YoungCapital

Im Jahr 2000 begann YoungCapital in einem Dachzimmer als Jobbörse – damals noch unter dem Namen „Student Work“. Im Laufe der Jahre brachte das Unternehmen mehrere Marken auf den Markt und gewann immer größere Kunden. Aus Studentenwerk wurde die Personalvermittlungsagentur YoungCapital, die im Jahr 2019 täglich über 16.000 Kandidat*innen im Einsatz hatte. Das dynamische, junge Unternehmen macht vieles bewusst anders als der Rest: Es denkt mit seinen Kunden mit, pflegt kurze Kommunikationswege und verzichtet auf starre Hierarchien. Diese offene, energiegeladene Unternehmenskultur zahlt sich aus: YoungCapital belegte 2018 den fünften Platz auf der Liste der am schnellsten wachsenden Unternehmen und wuchs in nur drei Jahren von 500 auf 1.300 Mitarbeitende.

Der Bedarf

Im Jahr 2018 wechselte YoungCapital auf ein neues ERP-System: AFAS.
Mit diesem Softwarepaket konnte das Unternehmen viele Aufgaben im Bereich Finanzen und Personal abbilden. Doch die Kreditorenbuchhaltung war auf der Suche nach einem spezialisierten System für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Dabei erhielt die Abteilung eine klare Vorgabe aus der Organisation:
„Welches System ihr auch wählt – stellt sicher, dass ihr so viel wie möglich direkt in AFAS erledigt.“

Die Lösung

Die Kreditorenbuchhaltung von YoungCapital stellte eine Liste möglicher Anbieter zusammen.
Whitevision setzte sich klar an die Spitze: Die Lösung ließ sich hervorragend in AFAS integrieren, erfüllte alle Anforderungen der Abteilung und war auch preislich die beste Option. Daraufhin forderte YoungCapital eine Demo an – und war beeindruckt: Der zuständige Whitevision-Account-Manager für die AFAS-Anbindung präsentierte überzeugend, wie die Lösung im Unternehmen eingesetzt werden kann. Ein besonderer Vorteil: Whitevision ist so nahtlos mit AFAS verknüpft, dass außerhalb der Kreditorenbuchhaltung niemand bemerkt, dass überhaupt ein separates System zur Rechnungsverarbeitung im Einsatz ist. YoungCapital war überzeugt: Whitevision ist eine notwendige und wertvolle Ergänzung zum neuen ERP-System.

Die Vorteile von Whitevision

Mehr Übersicht, Zeit und Effizienz für die Kreditorenbuchhaltung
Schneller Monatsabschluss, da alle Zahlen in Whitevision und AFAS sofort aktuell sind
Sehr gute Schulungsfunktionen für die SMART-OCR-Software
Standardlösung mit erweiterten Funktionen wie: Transitbuchung
Nach einer ausgezeichneten Implementierung und einer zweitägigen Schulung sind Sie schnell einsatzbereit.

„Whitevision verschafft uns Überblick und spart enorm viel Zeit“, sagt Bob Lut, Teamleiter der Finanzbuchhaltung. Er leitet bei YoungCapital das Kreditoren-Team – eine Abteilung, die dafür sorgt, dass alle Zahlungen pünktlich erfolgen. „Whitevision bringt alle Rechnungen ins System AFAS, wo automatisch ein Genehmigungsworkflow startet. Dort ist genau hinterlegt, wer welche Rechnungen freigeben darf.
Die Lösung ist sehr einfach und effektiv eingerichtet: Wenn wir in AFAS etwas ändern, wird das innerhalb weniger Augenblicke in Whitevision übernommen. Und wenn wir einen Buchungssatz in Whitevision erstellen, wird dieser sofort in AFAS übernommen. So sind alle Zahlen immer auf dem neuesten Stand.“
Ein großer Vorteil für YoungCapital, denn die Kreditorenbuchhaltung wird monatlich abgeschlossen:
„Das geht jetzt deutlich schneller. Mit Whitevision landen alle Kosten sofort dort, wo sie hingehören.
Bei vielen anderen Systemen sieht man solche Informationen erst, wenn alle Beteiligten eine Rechnung freigegeben haben – aber wir haben die nötigen Daten sofort zur Hand!“

"Die OCR-Schulungsfunktion von Whitevision funktioniert wirklich hervorragend."

Bob ist sehr zufrieden mit der SMART-OCR-Lösung von Whitevision:
„In 95 Prozent der Fälle erkennt das System die Rechnungsdaten korrekt – vom Rechnungsdatum über den Mehrwertsteuerbetrag bis hin zur Handelsregisternummer und IBAN. In solchen Fällen erstellt Whitevision einen Buchungsvorschlag, den wir nur noch überprüfen müssen. Das spart enorm viel Zeit.“ Manchmal erkennt das System das Rechnungsdatum jedoch nicht ganz richtig. „Es kommt gelegentlich vor, dass das Fälligkeitsdatum fälschlicherweise als Rechnungsdatum erkannt wird“, erklärt Bob. „In solchen Fällen kann man das System trainieren – und das funktioniert wirklich hervorragend. Man markiert die relevanten Daten mit der Maus und gibt an, was korrekt wäre. Diese einfache Aktion reicht bereits aus, damit das System es bei der nächsten Rechnung richtig macht.“ Bob schätzt besonders, dass Whitevision bei Fragen jederzeit ansprechbar ist – allerdings musste er den Support bislang noch gar nicht kontaktieren: „Bisher standen wir nur im Austausch mit dem Account Manager und den Beratern, die die Lösung bei uns eingeführt und uns geschult haben.“ Mit der Schulung ist Bob ebenfalls sehr zufrieden: „An zwei Tagen haben wir alle wichtigen Funktionen von Whitevision kennengelernt. Das war unglaublich hilfreich, denn so konnten wir direkt mit dem System loslegen. Außerdem haben wir gelernt, wie man es richtig trainiert – und davon profitieren wir heute enorm.“

"Whitevision in einem Begriff? 'Plug and Play.' Die Lösung ist schnell, effektiv, macht Spaß und spart Zeit!"

Möchte YoungCapital vorerst weiter mit Whitevision arbeiten? „Auf jeden Fall“, sagt Bob. „Manchmal entscheidet man sich für eine Lösung, weil man schnell loslegen muss – obwohl man insgeheim schon weiß, dass man in anderthalb Jahren etwas Neues suchen wird. Bei Whitevision habe ich dieses Gefühl überhaupt nicht. Die Lösung funktioniert rundum zuverlässig, es gibt keine Punkte, die nicht gut laufen – also sehe ich keinen Grund, Whitevision zu ersetzen.“ Bob würde die Lösung daher auch anderen Organisationen empfehlen: „Es ist einfach ein sehr effektives System. Jedes Unternehmen kann damit Zeit sparen – und Zeit ist Geld. Das klingt also wie Musik in den Ohren jedes Unternehmers!“