Vom Vertrag zum Kabinett
Die Verwaltung von Verträgen und Lagerbeständen ist oft zersplittert und unübersichtlich, was es schwierig macht, den Überblick über Laufzeiten, Bedingungen und Verpflichtungen zu behalten. Dies kann zu versäumten Maßnahmen führen – wie verspäteten Verlängerungen oder unerwarteten Engpässen. Mit unserer Software digitalisieren Sie all Ihre Verträge und richten Workflows für Genehmigungen ein, sodass Sie automatisch Benachrichtigungen erhalten, wenn Handlungsbedarf besteht.
Auch die Lagerverwaltung läuft reibungsloser: Sie sehen genau, was wo liegt und wie viel verbraucht wird. Dank intelligenter Integrationen mit Scanschränken und Barcodescannern werden Verbrauchsmengen automatisch erfasst und Bestände in Echtzeit aktualisiert. So vermeiden Sie Engpässe und Überbestände, arbeiten effizienter und behalten auch finanziell die Kontrolle.
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Vom Kabinett zur Buchhaltung
Verwalten Sie Ihren Beschaffungsprozess mit Inconto vollständig automatisiert und übersichtlich. Mitarbeitende scannen Artikel beim Entnehmen, woraufhin das System den Lagerbestand sofort aktualisiert. Sobald ein Schwellenwert erreicht wird, erstellt das System automatisch eine Bestellempfehlung oder löst direkt eine Bestellung aus.
Die Verknüpfung mit Standorten, Abteilungen und Budgets sorgt dafür, dass Sie jederzeit Einblick haben, wer was verbraucht und welche Kosten entstehen. So arbeiten Sie nicht nur effizienter, sondern behalten auch die volle Kontrolle über Ihre Ausgaben und Ihre Lagerverwaltung.
Zó eenvoudig kan jouw werkproces eruitzien:
Anfrage
Mitarbeitende bestellen über einen intuitiven Katalog, basierend auf aktuellen Lieferantenvereinbarungen und Lagerbeständen. Verträge werden digital verwaltet – mit automatischen Benachrichtigungen bei Verlängerungen.
Verwalten
Verbrauch von Lagerbeständen wird über Scanner und intelligente Schränke erfasst. Sie haben jederzeit Einblick in Verpflichtungen, Lagerbestände und die damit verbundenen Kosten.
Bestellung und Bearbeitung
Sobald ein Vertrag ausläuft oder der Lagerbestand unter das Mindestniveau fällt, erzeugt das System eine Benachrichtigung oder automatisch eine Bestellung. Wareneingänge, Rechnungen und Bestellungen werden automatisch miteinander verknüpft – von der Bestellung bis zur Bezahlung.
Häufig gestellte Fragen
Was bedeutet der Begriff „Adhoc Einkäufe“ genau?
Adhoc Einkäufe sind kleine Änderungen, Korrekturen oder Ergänzungen, die während eines Bauprojekts entstehen. Diese führen oft zu einzelnen Bestellungen von Materialien und anderen kleinen Komponenten. Obwohl diese Bestellungen nur einen geringen Teil des Einkaufswertes ausmachen, verursachen sie aufgrund des zusätzlichen administrativen Aufwands unnötig viel Zeit- und Arbeitsaufwand. Mit der Adhoc-Einkäufe-Lösung von Whitevision digitalisieren und automatisieren Sie diesen gesamten Prozess und sparen so Zeit und Kosten.
Welche Vorteile bietet die Adhoc-Einkäufe-Lösung für Bauunternehmen?
Mit der Adhoc-Einkäufe-Lösung automatisieren Sie den gesamten Verarbeitungsprozess rund um Adhoc Einkäufe. Da Sie die manuelle Arbeit drastisch reduzieren, sparen Sie Zeit und arbeiten effizienter. Sie behalten den Überblick und haben direkten Einblick in die aufgegebenen Bestellungen. Es ist sehr einfach, detaillierte Berichte zu erstellen. Anhand dieser Berichte können Sie sehen, ob die Lieferanten ihre Vereinbarungen einhalten. Außerdem verfügen Sie so rechtzeitig über Managementinformationen, sodass Sie leichter datengestützte Entscheidungen treffen können.
Was ist der Unterschied zwischen einer Purchase-to-Pay-Lösung und der Adhoc-Einkäufe-Lösung von Whitevision?
Bei einer Purchase-to-Pay-Lösung bestellen Sie aus einem zentralen Katalog innerhalb des Systems. Unsere Adhoc-Einkäufe-Lösung funktioniert anders. Der Bauleiter bestellt weiterhin auf die gewohnte Weise – zum Beispiel telefonisch, per WhatsApp oder über einen Webshop. Auf dieser Grundlage erstellt unsere Software automatisch eine Bestellung.
Kann ich mich als Großhändler bei Whitevision anschließen?
Dies ist nicht möglich, da wir ausschließlich im Auftrag unserer Kunden arbeiten. Unsere Adhoc-Einkäufe-Lösung ist kein „Marktplatz“ für den Bauleiter. Wir arbeiten eng mit Großhändlern zusammen, aber sie bleiben unabhängig tätig.
Wie funktioniert die App für Bauleiter?
Die App ist sehr einfach zu bedienen. Wenn die Waren geliefert werden, kann der Bauleiter den Erhalt der Artikel direkt in der App bestätigen. Es ist auch möglich, Abweichungen zu erfassen und ein Foto der Lieferung hinzuzufügen. Das System verknüpft alle diese Informationen automatisch mit der Bestellung.
Wie berücksichtigt die Lösung Preisvereinbarungen?
Viele Bauunternehmen treffen jährlich Vereinbarungen mit Lieferanten. Das bedeutet, dass es pro Projekt Verträge mit Preislisten gibt. Die Adhoc-Einkäufe-Lösung prüft automatisch, ob die erhaltenen Artikel den vereinbarten Preisen entsprechen. Wie Sie mit Abweichungen umgehen, entscheiden Sie selbst. Sie können zum Beispiel monatlich oder vierteljährlich einen Bericht anfordern, um die Unterschiede zu sehen. Diesen Bericht können Sie anschließend an den Lieferanten senden, einschließlich der Bitte, eine Gutschrift zu erstellen.
Wie funktioniert die Anbindung zwischen Whitevision und Inconto?
Whitevision lässt sich nahtlos in Inconto integrieren und automatisiert die Verarbeitung eingehender Rechnungen. Mithilfe intelligenter Technologie werden Rechnungsdaten erkannt, ausgelesen und korrekt im Inconto-System verarbeitet.
Was macht die Integration zwischen Whitevision und Inconto einzigartig?
Inconto unterstützt Organisationen bei der Optimierung des Vertragsmanagements, des Einkaufs und der Rechnungsverarbeitung. Whitevision ergänzt dies um folgende Funktionen:
- Automatische Rechnungserkennung: Weniger manuelle Eingabe, mehr Effizienz.
- Matching: 3-Wege-Matching eingehender Rechnungen mit Bestellungen und Verpflichtungen auf Basis von Bestellpositionen.
Wie genau erleichtert mir Whitevision die Bearbeitung eingehender Dokumente?
Wir bieten eine bequeme Cloud-Lösung, um die Sie sich nicht kümmern müssen. Hosting und automatische Software-Updates sind in der monatlichen Gebühr enthalten.
Darüber hinaus verfügt Whitevision über Schnittstellen zu verschiedenen ERP-Systemen. Dank unserer engen Partnerschaften mit verschiedenen ERP-Anbietern bieten wir weitreichende Integrationen. Dies ermöglicht Ihnen eine reibungslose und einfache Verarbeitung eingehender Dokumente.
Wie kann ich den Prozess der Bearbeitung eingehender Dokumente noch einfacher gestalten?
Verbringen Sie zum Beispiel viel Zeit mit der Bearbeitung der überwältigenden Flut eingehender E-Mails? Der SMART E-Mail Handler nimmt Ihnen die Vorarbeit ab. Dieses Tool trennt, kombiniert und verschiebt automatisch Anhänge oder digitale Eingangsrechnungen.
Verbringen Sie Stunden damit, Kostenrechnungen aufzuschlüsseln, die Mehrwertsteuer pro Zeile neu zu berechnen und Eingangsrechnungen mit vielen Zeilen zu bearbeiten? Dann ist die Regelerkennung die Antwort.
Meine Frage ist nicht dabei, was ich am besten tun soll?
Senden Sie eine E-Mail an: [email protected] mit Ihrer Frage und Ihren Kontaktdaten, oder füllen Sie das Kontakt-Formular aus. Wir werden Ihre Frage so schnell wie möglich beantworten. Sind Sie bereits Kunde von Whitevision? Dann besuchen Sie das Kundenportal für weitere Informationen.
