Wat is de digitale bewaartermijn van facturen (voor bedrijven)? En is dit AVG-proof?
Facturen digitaal bewaren is ontzettend handig. Met een digitaal archief ben je immers af van de papieren rompslomp die tot veel repeterende handmatige handelingen leidt: van printwerk tot het archiveren van inkoopfacturen in mappen. Bovendien is het veel gemakkelijker om een factuur terug te vinden in een digitaal archief. Werk je met een goede oplossing voor digitale factuurverwerking, dan kun je de betreffende factuur met één druk op de knop tevoorschijn halen. De vraag is: hoe lang moet je facturen digitaal bewaren? En is dit eigenlijk wel AVG-proof?
Facturen digitaal bewaren: bewaartermijn en -wijze
Wanneer het om facturen gaat, stelt de Belastingdienst bepaalde voorwaarden aan de bewaartermijn en -wijze. Het is cruciaal dat je deze goed doorleest en dat je je hieraan houdt. Je financiële administratie moet je namelijk op een specifieke manier en gedurende een bepaalde periode bewaren. De wettelijke bewaarplicht voor bedrijven ligt tussen de 7 en 10 jaar.
Als je de regels zo doorleest, doemt er misschien gauw een nieuwe vraag op: mag je facturen digitaal bewaren? Dat hangt er vanaf hoe je het aanpakt. Als je facturen alléén digitaal wilt opslaan, is het bijvoorbeeld – evenals als bij een papieren archief – verplicht om elke factuur plus de communicatie daarover 7 jaar lang te bewaren. Daarmee ben je er overigens nog niet: je moet er namelijk ook voor zorgen dat alle documentatie integer en goed leesbaar is.
Wil je facturen digitaal bewaren, dan is het raadzaam om de wettelijke ins en outs te bestuderen.
Wat heeft een digitaal archief voor facturen te maken met de AVG?
Heb je de nodige stappen genomen om te voldoen aan de verplichtingen die de Belastingdienst stelt omtrent de bewaartermijn? Dan ben je nog niet klaar. Tegenwoordig heb je ook te maken met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Op facturen staat immers persoonlijke informatie. En er is al sprake van de verwerking van persoonsgegevens zodra je – al dan niet door een computersysteem te gebruiken – feitelijke invloed of macht kunt uitoefenen over de betreffende gegevens. Of je dit daadwerkelijk doet, maakt niet uit.
Wil je facturen digitaal bewaren, dan moet je je zeker bezighouden met de AVG. Want in het kader van deze wet zou je het volgende kunnen stellen: bij het gebruik van een oplossing voor inkoopfactuurverwerking verwerk je gegevens door middel van doorzending, aangezien persoonsgegevens door de software worden gehaald om vervolgens te worden doorgestuurd naar de klant.
Verantwoordelijke en verwerker: wie heeft welke rol bij inkoopfactuurverwerking?
Wanneer je je in de AVG verdiept, kom je al snel de termen ‘verantwoordelijke’ en ‘verwerker’ tegen. Wil je facturen digitaal bewaren, dan is het belangrijk om te weten hoe de rolverdeling is bij het automatische inkoopfactuurverwerkingsproces. We geven een korte toelichting!
- De verantwoordelijke is degene die het doel en de middelen van verwerking vastlegt vanuit een formeel-juridische bevoegdheid. Er wordt gesproken van een ‘persoon’, maar dit is niet per definitie degene die feitelijk de beslissingen neemt. De verantwoordelijke kan ook een rechtspersoon of bestuursorgaan zijn.
- De verwerker is degene die ten behoeve van de verantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt. Deze persoon staat niet onder rechtstreeks gezag van de verantwoordelijke.
Laten we bij wijze van voorbeeld eens kijken naar de inkoopfactuurverwerkingsoplossing van WhiteVision. Hierbij wordt de klant van rechtswege doorgaans beschouwd als de verantwoordelijke, omdat deze de eigenaar van de gegevens is. WhiteVision wordt gezien als de verwerker, omdat het de gegevens voor klanten verwerkt zonder onder hun gezag te staan.
Hoe kun je facturen digitaal bewaren in overeenstemming met de AVG?
Het makkelijkst is om voor OCR-software te kiezen waarbinnen de zaken goed geregeld zijn. Een oplossing die AVG-proof is, neemt je een hoop regelwerk uit handen. Hoe ziet zo’n oplossing eruit? Simpel: de aanbieder heeft ervoor gezorgd dat de gegevensverwerking volledig aan de AVG voldoet én houdt rekening met continue aanscherpingen en aanvullingen.
Kortom, kies voor een solide inkoopfactuurverwerkingsoplossing van een betrouwbare aanbieder, wees goed geïnformeerd over jouw AVG-plichten en neem de bewaartermijn voor je financiële administratie in acht. Dan kun je jouw inkomende facturen digitaal bewaren!
