Bewältigung des XML-Zeitalters: die Vor- und Nachteile der elektronischen Rechnungsstellung

Die Welt der Rechnungsstellung hat sich bereits stark weiterentwickelt. Das Zeitalter des Papiers ist mehr oder weniger vorbei. Die große Mehrheit der Unternehmen erhält bereits Rechnungen in PDF-Form. Aber jetzt ist es bereits Zeit für den nächsten Schritt: die elektronische Rechnungsstellung. Hier kommen die Rechnungen im XML-Format an. Wie genau funktioniert das? Was sind die Vorteile davon? Und wie gehen Sie als Unternehmen mit der elektronischen Rechnungsstellung um?

Eingehende Rechnungen: komplexes Bild der Formate und Kanäle

Die elektronische Rechnungsstellung rückt immer mehr ins Rampenlicht. Sobald Ihre Lieferanten anfangen, XML-Rechnungen zu versenden, müssen Sie als Unternehmen automatisch damit umgehen. Sie müssen sich mit ihnen auseinandersetzen. Und Sie verarbeiten E-Rechnungen anders als z.B. PDF-Rechnungen. Für letzteres benötigen Sie eine intelligente Erkennungslösung, die die Rechnungsdaten automatisch erkennt und die Eingabe vorbereitet. Bei einer XML-Datei geht es nicht um Erkennung, sondern um Interpretation. Alle Daten eines bestimmten Lieferanten, die in Textform auf der Rechnung stehen – von der IBAN-Nummer bis zur G-Kontonummer – sind in der XML-Datei zu finden, die digital verarbeitet wird. Das mag einfach klingen, aber die Praxis ist komplizierter. Es gibt nämlich verschiedene Standards, wie z.B. UBL und DICO. Innerhalb dieser Standards gibt es ebenfalls mehrere Versionen. Und XML-Rechnungen fließen über alle möglichen Kanäle ein – von E-Mail bis hin zu Portalen und Plattformen wie Peppol. Ihr Finanzsystem muss in der Lage sein, jede XML-Rechnung zu verarbeiten, unabhängig vom verwendeten Standard und dem Eingangskanal. Darüber hinaus erhält fast jedes Unternehmen auch Rechnungen in anderen Formaten, z.B. im PDF-Format, die Sie ebenfalls eindeutig verarbeiten wollen. Um das komplexe Bild zu vervollständigen: Viele Lieferanten schicken neben der PDF-Rechnung auch eine E-Mail mit einer XML-Datei. Die XML-Datei enthält in der Regel nur die grundlegenden Informationen, die Sie zur Erstellung eines Buchungsvorschlags in Ihrem ERP-System benötigen (denken Sie an die Anzahl der gekauften Artikel und die Preise mit und ohne Mehrwertsteuer). Oft benötigen Sie aber noch weitere Daten für Ihre Unterlagen. Diese befinden sich auf der formatierten PDF-Rechnung. Allerdings müssen Sie diese aus Ihrer Post in Ihr ERP-System übertragen!

XML: reguläre Rechnung in einem anderen (effizienteren) Paket

Viele Unternehmen machen ihre ersten Erfahrungen mit E-Rechnungen eher „gezwungenermaßen“ – durch ihre Lieferanten. Diese entscheiden sich irgendwann dazu, auf XML-Rechnungen umzusteigen. Je nach Branche kann dies verpflichtend sein – oder auch nicht. Im Bauwesen zum Beispiel arbeiten viele Lieferanten weiterhin ausschließlich mit dem DICO-Standard und liefern Dokumente daher im XML-Format. Organisationen, die mit dem Bund oder mit Kommunen Geschäfte machen, sind sogar verpflichtet, XML-Dokumente über das Peppol-Netzwerk zu verarbeiten.
Das Ziel von E-Invoicing ist es, den Rechnungsprozess zu automatisieren. Dadurch wird effizienter und sicherer gearbeitet. Die Realität sieht jedoch so aus, dass Unternehmen mit einem hybriden Rechnungseingang konfrontiert sind. Nicht alle Lieferanten senden XML-Rechnungen. Und innerhalb von XML gibt es eine große Vielfalt, mit der man umgehen können muss.
Wenn Sie die Rechnungsverarbeitung digitalisieren und vereinheitlichen, profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen:
Sie sparen viel Zeit, arbeiten effizienter, behalten den Überblick und bezahlen Rechnungen schneller. Außerdem verarbeiten Sie Rechnungen genauer, da die Daten direkt im XML-Format vom Lieferanten geliefert werden.
Im Grunde ist eine E-Rechnung nichts anderes als eine normale Rechnung – nur in anderer Form. Sie überträgt Informationen von Punkt A nach Punkt B auf effizientere Weise. Entscheidend ist, dass Sie alle „Rechnungsmäntel“ an denselben Kleiderbügeln im selben Schrank aufhängen möchten.
Anders gesagt: Sie möchten alle Rechnungen einheitlich verarbeiten – unabhängig vom Lieferanten, vom Rechnungsformat oder vom Empfangskanal. Die Frage ist: Wie gelingt das?

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Gesamtlösung: die Lösung für die „hybride Empfangsstruktur“.

Idealerweise würden Sie sich auf eine Standardstruktur für die Buchung einer Rechnung einigen. Aber angesichts der „hybriden Belegstruktur“, mit der die Finanzbuchhaltungsabteilungen konfrontiert sind, ist das im Moment unmöglich.

E-Rechnungen: Wie funktioniert das eigentlich?

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Vorteile

Jede XML-Datei einheitlich verarbeiten
Automatische Regelerkennung
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