Warum nehmen Einkäufe vor Ort viel Zeit der Bauunternehmen in Anspruch? Auf zur Prozessoptimierung!

Einkäufe vor Ort: geringer Einkaufswert, viel Verwaltungsaufwand

Lassen Sie uns zunächst einen genaueren Blick auf den Prozess werfen. Hin und wieder stellt der Bauleiter fest, dass zusätzliche Materialien benötigt werden. In diesen Fällen muss er eine Bestellung aufgeben. Ein Telefonanruf, eine WhatsApp-Nachricht oder eine Webshop-Bestellung später ist das Projekt fast wieder im Plan. Der Großhändler bearbeitet die Bestellung, und die Artikel werden kurz darauf geliefert. Der Vorgesetzte unterschreibt den Lieferschein, bewahrt ihn auf und arbeitet weiter an dem Projekt.

Aber der Verwaltungsaufwand fängt erst an. Sobald die Finanzabteilung die Rechnung erhält (was oft erst ein oder zwei Wochen später der Fall ist), müssen Sie eine Menge zeitraubender Recherchen anstellen.

Normalerweise senden die Vorgesetzten alle Lieferscheine einmal pro Tag oder Woche an die Finanzabteilung. Die Finanzabteilung speichert diese Dokumente in einem digitalen Ordner oder einer physischen Quittungsbox. Wenn Sie die Rechnung erhalten, müssen Sie den richtigen Lieferschein ausfindig machen, um zu überprüfen, ob die Rechnung mit den gelieferten Artikeln übereinstimmt. Leider läuft dieser Prozess nicht immer reibungslos ab. Manche Lieferscheine enthalten zum Beispiel keinen Bestellbezug. Und manchmal befindet sich der Lieferschein noch auf der Baustelle. Oder, noch schlimmer, er ist nirgends zu finden.

Wenn Sie diese Hindernisse endlich überwunden haben, müssen Sie den Preis überprüfen. Wenn Ihr Unternehmen Jahresverträge mit Lieferanten abschließt, müssen Sie einen Blick auf die Preisliste werfen. Das Problem ist, dass es sich dabei in der Regel um ein umfangreiches Dokument handelt. Oft ist es unmöglich, es für jeden Artikel zu durchforsten. Das bedeutet, dass Sie gezwungen sind, eine stichprobenartige Preisüberprüfung durchzuführen, nach der Sie die Rechnung im System buchen.

Wie sieht der ideale Bearbeitungsprozess aus?

Gegenwärtig nimmt der Einkauf vor Ort viel Zeit und Mühe in Anspruch. Was sind die Elemente eines effizienten Bearbeitungsprozesses? Hier ist eine Liste, die den idealen Prozess umreißt!

1. Bestätigen Sie den Empfang sofort
   

   Wenn die Sendungen zugestellt werden, bestätigt der Vorgesetzte den Empfang sofort, vorzugsweise auf einfache Weise – zum Beispiel über eine App. Das bedeutet, dass Lieferscheine auf Papier nicht mehr notwendig sind.

2. Automatisierte Preisüberprüfung
   

   Ein zuverlässiges System vergleicht automatisch die Rechnungspreise mit den getroffenen Vereinbarungen. Abweichungen werden sofort sichtbar gemacht, so dass Sie den Überblick behalten und bei Bedarf leicht Anpassungen vornehmen können.

3. Effiziente Rechnungskodierung
   

   Basierend auf den bestellten Artikeln verknüpft dasselbe System Rechnungen automatisch mit den richtigen Ledgern und Kostenstellen. Es prüft jede einzelne Position, um die passenden Codes zu ermitteln, so dass Sie keine Positionen zusammenfassen müssen und alle genauen Daten für den Kostenabgleich beibehalten können.

4. Schnelle, mühelose Rechnungsbearbeitung
   

   Der Prozess verläuft von der Lieferung bis zur Rechnungsbearbeitung reibungslos: Sie können Lieferungen sofort bestätigen, das System verknüpft automatisch Lieferscheine und Rechnungen, und Sie können jederzeit Abweichungen anfordern. Wenn Sie also die Rechnung erhalten, ist das keine Überraschung mehr, sondern Sie können sie sofort bearbeiten!

5. Echtzeit-Einblick in die Einhaltung von Vereinbarungen
   

   Wichtige Projektinformationen werden auf einer detaillierten Ebene gespeichert, so dass Sie problemlos Berichte erstellen können. So können Sie in Echtzeit überprüfen, ob die Lieferanten die Vereinbarungen einhalten.

6. Gelegenheit, die Bemühungen um Nachhaltigkeit zu konkretisieren
   

   Viele Bauunternehmen möchten ihre Auswirkungen auf die Menschen und das Klima überwachen und die notwendigen Maßnahmen ergreifen. Mit einem besseren Einblick in alle Aufträge verfügen Sie über wertvolle Informationen, die Ihnen helfen können, diese Auswirkungen zu steuern.

Auf zu einem schnelleren und einfacheren Bearbeitungsprozess! Aber wie soll das gehen?

Bei der Bearbeitung von Außendienstkäufen kommt es zu Engpässen. Möchten Sie diese effektiv angehen? Mit unserer Field Purchase Solution können Sie die sechs oben beschriebenen Elemente in die Praxis umsetzen. Das System automatisiert die Schritte des Prozesses, die vielen Finanzabteilungen derzeit Kopfzerbrechen bereiten.

Sind Sie neugierig auf die konkreten Vorteile, die Ihnen die Field Purchase Solution bietet?

• Zeitersparnis: Die Bearbeitung von Eingangsrechnungen im Außendienst erfordert viel weniger manuelle Arbeit.
• Verifizierung: Das System überprüft automatisch die Preise.
• Effizienz: Das System fügt automatisch Codes zu allen Rechnungspositionen hinzu.
• Einblick in Echtzeit: Sie haben jederzeit Zugriff auf Ihre Auftragsdaten, so dass Sie die Einhaltung von Vereinbarungen überprüfen und datengestützte (Management-)Entscheidungen treffen können.
• Bequemlichkeit: Der Vorgesetzte kann weiterhin wie gewohnt Bestellungen aufgeben und den Empfang problemlos bestätigen.

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