Optimaliseer je inkoopproces
Zonder geautomatiseerd inkoopproces bestellen medewerkers vaak zelf via webshops die ze privé kennen. Dat lijkt handig, maar dit leidt tot onduidelijke facturen, onherkenbare leveranciers en veel verwarring op de crediteurenafdeling. Dit zogeheten maverick buying zorgt voor extra werk, hogere kosten en gemiste prijsafspraken. Bovendien ondermijnt het de relatie met vaste leveranciers.
Richt je e-procurement goed in, dan verloopt het hele traject gecoördineerd. Geen losse mailtjes, rondslingerende bonnen of telefoontjes die niemand meer kan herleiden. En dus ook geen onverwachte facturen omdat iemand ‘even snel’ iets buiten het systeem om geregeld heeft.
Met Whitevision breng je overzicht en controle in een proces dat van nature vaak versnipperd en ondoorzichtig is. Je houdt leverancierscontracten moeiteloos up-to-date en bespaart flink op tijd én kosten. Kortom: meer controle, minder gedoe.
Ontdek ‘simplicity’
Neem contact op voor een demo en ervaar hoe e-procurement tijd bespaart, fouten minimaliseert en volledige grip geeft op al je documenten en processen.
Bestellen zonder gedoe
Met de software van Whitevision leg je afspraken met leveranciers vast in contractbeheer en koppel je artikelen, prijzen en levertijden direct aan een interne catalogus. Medewerkers bestellen eenvoudig via het systeem, vaak zelfs via een directe link naar de leverancier. Bestellingen worden automatisch ter goedkeuring doorgestuurd naar de budgethouder en na akkoord direct verwerkt, zonder losse mails of handmatige fiatteringen.
Automatisch matchen en controleren
Slimme automatisering maakt het mogelijk om alle ‘nog te factureren bestellingen’ en ‘nog te factureren bestelregels’ op te halen. Zodra een factuur binnenkomt, worden de bijbehorende bestelregels op basis van het inkoopordernummer automatisch getoond én, waar mogelijk, gekoppeld aan de juiste regels. Zijn er afwijkingen? Dan corrigeer je die direct in het systeem. Zo versnel je het verwerkingsproces en voorkom je dubbele handelingen. Extra goedkeuring is alleen nodig bij echte afwijkingen. Daarnaast houd je de voorraad moeiteloos bij en plaats je herhaalbestellingen met één klik, zonder gedoe.
Herhaalverplichtingen slim afgehandeld
Ook bij repeterende verplichtingen biedt de software voordelen. Stel: termijn 4 komt binnen terwijl termijn 3 nog openstaat, dan wordt dit automatisch gekoppeld aan de eerstvolgende openstaande termijn. Afwijkingen zijn eenvoudig te signaleren én te corrigeren, zodat ook bij afwijkende volgordes de juiste termijn gekoppeld blijft, zonder vertraging in de verwerking.
Veelgestelde vragen
Helpt Whitevision mij ook bij het accorderen van documenten?
Voor het digitaal routeren, beoordelen en accorderen van documenten bieden wij handige workflow-software. Deze is bij alle varianten inbegrepen. Zo is je fiatteringsproces altijd beheersbaar, inzichtelijk en eenvoudig.
Hoe zorgt Whitevision precies dat ik inkomende documenten makkelijker kan verwerken?
Wij bieden een handige cloudoplossing waar je geen omkijken naar hebt. Hosting en automatische software-updates zijn inbegrepen in het maandelijkse tarief.
Daarnaast koppelt Whitevision met diverse ERP-systemen. Dankzij onze nauwe partnerships met verschillende ERP-leveranciers bieden wij verregaande integraties. Daardoor verwerk je inkomende documenten vlot en eenvoudig.
Hoe maak ik het proces rondom inkomende documentverwerking nóg eenvoudiger?
Ben je bijvoorbeeld veel tijd kwijt aan het verwerken van de overweldigende stroom aan inkomende e-mailberichten? De E-mail handler neemt je het voorwerk uit handen. Deze tool splitst, combineert en verplaatst bijlages of digitale inkoopfacturen automatisch.
Ben jij uren bezig met het uitsplitsen van kostenfacturen, het herberekenen van de btw per regel en het verwerken van inkoopfacturen met veel regels? Dan biedt regelherkenning uitkomst.
Hoe lang duurt een implementatie?
Indien wij de opdracht mogen uitvoeren, plannen we samen met jou de implementatie van onze software. Afhankelijk van het type ERP-systeem, of jullie hier al mee werken, en de mate waarin de voorbereidingen zijn getroffen, neemt de implementatie 1 tot 4 dagen in beslag. Deze dagen worden verdeeld over meerdere contactmomenten. De totale doorlooptijd varieert van 2 tot 8 weken.
Tijdens het traject vragen we je om tussen de implementatiedagen door zorgvuldig te testen. Daarnaast plannen we regelmatig contactmomenten in voor vragen en feedback.
Kan ik documenten ook goedkeuren via mijn tablet en telefoon?
Ja dat kan zeker. Neem de controle over je goedkeuringsprocessen en het scannen van informatie. Overal en altijd met de Whitevision app. Facturen digitaal accorderen, documenten controleren en bonnetjes scannen. Ontdek de voordelen voor jouw organisatie.
Er is mij gevraagd een remote verbinding op te bouwen, hoe doe ik dat?
Via de volgende link kun je Teamviewer Quick Support downloaden en starten. Vervolgens wordt er een ID en wachtwoord getoond in Teamviewer. Deze kun je doorgeven aan onze Support medewerker.
Mijn vraag staat er niet bij, wat kan ik het beste doen?
Stuur een e-mail naar: [email protected] met je vraag en contactgegevens, of vul het contactformulier in. Wij zullen jouw vraag zo snel mogelijk beantwoorden. Ben je al klant bij Whitevision? Ga dan naar het klantportaal voor meer informatie.
E-procurement: zo werkt het
Aanvragen
Medewerkers vragen eenvoudig producten of diensten aan via een centrale portal.
Goedkeuren
Aanvragen worden automatisch doorgestuurd naar de juiste persoon voor goedkeuring.
Bestellen
Na goedkeuring wordt direct een bestelling geplaatst bij de leverancier.
Controleren
Ontvangsten en facturen worden automatisch gematcht met de bestelling.
Klanten van Whitevision. Je bevindt je in goed gezelschap.
idverde
Zwaluwe Bouw
Jelle Bijlsma
Van Markus Autoschade
GWS dé schoonmaker
Hendriks groep
Van Rhijn Bouw
Heras Mobile Fencing
Van Wanrooij
VDR Bouwgroep
VIOS Bouwgroep
Hollander Techniek
Vlasman
Veiligheidsregio Gelderland-Zuid
Weijman Vastgoedonderhoud
Hoppenbrouwers Techniek
Winters bouw & ontwikkeling
Witte Bouw
Hurks
Woonpartners Midden-Holland
IP Duursma
Zuijl en Weerd
Raedts
REMONDIS
RH Marine
Roessingh
Roozen van Hoppe Groep
Safety Group
Schapers
Stichting Christelijk Voortgezet Onderwijs
Taveirne
Trebbe
Vaessen
Van Berkel Landschap & Infra
Van den Heuvel Afbouwgroep
Bouwbedrijf van der Vliet
Van der Weegen Bouwgroep
Van Dillen Bouwgroep
Groenen Groep
Gebrs. Kurvers Wegenbouw
Kwakkenbos BV
Landelijke Huisartsen Vereniging
Lek Sloopwerken
LenGo
Mansveld
Van der Meijs
MOBIX
NEOS
NVD Beveiligingsgroep
Optinet
Paardekooper
PALI Group
Het Parkhuis
PCOGV
Stichting Pergamijn
Prohles
Proxsys
Bouwgroep Buitenhuis
Braspenning
Breman
Cnossen Infra
DeLaMar Theater
De Zellingen
Dura Vermeer
Effektief
ETB van Keulen
EURAILSCOUT
Feenstra en van Goor
Frans Vink & Zonen
Gebroeders Pol BV
Jacobus Fruytier scholengemeenschap
Kesselaar & ZN
Keus Schoonmaak en Diensten
Bouwbedrijf Rijk
Bouwbedrijf van der Meer
YoungCapital
Aalberts
Automotions
Aveco de Bondt
Barli
BasisBuren
Bibliotheken
Blankers Schoon
Blos kinderopvang
Eurotransplant
IP Zanten
De Nijs
AC Borst Bouw
Jansen en De Wit
Munckhof
Hét Service Centrum
Verwater
Thunnissen
Callens
Ploegam
Ploegam is een familiebedrijf waar 612 vakmensen werken aan projecten op het gebied van waterveiligheid, natuurherstel, infrastructuur en gebiedsontwikkeling. Het bedrijf, dat al 37 jaar bestaat, maakt Nederland op een duurzame manier veiliger en mooier — in unieke samenwerkingsvormen en met oog voor de toekomst.
BMN
Oktober
Tijdbesparing én minder fouten: “Door Whitevision hebben wij ruimte over voor werk dat meer uitdaging biedt en inhoudelijker is”
Goedhart
Gemeente Purmerend