Spring naar content

Franssen Franken

Franssen Franken is dé verhuurder van bouwmachines, hoogwerkers, gereedschappen, aannemersmaterieel en (afval)containers van Limburg. Het familiebedrijf is toegankelijk en hanteert korte lijnen. Een klein, ambitieus team zorgt dat klanten service krijgen van a tot z . Als een verhuurwens niet direct te realiseren is, gaat Franssen Franken op zoek naar een oplossing.

De behoefte

Bij Franssen Franken geschiedde de inkoopfactuurverwerking nog op papier. De financiële administratie had veel werk aan het zetten van stempels, het coderen van facturen en het laten rondgaan van facturen ter fiattering. Wanneer leveranciers belden met vragen, was het lastig om de status van een factuur te achterhalen. Toen het aantal inkomende facturen toenam, was het vechten tegen de bierkaai. Franssen Franken besloot om het proces te automatiseren.

De oplossing

Een zakenrelatie was enthousiast over Whitevision en nodigde Franssen Franken uit om de oplossing eens in actie te zien. De scan- en herken-software en de workflow vielen in de smaak. Franssen Franken ging met Whitevision in gesprek. De combinatie van een demo op locatie en een gunstige offerte gaf de doorslag: Franssen Franken besloot met Whitevision in zee te gaan.

De voordelen van Whitevision

  1. Meer tijd om financiële taken op te pakken waarvoor écht mensen nodig zijn.
  2. Facturen zijn razendsnel terug te vinden in het digitale archief.
  3. Uitstekende integratie tussen Whitevision en Exact.
  4. Mogelijkheid om snel een enorme efficiëntieslag te maken omdat de OCR-software en de workflow-software zeer gebruiksvriendelijk zijn.
  5. Oplossingsgerichte supportmedewerkers lossen elk vraagstuk in rap tempo op.
“Whitevision is efficiënt en gemakkelijk in gebruik. De oplossing haalt heel veel werkdruk bij je weg!”

“Whitevision heeft voor veel efficiëntie, effectiviteit en tijd gezorgd,” zegt René Haan, hoofd administratie bij Franssen Franken. “Vroeger waren we lang bezig met het inboeken van een inkoopfactuur. En als we achteraf een factuur wilden terugvinden, moesten we hiernaar zoeken in de kast. Whitevision verwerkt facturen razendsnel en slaat deze op in een digitaal archief. Binnen twee minuten kan ik elke factuur inclusief de bijbehorende notities tevoorschijn halen. Wij hebben heel veel tijd gewonnen met de oplossing van Whitevision.”

De vrijgekomen uren kan René goed gebruiken: “Doordat Whitevision ons het invoerwerk uit handen heeft genomen, heb ik  meer ruimte om mij te buigen over financiële werkzaamheden waar je echt mensen voor nodig hebt. In het verleden kwam ik daar amper aan toe!”

“Ik hoef geen enkele inkoopfactuur meer handmatig te boeken”

Sinds Franssen Franken Whitevision in gebruik heeft genomen, heeft René een controlerende functie gekregen in het inkoopfactuurverwerkingsproces: “Wanneer we een digitale factuur binnenkrijgen per e-mail, wordt deze automatisch ingelezen in Whitevision. Wanneer ik het programma open, heeft de slimme OCR-software alle factuurgegevens reeds herkend — van crediteur tot btw-bedrag. Alle velden zijn ingevuld. Gaat het om een nieuwe leverancier, dan voeg ik even de juiste grootboekrekening aan een bepaalde regel toe. Dat hoef ik slechts één keer te doen, want het zelflerende systeem onthoudt deze handeling voor de volgende keer. Sinds we Whitevision gebruiken, heb ik geen enkele inkoopfactuur meer handmatig hoeven te boeken.”

Nadat René een factuur heeft verwerkt, gaat deze de workflow in. “Ook hiermee wordt het verwerkingsproces geautomatiseerd. Als een bepaalde collega bijvoorbeeld altijd de facturen van een specifieke crediteur moet accorderen, kan je dit van tevoren aangeven. En de workflow-software is simpel in gebruik, dus wij werken hier graag mee!”

“De integratie tussen Whitevision en Exact is uitstekend”

De koppeling tussen Whitevision en ERP-systeem Exact werkt vlekkeloos. “De integratie is uitstekend,” zegt René. “Whitevision gebruikt dezelfde omschrijvingen als Exact. Je kan de oplossing zien als een verlengstuk van het ERP-systeem.”

Dat Whitevision repeterend overtypewerk vrijwel direct elimineerde, was overigens een aangename verrassing: “Ik verwachtte dat het enkele maanden zou duren voordat we van de voordelen zouden profiteren. Maar de implementatie was kort, krachtig en effectief. De leercurve bleek niet groot — als je met Exact kan werken, heb je Whitevision ook snel onder de knie. En onze Whitevision-consultant heeft ons prima begeleid. Daardoor hebben we in rap tempo een enorme efficiëntieslag kunnen maken.”

“Whitevision gaat heel oplossingsgericht te werk”

René ervaart de samenwerking met Whitevison als zeer prettig. “In het begin heb ik diverse keren support ingeschakeld, omdat ik bepaalde vragen tegenkwam,” vertelt hij. “Whitevision reageert ontzettend snel en goed. De medewerkers gaan heel oplossingsgericht te werk. Daardoor is geen enkele vraag onbeantwoord gebleven.”

Volgens René is Whitevision in alle opzichten gefocust: “Er is niets wat niet kan. Whitevision doet er echt álles aan om het inkoopfactuurverwerkingsproces te vergemakkelijken, zodat je meer tijd overhoudt voor cruciale taken. De oplossing is dan ook ongelooflijk efficiënt.”

Of René Whitevision zou aanbevelen aan andere bedrijven? “Absoluut. Ik zou iedereen adviseren om het handmatige proces overboord te gooien en voor Whitevision te kiezen. Je zal zo’n verlichting voelen qua werkdruk. Ik ben dusdanig enthousiast over de oplossing dat Whitevision in de toekomst nog wel een grotere rol zou kunnen gaan spelen binnen onze organisatie. Wij benutten nog niet alle functionaliteiten — en we behalen nu al veel voordeel!”

Sfeerfoto Malou - Renee

Wil jij jouw proces slimmer inrichten?

maart 2024

Inkomende documenten verwerken: wat is de volgende stap? Op naar de toekomst!

Repeterend werk en handmatige handelingen wil je zoveel mogelijk beperken. Want daarmee haal je niet het meeste uit jezelf. Bovendien werk je zo ook niet erg efficiënt. Wat als je dit soort taken allemaal kunt automatiseren, zodat je veel meer tijd overhoudt voor werk waarvan je gelukkiger wordt en waarmee je meer waarde toevoegt voor de organisatie? Die gedachte vormt de basis voor het (door)ontwikkelen van onze oplossingen. De gebruiker staat voor ons centraal: deze moet altijd eenvoudig met een systeem kunnen werken. Daarom sluiten onze oplossingen op zeer hoog niveau aan op bedrijfsprocessen. Hoe deze ook zijn georganiseerd, het gebruiksgemak blijft bestaan. Bij het continu doorontwikkelen van onze eigen software blijft dit een cruciale factor. Benieuwd naar wat je de komende tijd van ons mag verwachten op innovatiegebied? We praten je graag bij in deze blog.
Artikel lezen
maart 2024

Wat is een UBL-factuur en welke verwerkingsuitdagingen horen hierbij?

De term ‘UBL-factuur’ hoor je in toenemende mate vallen. UBL is een beweging in opkomst. Het onderwerp is begin dit jaar stevig op de kaart gezet toen de overheid toeleveranciers verplichtte om facturen digitaal aan te leveren in UBL-formaat. Wij vinden dit een heel mooi initiatief en omarmen het dan ook. Aangezien WhiteVision organisaties helpt efficiënter te werken, roept zo’n standaard ook de nodige nieuwsgierigheid bij ons op. Om onze oplossing aan te passen aan UBL hebben we ons in het onderwerp verdiept. Wat is een UBL-factuur? Met welke uitdagingen heb je te maken als je een UBL-factuur wilt verwerken? En hoe ga je deze te lijf? We vertellen het je allemaal in deze blog.
Artikel lezen
maart 2024

Workflowsysteem: werk makkelijker samen met je collega’s

Het verwerken van inkomende documenten is een omslachtige taak. Een goede samenwerking tussen personen en verschillende teams is cruciaal. Een digitaal workflowsysteem bespaart je tijd en verhoogt de efficiëntie. In deze blog vertellen we je wat dit is, welke problematiek je hierbij tegenkomt en – het allerbelangrijkst – hoe een goede workflow eruitziet.
Artikel lezen

123