Op de kunstmatige-intelligentie-trein springen? Zó profiteren inkoop en finance van AI

Op het gebied van kunstmatige intelligentie (ook wel ‘Artificial Intelligence’ of, afgekort, ‘AI’ genoemd) gebeurt ontzettend veel. Van meetings samenvatten tot video’s produceren: bots kunnen steeds meer. De tools vliegen je om de oren. En nu de wereld steeds slimmer wordt, wil jij vanuit de inkoop- of financeafdeling óók best graag op de kunstmatige-intelligentie-trein springen. Maar dan wel op zó’n manier dat je jouw werk er makkelijker mee maakt. In jouw geval betekent dit waarschijnlijk dat je repetitieve, saaie taken wilt automatiseren. Zo kan je je immers focussen op werkzaamheden die je leuk vindt en die jou meer uitdaging bieden. Maar welke mogelijkheden zijn nu écht interessant voor de inkoop- en financeafdelingen?

De kracht van AI: patroonherkenning

De meeste inkoop- en financeteams verwerken een hele hoop inkomende documenten. Daar komt vaak veel handmatig werk bij kijken, zeker als je documentgegevens handmatig invoert. Laten we dus eens bekijken hoe je documenten slimmer kan verwerken met AI.

Met slimme herkenningssoftware kom je al een heel eind, want daarmee elimineer je overtypewerk. Maar AI heeft de potentie om het je nóg een stuk makkelijker te maken. Hoe? Via patroonherkenning. Wanneer een leverancier van herkenningssoftware patronen waarneemt in een gebruikerscommunity, kan deze het proces rondom documentverwerking (met de verkregen inzichten) nog eenvoudiger en minder foutgevoelig maken.

Wat zijn jouw mogelijkheden? 2 voorbeelden

Stel, je ontvangt een inkoopfactuur van leverancier X. Jouw herkenningssoftware herkent de factuurgegevens en zet een boekingsvoorstel klaar. Jij wilt deze factuur boeken met uitgesplitste óf juist met samengevoegde regels. En dat geldt eigenlijk voor alle facturen van leverancier X, die je altijd boekt op het grootboek ‘kantinekosten’. Nu runt leverancier X een redelijk grote business, dus de partij die jouw herkenningssoftware levert, ziet dat andere gebruikers hetzelfde ‘boekingsgedrag’ als jij vertonen. Oftewel, er is sprake van een patroon.

Met AI is het mogelijk om dit te herkennen én om suggesties te doen. De leverancier van de herkenningssoftware kan op basis van het patroon concluderen dat jouw type organisatie een factuur van leverancier X met bepaalde kenmerken waarschijnlijk op een specifieke manier op het grootboek ‘kantinekosten’ wil boeken. Bevat jouw software een AI-assistent, dan kan deze een dergelijke suggestie doen. Daarmee maak jij je werk nog een stuk eenvoudiger en bespaar je tijd.

De mogelijkheden zijn ontzettend breed, dus we kunnen ze onmogelijk allemaal bespreken. Maar om je een beeld te geven, behandelen we nog een voorbeeld: tijdgerelateerde patronen. Als jij veel documenten goedkeurt met workflow-software, kan de leverancier van deze software jouw historische data gebruiken om proactief voorstellen te doen. Zijn er bijvoorbeeld maandelijks terugkerende facturen van een bepaalde leverancier waarop eigenlijk altijd hetzelfde bedrag en dezelfde producten of diensten staan? Dan kan een AI-assistent suggereren om deze facturen de komende vijf maanden automatisch voor je te accorderen, tenzij er sprake is van een afwijking. In het laatste geval geeft de software jou een signaal, zodat je de afwijkende factuur kan bekijken. Heel handig, want zo word jij er alleen bij gehaald wanneer dat nodig is!

“What’s in it for me?” De voordelen van AI voor inkoop en finance

Bovenstaande voorbeelden illustreren eigenlijk al hoe je op de inkoop- en financeafdeling profiteert van AI. Je kan handmatige werkzaamheden nóg meer reduceren, waardoor je efficiënter werkt en tijd bespaart. Door repetitief werk verder te automatiseren, leg je een nog sterkere focus op uitdagende taken die je leuk vindt om op te pakken.

Er kleeft nog een voordeel aan AI, dat misschien minder voor de hand ligt maar wel héél belangrijk is: je krijgt dingen voor elkaar die je zelf niet had kunnen bedenken. In bijna al je processen zijn patronen waar te nemen. Maar de handelingen die je verricht, zijn zó’n automatisme geworden dat je je daar meestal niet van bewust bent. Soms is dat jammer, want met een optimalisatieslag kan je veel eenvoudiger en sneller werken. AI helpt je dat te beseffen. En daardoor kan het makkelijker zijn om de zaken anders en beter aan te pakken!

AI omarmen? Graag! Maar waar begin je?

Ben jij er klaar voor om je eerste schreden op AI-gebied te zetten? De kunst is om in kleine stappen aan de slag te gaan met kunstmatige intelligentie. Er is ontzettend veel beschikbaar en er is nóg meer mogelijk. Dat is mooi, maar daardoor is het ook lastig om te zien wat AI op de lange termijn voor jou kan betekenen. Kijk dus eerst alléén binnen jouw vakgebied. Wat zijn jouw opties? En welke tools zijn relevant voor inkoop- en financeteams?

Bij Whitevision houden wij ons actief bezig met deze vragen. Binnenkort introduceren we een AI-gedreven assistent, SAM, die suggesties zal doen aan onze gebruikers om handelingen op basis van repeterend gedrag te automatiseren.

Altijd als eerste op de hoogte blijven? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief of volg ons op LinkedIn.