 16.000 kandidaten per dag aan het werk zet. Het dynamische, jonge bedrijf probeert alles nét een beetje anders te doen dan de rest: het denkt mee met klanten, hanteert korte lijntjes en schuwt een stugge hiërarchie. De open, energieke organisatiecultuur vertaalt zich in nog meer groei: YoungCapital veroverde de vijfde plek op de lijst van snelst groeiende bedrijven in 2018 en ging in drie jaar tijd van 500 naar 1.300 medewerkers.
De behoefte
In 2018 stapte YoungCapital over op een nieuw ERP-systeem: AFAS. In dit softwarepakket kon het bedrijf veel doen met betrekking tot finance en hr. Maar de crediteurenadministratie zocht naar een systeem dat specifiek gericht is op het verwerken van inkoopfacturen. Vanuit de organisatie kreeg de afdeling een belangrijke boodschap mee: ‘Welk systeem jullie ook kiezen, zorg dat jullie zoveel mogelijk in AFAS gaan doen.’
De oplossing
De crediteurenadministratie maakte een lijst met kanshebbers. Whitevision kwam het beste uit de bus: de oplossing zou goed integreren met AFAS, voldeed aan alle eisen van de afdeling en was prijstechnisch de beste optie. YoungCapital vroeg een demo aan, die een goede indruk maakte: de Whitevision-accountmanager die verantwoordelijk is voor de AFAS-koppeling, gaf een veelbelovende presentatie waarin hij liet zien hoe de oplossing voor het bedrijf zou werken.
Een van de voordelen: Whitevision koppelt zó goed met AFAS dat niemand buiten de crediteurenadministratie het gebruik van de inkoopfactuurverwerkingsoplossing zelfs maar zou opmerken. YoungCapital was overtuigd: Whitevision was een noodzakelijke en waardevolle aanvulling op het nieuwe ERP-systeem.
De voordelen van Whitevision
- Meer overzicht, tijd en efficiëntie voor de crediteurenadministratie
- Snelle maandafsluiting omdat alle cijfers direct up-to-date zijn in Whitevision én AFAS
- Zeer goede trainingsfunctionaliteit voor de SMART-OCR-software
- Standaardoplossing met uitgebreide functies zoals: transitorisch boeken
- Snel aan de slag met de oplossing na een uitstekende implementatie en een tweedaagse training
“Whitevision biedt overzicht en bespaart ons veel tijd,” zegt Bob Lut, teamlead finance executives. Hij geeft leiding aan de crediteurenadministratie van YoungCapital, een afdeling die ervoor zorgt dat alle betalingen tijdig worden gedaan. “Whitevision zet alle facturen in AFAS, waar een procuratieschema wordt opgestart. Hierin staat aangegeven wie welke factuur mag goedkeuren. De oplossing is heel simpel en effectief ingericht.
Als je in AFAS iets wijzigt, wordt dit binnen enkele ogenblikken overgenomen in Whitevision. En wanneer we een boeking aanmaken in Whitevision, wordt deze meteen in AFAS gezet. Zo zijn alle cijfers direct up-to-date.” Een groot voordeel voor YoungCapital, omdat de crediteurenadministratie afsluit per maand: “Dat kunnen we nu véél sneller doen. Met Whitevision staan alle kosten meteen waar ze moeten staan. Bij veel andere systemen is dat soort informatie pas zichtbaar nadat iedereen een factuur heeft goedgekeurd, maar wij beschikken direct over alle benodigde gegevens!”
Bob is erg tevreden over de SMART-OCR-oplossing van Whitevision: “In 95 procent van de gevallen herkent het systeem de factuurgegevens goed – van factuurdatum tot btw-bedrag en van KvK-nummer tot IBAN-nummer. In zo’n geval creëert WhiteVision een boekingsvoorstel dat wij alleen nog hoeven te controleren. Dat scheelt enorm veel tijd.”
Soms herkent het systeem de factuurdata echter niet helemaal correct. “Het komt weleens voor dat de oplossing de vervaldatum bijvoorbeeld aanziet voor de factuurdatum,” licht Bob toe. “In zo’n geval kun je het systeem trainen. Dat werkt echt fantastisch. Je selecteert de betreffende gegevens met je muis en geeft aan wat er wél moet gebeuren. Dat is voldoende training voor het systeem om het bij de volgende factuur goed te doen!”
Dat Whitevision altijd goed bereikbaar is om dit soort vragen te bespreken, vindt Bob prettig. Het supportteam heeft hij echter nog niet hoeven te contacteren. “Tot nu toe hebben we eigenlijk alleen geschakeld met de accountmanager en consultants die de oplossing hebben geïmplementeerd en ons een training hebben gegeven.” Over die training is Bob erg te spreken: “Gedurende twee dagen maakten we kennis met de functionaliteiten die Whitevision biedt. Dat was ontzettend handig, want daardoor konden we snel aan de slag met de oplossing. Bovendien hebben we zo geleerd hoe we het systeem kunnen trainen. Daar hebben we nu veel profijt van.”
Of YoungCapital voorlopig met Whitevision wil blijven werken? “Jazeker,” zegt Bob. “Soms neem je weleens een oplossing in gebruik omdat je snel aan de slag moet, terwijl je eigenlijk al weet dat je anderhalf jaar later iets anders zal moeten zoeken. Dat heb ik absoluut niet met Whitevision. De oplossing heeft geen aspecten die niet goed werken, dus ik zie geen reden om Whitevision te vervangen.”
Bob zou de oplossing dan ook zeker aanraden aan andere organisaties: “Het is gewoon een heel effectief systeem. Elke bedrijf kan er tijd mee besparen – en tijd is geld. Dat klinkt de ondernemer dus als muziek in de oren!”
