Herkenbaar voor jouw organisatie?
Het beheren van documenten en dossiers kan flink wat uitdagingen geven. Met Whitevision Document Manager verdwijnen deze problemen. Documenten worden automatisch georganiseerd, gekoppeld aan workflows en zijn altijd direct terug te vinden.
- Documenten liggen verspreid over mappen, e-mail en verschillende systemen;
- Handmatige verwerking zorgt voor fouten, dubbel werk en vertraging;
- Versies raken door elkaar of worden verkeerd gekoppeld aan projecten of dossiers;
- Managers missen realtime overzicht van de status en voortgang van documenten;
- Het is lastig om altijd compliant en auditproof te werken;
- Goedkeuringsprocessen verlopen traag door losse systemen.
Modules in Document Manager
Document magement in één oplossing
Whitevision Document Manager brengt al je documenten en dossiers samen in één centraal platform. Of het nu gaat om contracten, offertes, interne formulieren of projectdossiers: alles is veilig opgeslagen, direct terug te vinden en automatisch gekoppeld aan de juiste processen.
Door documenten automatisch te categoriseren, te koppelen aan dossiers en te verrijken met metadata ontstaat een gestructureerde en overzichtelijke informatieomgeving. Medewerkers vinden direct wat ze nodig hebben, terwijl managers realtime inzicht hebben in de status van documenten en processen.
Documenten snel vinden en veilig bewaren
Met document management worden alle documenten binnen de organisatie op één plek beheerd. Offertes, contracten, interne formulieren en andere bestanden worden automatisch gecategoriseerd, gekoppeld aan de juiste processen en zijn eenvoudig terug te vinden via metadata en krachtige zoekfuncties.
Het systeem beheert versies en wijzigingen, registreert acties in audit trails en automatiseert workflows zoals goedkeuringen en handtekeningen. Integraties met ERP-, CRM- en andere systemen zorgen dat processen soepel verlopen, terwijl rollen en rechten de toegang veilig en AVG-proof houden.
Dankzij de centrale opslag, realtime dashboards en flexibele implementatie besparen teams tijd, werken efficiënter en kunnen organisaties eenvoudig opschalen zonder extra complexiteit.
Alle bedrijfsinformatie centraal beheerd
Met record management heb je volledige grip op al je belangrijke bedrijfsinformatie en dossiers, van creatie tot archivering. Whitevision automatiseert de bewaartermijnen, zorgt dat documenten veilig worden gearchiveerd of verwijderd en registreert elke actie voor een volledige audittrail. Zo werk je altijd compliant en hoef je geen tijd meer te besteden aan handmatige controles of papierwerk.
Of het nu gaat om HR-dossiers, contracten, financiële documenten of andere bedrijfsinformatie, Record management zorgt ervoor dat elk document op het juiste moment wordt opgeslagen, beheerd en veilig verwijderd. Managers hebben realtime overzicht over de status van dossiers, terwijl medewerkers alleen toegang hebben tot wat relevant is.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen document management en record management?
Document management helpt je documenten centraal op te slaan, te organiseren en snel terug te vinden. Record management richt zich op het beheren van belangrijke dossiers en informatie gedurende de hele levenscyclus, inclusief bewaartermijnen, archivering en veilige verwijdering.
Kan Whitevision Document Manager koppelen met andere systemen?
Ja. Whitevision Document Manager kan gekoppeld worden aan bestaande systemen zoals ERP-, HR- of financiële software. Documenten en gegevens worden automatisch verbonden met de juiste processen, zodat je minder handmatig werk hebt en fouten voorkomt.
Hoe helpt Document Manager bij compliance en audits?
Alle documenten worden veilig opgeslagen en elke actie wordt automatisch gelogd. Zo zie je precies wie een document heeft bekeken, aangepast of goedgekeurd. Dit maakt het makkelijker om compliant te werken en audits eenvoudig te doorlopen.
Voor welke organisaties is Whitevision Document Manager geschikt?
Whitevision Document Manager is geschikt voor organisaties die veel documenten en dossiers beheren en behoefte hebben aan meer overzicht en controle. Denk aan afdelingen zoals finance, HR, inkoop en projectmanagement. Door documenten centraal te beheren en processen te automatiseren, werk je efficiënter en voorkom je fouten.
Mijn vraag staat er niet bij, wat kan ik het beste doen?
Vul het contactformulier in en wij zullen jouw vraag zo snel mogelijk beantwoorden. Ben je al klant bij Whitevision? Ga dan naar het klantportaal voor meer informatie.
Whitevision Document Manager in 4 stappen
Vastleggen
Documenten en dossiers worden veilig opgeslagen en automatisch gecategoriseerd.
Koppelen
Documenten worden gekoppeld aan projecten, dossiers of workflows.
Beheren
Toegangsrechten, versiebeheer en metadata worden automatisch onderhouden.
Inzicht
Dashboards geven realtime overzicht van alle documenten en dossiers.
In goed gezelschap
idverde
Zwaluwe Bouw
Jelle Bijlsma
Van Markus Autoschade
GWS dé schoonmaker
Hendriks groep
Van Rhijn Bouw
Heras Mobile Fencing
Van Wanrooij
VDR Bouwgroep
VIOS Bouwgroep
Hollander Techniek
Vlasman
Veiligheidsregio Gelderland-Zuid
Weijman Vastgoedonderhoud
Hoppenbrouwers Techniek
Winters bouw & ontwikkeling
Witte Bouw
Hurks
Woonpartners Midden-Holland
IP Duursma
Zuijl en Weerd
Raedts
REMONDIS
RH Marine
Roessingh
Roozen van Hoppe Groep
Safety Group
Schapers
Stichting Christelijk Voortgezet Onderwijs
Taveirne
Trebbe
Vaessen
Van Berkel Landschap & Infra
Van den Heuvel Afbouwgroep
Bouwbedrijf van der Vliet
Van der Weegen Bouwgroep
Van Dillen Bouwgroep
Groenen Groep
Gebrs. Kurvers Wegenbouw
Kwakkenbos BV
Landelijke Huisartsen Vereniging
Lek Sloopwerken
LenGo
Mansveld
Van der Meijs
MOBIX
NEOS
NVD Beveiligingsgroep
Optinet
Paardekooper
PALI Group
Het Parkhuis
PCOGV
Stichting Pergamijn
Prohles
Proxsys
Bouwgroep Buitenhuis
Braspenning
Breman
Cnossen Infra
DeLaMar Theater
De Zellingen
Dura Vermeer
Effektief
ETB van Keulen
EURAILSCOUT
Feenstra en van Goor
Frans Vink & Zonen
Gebroeders Pol BV
Jacobus Fruytier scholengemeenschap
Kesselaar & ZN
Keus Schoonmaak en Diensten
Bouwbedrijf Rijk
Bouwbedrijf van der Meer
YoungCapital
Aalberts
Automotions
Aveco de Bondt
Barli
BasisBuren
Bibliotheken
Blankers Schoon
Blos kinderopvang
Eurotransplant
IP Zanten
De Nijs
AC Borst Bouw
Jansen en De Wit
Munckhof
Hét Service Centrum
Verwater
Thunnissen
Callens
Ploegam
Ploegam is een familiebedrijf waar 612 vakmensen werken aan projecten op het gebied van waterveiligheid, natuurherstel, infrastructuur en gebiedsontwikkeling. Het bedrijf, dat al 37 jaar bestaat, maakt Nederland op een duurzame manier veiliger en mooier — in unieke samenwerkingsvormen en met oog voor de toekomst.
BMN
Oktober
Tijdbesparing én minder fouten: “Door Whitevision hebben wij ruimte over voor werk dat meer uitdaging biedt en inhoudelijker is”
Goedhart
Gemeente Purmerend