Spring naar content

Blog

  • Selecteer integratie

april 2024

Efficiënt factuurbeheer: optimaliseer je financiële proces

In de snel veranderende digitale wereld is het beheren van financiën cruciaal voor het succes van elk bedrijf. Een kerncomponent van deze financiële beheerprocessen is factuurbeheer. Een gebied dat van groot belang is voor de gezondheid van je bedrijfsvoering en een uitdaging is op het moment dat je factuurstroom toeneemt naarmate je groeit.  Efficiënt factuurbeheer gaat niet alleen over het op tijd betalen van rekeningen; het is een complex proces dat de cashflow kan verbeteren, fouten kan verminderen en kan zorgen voor betere relaties met leveranciers.
Artikel lezen
april 2024

Tijd om je aan te sluiten bij het Peppol-netwerk? Dít moet je weten!

Van steeds meer kanten hoor je over het Peppol-netwerk. Misschien ontvangt en verstuurt jouw organisatie af en toe ook al facturen via Peppol. Of je bent je momenteel aan het oriënteren op een goede ‘Peppol-aanpak’. Is dit het juiste moment voor jou om je bij het Peppol-netwerk aan te sluiten? En wat houdt dat nu eigenlijk precies in? In deze blogpost zetten we de belangrijkste ‘Peppol-feiten’ voor je op een rij!
Artikel lezen
maart 2024

Op de kunstmatige-intelligentie-trein springen? Zó profiteren inkoop en finance van AI

Op het gebied van kunstmatige intelligentie (ook wel ‘Artificial Intelligence’ of, afgekort, ‘AI’ genoemd) gebeurt ontzettend veel. Van meetings samenvatten tot video’s produceren: bots kunnen steeds meer. De tools vliegen je om de oren. En nu de wereld steeds slimmer wordt, wil jij vanuit de inkoop- of financeafdeling óók best graag op de kunstmatige-intelligentie-trein springen. Maar dan wel op zó’n manier dat je jouw werk er makkelijker mee maakt. In jouw geval betekent dit waarschijnlijk dat je repetitieve, saaie taken wilt automatiseren. Zo kan je je immers focussen op werkzaamheden die je leuk vindt en die jou meer uitdaging bieden. Maar welke mogelijkheden zijn nu écht interessant voor de inkoop- en financeafdelingen?
Artikel lezen
maart 2024

Wat is een UBL-factuur en welke verwerkingsuitdagingen horen hierbij?

De term ‘UBL-factuur’ hoor je in toenemende mate vallen. UBL is een beweging in opkomst. Het onderwerp is begin dit jaar stevig op de kaart gezet toen de overheid toeleveranciers verplichtte om facturen digitaal aan te leveren in UBL-formaat. Wij vinden dit een heel mooi initiatief en omarmen het dan ook. Aangezien Whitevision organisaties helpt efficiënter te werken, roept zo’n standaard ook de nodige nieuwsgierigheid bij ons op. Om onze oplossing aan te passen aan UBL hebben we ons in het onderwerp verdiept. Wat is een UBL-factuur? Met welke uitdagingen heb je te maken als je een UBL-factuur wilt verwerken? En hoe ga je deze te lijf? We vertellen het je allemaal in deze blog.
Artikel lezen
maart 2024

Inkomende documenten verwerken: wat is de volgende stap? Op naar de toekomst!

Repeterend werk en handmatige handelingen wil je zoveel mogelijk beperken. Want daarmee haal je niet het meeste uit jezelf. Bovendien werk je zo ook niet erg efficiënt. Wat als je dit soort taken allemaal kunt automatiseren, zodat je veel meer tijd overhoudt voor werk waarvan je gelukkiger wordt en waarmee je meer waarde toevoegt voor de organisatie? Die gedachte vormt de basis voor het (door)ontwikkelen van onze oplossingen. De gebruiker staat voor ons centraal: deze moet altijd eenvoudig met een systeem kunnen werken. Daarom sluiten onze oplossingen op zeer hoog niveau aan op bedrijfsprocessen. Hoe deze ook zijn georganiseerd, het gebruiksgemak blijft bestaan. Bij het continu doorontwikkelen van onze eigen software blijft dit een cruciale factor. Benieuwd naar wat je de komende tijd van ons mag verwachten op innovatiegebied? We praten je graag bij in deze blog.
Artikel lezen
maart 2024

Mag je facturen digitaal bewaren?

Facturen digitaal bewaren: je hoort er steeds meer over, maar je kampt met de nodige vragen. Want mag dit eigenlijk wel? En zo ja, waar begin je dan? Hoewel er voor het digitaal boeken van inkoopfacturen tegenwoordig slimme oplossingen bestaan, is het archiveringsproces binnen veel organisaties nog steeds papiergebonden. Menig financieel-administratief medewerker is anno 2019 nog altijd veel tijd kwijt aan het opbergen van inkoopfacturen in mappen, die worden bewaard in kasten op het kantoor. Zo’n papieren archief maakt het terugvinden van een factuur op een later tijdstip óók een tijdrovende taak. Herkenbaar? Dan overweeg je misschien een efficiënter alternatief: facturen digitaal bewaren. Maar waarmee moet je rekening houden als je overstapt op een digitaal archief?
Artikel lezen
maart 2024

Tekstherkenning pdf: welke softwaremogelijkheden heb je?

Met pdf’s heb je op de financiële administratie regelmatig te maken. De stroom aan inkomende documenten bevat immers veel pdf-bestanden. Het is zaak om deze op een adequate manier te verwerken. Hoe je dat doet? Door tekstherkenning toe te passen. Met goede scan- en herken-software automatiseer je het verwerkingsproces: jij hoeft geen handmatige handelingen meer te verrichten, waardoor je je kan focussen op uitdagende taken die meer waarde toevoegen voor de organisatie. Bovendien werk je efficiënter en verlaag je de foutkans, omdat de software overtypewerk elimineert. Eén kanttekening: je profiteert alléén van deze voordelen als je voor de juiste software kiest.
Artikel lezen
maart 2024

Software goedkeuring facturen: 4 kenmerken van een goed workflow-systeem

Het goedkeuren van facturen behelst een proces. Bij sommige bedrijven geschiedt dit nog geheel handmatig: zij printen papieren facturen uit om deze van bureau naar bureau te laten gaan. De meeste organisaties laten tegenwoordig echter digitale facturen rondgaan via de mail of netwerkmappen. In beide gevallen is de foutmarge erg groot. Facturen raken gemakkelijk weg of blijven te lang liggen op een bepaalde plek, waardoor je een betalingskorting misloopt. Bovendien heeft niemand goed zicht op het accorderingsproces. Dat kan anders — en wel door de goedkeuring van facturen te automatiseren middels een workflow-systeem.
Artikel lezen
maart 2024

5 trends die document-herkenning en financieel-administratieve processen zullen beïnvloeden

De wereld is er in rap tempo heel anders uit komen te zien. Technologische ontwikkelingen gingen vóór de pandemie al snel, maar door de coronacrisis zijn ze in een stroomversnelling geraakt. In het afgelopen jaar hebben organisaties verregaande automatisering massaal omarmd. Het gevolg: een reeks aan nieuwe trends op het gebied van document-herkenning en financieel-administratieve processen. Zie je door de bomen het bos niet meer? Geen probleem. Wij volgen de trends op de voet. In deze blogpost zetten we de 5 belangrijkste voor je op een rij!
Artikel lezen
maart 2024

Bewaartermijn administratie: mini-gids voor het digitaal bewaren van je boekhouding

Je administratie bewaren is geen keuze, maar een must. Het is namelijk wettelijk verplicht om alle gegevens over je bedrijf vast te leggen. Je moet deze ook over een bepaalde periode kunnen terugvinden, bijvoorbeeld bij een controle van de belastingdienst. Maar de details omtrent de wettelijke bewaarplicht zijn niet voor iedereen duidelijk. Daarom heb je de term ‘wettelijke bewaartermijn administratie’ gegoogeld. Hoe lang moet je je administratie opslaan? Hoe mag je gegevens bewaren? En op welke manier houd je je boekhouding op orde? In deze mini-gids voor het digitaal bewaren van je boekhouding vind je de antwoorden op deze vragen!
Artikel lezen
maart 2024

Workflow-tool: 5 redenen waarom je als financiële administratie niet zonder kan

Een workflow behelst de verschillende handelingen die je moet doen om een inkomend document te verwerken binnen je organisatie. Dit document kan een inkoopfactuur zijn, maar ook een pakbon, afleverbon, orderbevestiging, getekend contract of beoordelingsformulier. Verschillende collega’s moeten hier hun akkoord op geven. Maar tijdens het proces wil er nog weleens wat misgaan. Als je geen workflow-tool gebruikt, is het niet altijd duidelijk waar een document zich bevindt of wie de volgende stap moet nemen. Bovendien is het vaak lastig om achteraf vragen te beantwoorden, omdat je niet handmatig kan bijhouden wie op welk tijdstip wat heeft gedaan. Het resultaat: verwarring, een gebrek aan overzicht en veel uitzoekwerk voor de financiële administratie.
Artikel lezen
maart 2024

Wat is een XML-factuur en welke verwerkingsuitdagingen horen hierbij?

Op de financiële administratie heb je in de afgelopen jaren veel veranderingen doorlopen, vooral wanneer het gaat om inkomende documentverwerking. Verreweg de meeste bedrijven krijgen inmiddels (vrijwel) geen papieren facturen meer binnen. De inkomende factuurstroom handelen zij per mail af — meestal via een aparte facturen-mailbox. Tegelijkertijd zijn de formaten waarin facturen binnenkomen, toegenomen in diversiteit. Een pdf-bestand, een UBL-factuur (‘UBL’ staat voor ‘universal business language’) en natuurlijk een XML-factuur: je ontvangt documenten in allerlei soorten en maten. E-facturatie neemt een steeds prominentere plek in. Daardoor heb je te maken met nieuwe verwerkingsuitdagingen. Waar moet je op de financiële administratie rekening mee houden nu elektronische facturen in opkomst zijn? En hoe ga je de uitdagingen te lijf? En wat ís een XML-factuur nu eigenlijk precies?
Artikel lezen
maart 2024

Workflow: administratie-software uitgelegd in 12 statements

Repetitieve handmatige handelingen hinderen productiviteit en groei. Je kan alléén snel en efficiënt werken als je processen soepel verlopen. Door ze te automatiseren, houd je tijd over voor uitdagende taken die meer toegevoegde waarde bieden voor de organisatie. Op de financiële administratie kies je bijvoorbeeld voor een betrouwbaar ERP-pakket en OCR-software die daarmee koppelt. Maar hoe zit het met een workflow? Administratie-software is eigenlijk niet compleet zonder een goed workflow-systeem. Vooralsnog klinkt dit misschien ietwat abstract. Want wat is een workflow nu precies? In deze blogpost leggen we het uit aan de hand van 12 statements!
Artikel lezen

123