Op de kunstmatige-intelligentie-trein springen? Zó profiteren inkoop en finance van AI

Wat zijn jouw mogelijkheden? 2 voorbeelden

Stel, je ontvangt een inkoopfactuur van leverancier X. Jouw herkenningssoftware herkent de factuurgegevens en zet een boekingsvoorstel klaar. Jij wilt deze factuur boeken met uitgesplitste óf juist met samengevoegde regels. En dat geldt eigenlijk voor alle facturen van leverancier X, die je altijd boekt op het grootboek ‘kantinekosten’. Nu runt leverancier X een redelijk grote business, dus de partij die jouw herkenningssoftware levert, ziet dat andere gebruikers hetzelfde ‘boekingsgedrag’ als jij vertonen. Oftewel, er is sprake van een patroon.

Met AI is het mogelijk om dit te herkennen én om suggesties te doen. De leverancier van de herkenningssoftware kan op basis van het patroon concluderen dat jouw type organisatie een factuur van leverancier X met bepaalde kenmerken waarschijnlijk op een specifieke manier op het grootboek ‘kantinekosten’ wil boeken. Bevat jouw software een AI-assistent, dan kan deze een dergelijke suggestie doen. Daarmee maak jij je werk nog een stuk eenvoudiger en bespaar je tijd.

De mogelijkheden zijn ontzettend breed, dus we kunnen ze onmogelijk allemaal bespreken. Maar om je een beeld te geven, behandelen we nog een voorbeeld: tijdgerelateerde patronen. Als jij veel documenten goedkeurt met workflow-software, kan de leverancier van deze software jouw historische data gebruiken om proactief voorstellen te doen. Zijn er bijvoorbeeld maandelijks terugkerende facturen van een bepaalde leverancier waarop eigenlijk altijd hetzelfde bedrag en dezelfde producten of diensten staan? Dan kan een AI-assistent suggereren om deze facturen de komende vijf maanden automatisch voor je te accorderen, tenzij er sprake is van een afwijking. In het laatste geval geeft de software jou een signaal, zodat je de afwijkende factuur kan bekijken. Heel handig, want zo word jij er alleen bij gehaald wanneer dat nodig is!

AI omarmen? Graag! Maar waar begin je?