Vereinfachen Sie Ihren Genehmigungsprozess
Oft müssen mehrere Mitarbeitende innerhalb einer Organisation ein Dokument genehmigen, bevor der nächste Schritt erfolgen kann. Der Freigabeprozess ist dabei häufig mit zusätzlichen Aufgaben verbunden – etwa dem Erstellen von Kopien, dem Pflegen von Excel-Listen oder dem Weiterreichen von Aktenordnern. Das macht ihn nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig.
Mit unserem Workflow stellen wir sicher, dass Dokumente digital an die zuständigen Personen weitergeleitet werden, sodass sie sie schnell und unkompliziert freigeben können. Der gesamte Prozess läuft vollständig digital ab. Die Whitevision-Smartphone-App ermöglicht es Ihnen, die Workflow-Software jederzeit und überall zu nutzen. Die Freigabe eines Dokuments per App wird für alle Nutzerinnen und Nutzer zum Kinderspiel!
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Laden Sie das Whitepaper Die Zukunft der Rechnungsbearbeitung im Einkauf herunter und entdecken Sie die Vorteile für Ihr Unternehmen.
Unsere Lösung enthält alle Funktionen, die Sie von moderner Workflow-Software erwarten dürfen. Sie können zum Beispiel festlegen, dass Dokumente bestimmter Kategorien – wie z. B. Tankrechnungen – immer bestimmten Mitarbeitenden zur Freigabe vorgelegt werden. Diese Regel müssen Sie nur einmal einrichten – danach werden die betreffenden Dokumente automatisch an die vorgesehenen Personen weitergeleitet.
Neugierig auf weitere praktische Funktionen, die die Freigabe von Eingangsrechnungen vereinfachen? Hier ein Überblick:
- Automatische Benachrichtigungen über Dokumente, die zur Freigabe anstehen.
- Freigabe über Desktop, Laptop, Smartphone oder Tablet mit der Whitevision-Smartphone-App.
- Zugriff auf Ihre persönliche Historie, z. B. um neue Rechnungen schnell mit älteren zu vergleichen.
- Integration eines Zeichnungslimits (Prokura) ins Workflowsystem – so können Sie Rechnungen bis zu einem bestimmten Betrag selbst freigeben. Höhere Beträge werden automatisch an berechtigte Kolleginnen oder Kollegen weitergeleitet.
So einfach kann Ihr Arbeitsprozess aussehen:
Sammeln
Beginnen Sie mit der Dokumentenverarbeitung, indem Sie E-Mails, PDFs oder XML-Dokumente automatisch einlesen lassen.
Schnelle Buchung und Genehmigung
Mit unserer Lösung profitieren Sie von der schnellen und vollständigen Verbuchung von Kopf- und Positionsdaten sowie der digitalen Freigabe von Dokumenten.
Integration in Ihr System
Durch die Integration mit Ihrem Softwaresystem werden sowohl die Buchungsinformationen als auch das Belegbild schnell verarbeitet.
Freigeben funktioniert mit smarten Features
Häufig gestellte Fragen
Hilft mir Whitevision auch bei der Genehmigung von Dokumenten?
Für die digitale Weiterleitung, Prüfung und Genehmigung von Dokumenten bieten wir eine praktische Workflow-Software. Diese ist in allen Varianten enthalten. So ist Ihr Genehmigungsprozess stets überschaubar, transparent und einfach.
Wie genau erleichtert mir Whitevision die Bearbeitung eingehender Dokumente?
Wir bieten eine bequeme Cloud-Lösung, um die Sie sich nicht kümmern müssen. Hosting und automatische Software-Updates sind in der monatlichen Gebühr enthalten.
Darüber hinaus verfügt Whitevision über Schnittstellen zu verschiedenen ERP-Systemen. Dank unserer engen Partnerschaften mit verschiedenen ERP-Anbietern bieten wir weitreichende Integrationen. Dies ermöglicht Ihnen eine reibungslose und einfache Verarbeitung eingehender Dokumente.
Wie kann ich den Prozess der Bearbeitung eingehender Dokumente noch einfacher gestalten?
Verbringen Sie zum Beispiel viel Zeit mit der Bearbeitung der überwältigenden Flut eingehender E-Mails? Der SMART E-Mail Handler nimmt Ihnen die Vorarbeit ab. Dieses Tool trennt, kombiniert und verschiebt automatisch Anhänge oder digitale Eingangsrechnungen.
Verbringen Sie Stunden damit, Kostenrechnungen aufzuschlüsseln, die Mehrwertsteuer pro Zeile neu zu berechnen und Eingangsrechnungen mit vielen Zeilen zu bearbeiten? Dann ist die Regelerkennung die Antwort.
Wie lange dauert eine Implementierung?
Wenn wir den Auftrag ausführen dürfen, planen wir gemeinsam mit Ihnen die Implementierung unserer Software. Je nach Art des ERP-Systems, ob Sie bereits damit arbeiten und wie weit die Vorbereitungen fortgeschritten sind, dauert die Implementierung 1 bis 4 Tage. Diese Tage werden auf mehrere Kontaktmomente verteilt. Die Gesamtdurchlaufzeit variiert zwischen 2 und 8 Wochen.
Während des Prozesses bitten wir Sie, zwischen den Implementierungstagen sorgfältige Tests durchzuführen. Darüber hinaus planen wir regelmäßige Kontaktmomente für Fragen und Feedback ein.
Kann ich Dokumente auch über mein Tablet und Telefon genehmigen?
Ja, das können Sie. Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Genehmigungsprozesse und Scandaten. Jederzeit und überall mit der Whitevision App. Genehmigen Sie Rechnungen digital, prüfen Sie Dokumente und scannen Sie Belege. Entdecken Sie die Vorteile für Ihr Unternehmen.
Ich wurde gebeten, eine Fernverbindung einzurichten. Wie mache ich das?
Über den folgenden Link können Sie Teamviewer Schnellhilfe aufrufen und ihn starten. Eine ID und ein Passwort werden dann in Teamviewer angezeigt. Diese können Sie unserem Support-Mitarbeiter mitteilen.
Meine Frage ist nicht dabei, was ich am besten tun soll?
Senden Sie eine E-Mail an: [email protected] mit Ihrer Frage und Ihren Kontaktdaten, oder füllen Sie das Kontakt-Formular aus. Wir werden Ihre Frage so schnell wie möglich beantworten. Sind Sie bereits Kunde von Whitevision? Dann besuchen Sie das Kundenportal für weitere Informationen.
