Mag je facturen digitaal bewaren?

1. Kies voor een goede scan- en herken-oplossing

Wil je facturen digitaal bewaren, dan is het cruciaal om de integriteit van alle documenten te bewaken. Dat begint met slimme OCR-software. Deze zorgt voor een goede herkenning van inkoopfacturen én alle bijbehorende e-mails en bonnen. Het credo: hoe beter je scan- en herken-oplossing, hoe leesbaarder de gescande documenten.

2. Zorg ervoor dat alle benodigde documenten direct oproepbaar zijn

‘Authenticiteit’ is een sleutelwoord wanneer je werkt met een digitaal archief. In dat kader is het belangrijk dat je bij het verwerken van een inkoopfactuur de pdf-versie én alle bijbehorende e-mails en bonnen aan de boeking hangt. Deze bundel documenten waarborgt de authenticiteit van de pdf. Daarnaast moeten alle gegevens – van crediteurgegevens tot factuurdata – direct oproepbaar zijn. Denk hier goed over na vóórdat je een digitaal archief aanlegt. Want hoe zuiverder je alle gegevens bewaart, hoe zuiverder je processen verlopen. Een goed systeem kan je hier aanzienlijk bij helpen.

3. Bewaar alles op één plek

Wanneer je de leesbaarheid en authenticiteit hebt gewaarborgd, moet je ervoor zorgen dat je alle geboekte inkoopfacturen op 1 plek in je ERP-systeem bewaart. Je fysieke ‘opslagplaats’ (kasten vol mappen met facturen) verdwijnt, wat betekent dat de digitale variant daarop goed geordend moet zijn. Waar het om gaat is dat je alles beheersbaar houdt: moet je een inkoopfactuur en alle notities daarover vier jaar later terugvinden, dan zou dit slechts 1 muisklik moeten kosten. De meeste ERP-systemen bieden hiervoor wel opties, maar die zijn vaak beperkt of niet zo gebruiksvriendelijk. Inkoopfactuurverwerking is namelijk een randproces voor de ERP-leverancier. Wil je facturen digitaal bewaren, dan kan aanvullende software zoals die van Whitevision dit een stuk gemakkelijker maken.

4. Besteed aandacht aan back-ups

Hoe goed je beveiliging ook is en hoeveel moeite je ook doet om fraude te voorkomen en phishingmails te ondervangen, elk systeem kan crashen. Facturen digitaal bewaren kan dus alléén als je zorgt voor zeer goede back-ups. Natuurlijk kun je hier zelf allerlei maatregelen voor treffen, maar dat is vaak een complexe en tijdrovende bezigheid. Het alternatief: een cloudoplossing die alle back-ups automatisch verzorgt.