Versimpel jouw goedkeuringsproces
Vaak moeten meerdere medewerkers binnen de organisatie een document goedkeuren alvorens je tot de volgende stap kan overgaan. Het goedkeuringsproces gaat regelmatig gepaard met extra handelingen, zoals het maken van kopieën, het bijwerken van Excellijsten en het rondbrengen van mappen. Daardoor is het niet alleen tijdsintensief, maar ook foutgevoelig.
Met onze Workflow zorgen we dat een document via de digitale weg langs de juiste personen gaat, zodat zij het document snel en gemakkelijk kunnen fiatteren. Het proces verloopt volledig digitaal. De Whitevision Smartphone App zorgt ervoor dat je de workflow-software op iedere locatie en op elk tijdstip kan gebruiken. Het goedkeuren van een document in de app wordt voor alle gebruikers een fluitje van een cent!
Download whitepaper
Download het whitepaper de toekomst van inkoopfactuurverwerking en ontdek de voordelen voor jouw organisatie.
Onze oplossing bevat alle functies die je van workflow-software mag verwachten. Je kan bijvoorbeeld aangeven dat documenten binnen specifieke categorieën — zoals brandstofnota’s — altijd aan bepaalde medewerkers moeten worden voorgelegd ter fiattering. Dit hoef je slechts één keer in te stellen. Daarna komen de bewuste documenten automatisch bij de aangewezen personen terecht. Benieuwd naar andere handige functies die het goedkeuren van inkoopfacturen eenvoudiger maken? We zetten ze voor je op een rij:
- Automatische notificaties van documenten die goedkeuring behoeven.
- Accorderen via desktop, laptop, telefoon of tablet met de Whitevision Smartphone App.
- Toegang tot je persoonlijke historie. Zo kan je bijvoorbeeld snel een nieuwe factuur met oudere facturen vergelijken.
- Mogelijkheid om een procuratieschema op te nemen in je workflowsysteem. Dit zorgt ervoor dat jij gerechtigd bent om documenten tot een bepaald bedrag te accorderen. Valt het hoger uit, dan wordt deze automatisch naar de andere goedkeurders gestuurd.
Zó eenvoudig kan jouw werkproces eruitzien:
Verzamelen
Snel boeken en goedkeuren
Integratie met jouw systeem
Goedkeuren doe je met de volgende slimme feature
Veelgestelde vragen
Wat is Whitevision Workflow en wat kan ik ermee?
Whitevision Workflow is een digitale oplossing waarmee inkomende facturen efficiënt, betrouwbaar en eenvoudig gefiatteerd kunnen worden. De software zorgt voor een gestroomlijnd en transparant goedkeuringsproces, zodat facturen tijdig worden verwerkt en betaald.
Kan ik Whitevision Workflow aanpassen aan mijn werkproces?
Ja! De software is flexibel en kan volledig worden afgestemd op jouw processen. Dankzij de krachtige configuratieomgeving kunnen workflow-scenario’s worden gedefinieerd en geautomatiseerd, zodat informatie altijd via de juiste route verloopt.
Kan ik documenten ook goedkeuren via mijn tablet en telefoon?
Ja dat kan zeker. Neem de controle over je goedkeuringsprocessen en het scannen van informatie. Overal en altijd met de Whitevision app. Facturen digitaal accorderen, documenten controleren en bonnetjes scannen. Ontdek de voordelen voor jouw organisatie.
Kan ik mijn inkopers attenderen dat er nog ontvangsten op hen wachten?
Ja, Whitevision Workflow biedt de mogelijkheid om automatische notificaties en herinneringen te sturen. Hierdoor worden inkopers op tijd geattendeerd op openstaande ontvangsten.
Kan ik zien waar een document zich in de workflow bevindt?
Ja, je kunt eenvoudig de status van een document volgen binnen de workflow. Dankzij de inzichtelijke status zie je precies bij welke goedkeurder het document zich bevindt en welke actie er nog nodig is.
Kan ik een selectie documenten in één keer goedkeuren?
Ja, je kan meerdere documenten tegelijk goedkeuren. Dit bespaart tijd en verhoogt de efficiëntie.
Op basis waarvan wordt de goedkeuringsflow ingericht?
De goedkeuringsflow wordt volledig afgestemd op jouw werkproces en wensen. Zo verloopt de goedkeuring van facturen precies zoals jij dat wilt, zonder dat je processen hoeft aan te passen. Dit zorgt voor een gestroomlijnde workflow binnen jouw organisatie.
Mijn vraag staat er niet bij, wat kan ik het beste doen?
Stuur een e-mail naar: [email protected] met je vraag en contactgegevens, of vul het contactformulier in. Wij zullen jouw vraag zo snel mogelijk beantwoorden. Ben je al klant bij Whitevision? Ga dan naar het klantportaal voor meer informatie.
