Waarom kosten kramerijen bouwbedrijven zoveel tijd? Tijd voor procesoptimalisatie!
Als bouwbedrijf heb je er regelmatig mee te maken: de roemruchte kramerij. Wist je dat kramerijen tot 50% tijd vragen van de finance-afdeling, terwijl ze slechts 2% van de totale inkoopwaarde vertegenwoordigen? En dan nóg is het resultaat meestal niet ideaal. Tijdens het proces verlies je snel het overzicht. En gezien de tijd die je tot je beschikking hebt, ben je genoodzaakt om steekproefsgewijze prijscontroles uit te voeren. Bovendien gaat belangrijke managementinformatie verloren omdat je de factuurregels niet allemaal afzonderlijk kan boeken.
De vraag is: hoe verwerk je kramerijen sneller, eenvoudiger en efficiënter?
Kramerijen: lage inkoopwaarde, veel administratieve rompslomp
Laten we het proces eerst eens onder de loep nemen. Met enige regelmaat ontdekt de uitvoerder op de bouwplaats dat er extra materialen nodig zijn. In zo’n geval is het nodig om een bestelling te plaatsen. Eén telefoontje, WhatsApp-bericht of webshopbestelling later is het project alweer bijna op koers. De groothandel gaat met de bestelling aan de slag. Kort daarop worden de artikelen geleverd. De uitvoerder tekent de leverbon, bergt deze op en gaat verder met het project.
Maar de administratieve rompslomp moet dan eigenlijk nog beginnen. Zodra de factuur binnenkomt op de financiële administratie (vaak zo’n twee weken later), staat je een hoop tijdrovend (uit)zoekwerk te wachten.
Meestal sturen uitvoerders leverbonnen één keer per dag of week naar de financiële administratie, die de bonnen opbergt in een digitale map of fysieke bonnenbak. Bij ontvangst van de factuur is het tijd om de juiste bon erbij te zoeken. Zo kan je immers zien of de factuur overeenkomt met de geleverde artikelen. Helaas verloopt dit proces niet altijd even gestructureerd. Soms bevat een bon bijvoorbeeld geen kenmerk. Het komt ook voor dat de bon nog op de bouwkeet ligt of zelfs compleet onvindbaar is.
Heb je deze obstakels eindelijk uit de weg geruimd, dan wil je een controle op prijs verrichten. Wanneer jouw organisatie jaarlijkse prijsafspraken met leveranciers maakt, pak je de prijslijst erbij. Het probleem is dat dit vaak een document van enorme omvang is. Vaak is het ondoenlijk om dit voor élk artikel door te spitten. Het gevolg: je voert een steekproefsgewijze controle uit om de factuur vervolgens in het systeem te boeken
Het ideale verwerkingsproces: hoe ziet dat er precies uit?
Kramerijen kosten momenteel te veel tijd en inspanning. Wat zijn de elementen van een efficiënt verwerkingsproces? We zetten ze op een rij — en daarmee schetsen we het ideale proces!
-
Directe bevestiging van ontvangsten
Zodra de artikelen worden geleverd, bevestigt de uitvoerder deze direct — het liefst op een eenvoudige manier, zoals via een app. Daardoor zijn papieren leverbonnen niet meer nodig.
-
Automatische prijscontrole
Een betrouwbaar systeem vergelijkt de factuurprijzen automatisch met de gemaakte afspraken. Eventuele afwijkingen worden meteen zichtbaar gemaakt, zodat je het overzicht behoudt en — indien nodig — eenvoudig kan bijsturen.
-
Efficiënte factuurcodering
Op basis van de bestelde artikelen koppelt hetzelfde systeem facturen automatisch aan de juiste grootboeken en kostenplaatsen. Het bekijkt per regel welke codering daarbij hoort, zodat je regels niet hoeft te verdichten en alle exacte data hebt voor de nacalculatie.
-
Snelle factuurverwerking zónder gedoe
Het proces verloopt soepel van levering tot factuurverwerking: je kan leveringen direct bevestigen, het systeem koppelt leverbonnen en facturen automatisch aan elkaar en je vraagt afwijkingen op wanneer jij dat wilt. Zo is de factuur bij binnenkomst geen verrassing meer. Je kan deze dus direct verwerken!
-
Realtime inzicht in de naleving van afspraken
Aangezien belangrijke informatie rondom een project op detailniveau staat opgeslagen, kan je eenvoudig rapporten uitdraaien. Dit maakt het mogelijk om in realtime te bekijken of leveranciers zich aan afspraken houden.
-
Mogelijkheid om duurzaamheidsinspanningen te concretiseren
Veel bouwbedrijven willen hun impact op de mens en het klimaat monitoren en de nodige maatregelen nemen. Als je beter inzicht hebt in alle bestellingen, heb je goede inzichten die je kunnen helpen om op deze impact te sturen.
Download Whitepaper
Wil jij weten hoe je kramerijen sneller en eenvoudiger kan verwerken? Download het whitepaper en ontdek de voordelen voor jouw organisatie.
Op naar een sneller en makkelijker verwerkingsproces! Maar hoe?
Wil je de knelpunten in het verwerkingsproces rondom kramerijen structureel oplossen? Met onze Kramerijoplossing realiseer je de zes elementen die we hierboven hebben geschetst. Het systeem automatiseert namelijk de stappen in het proces die menig financieel administratie momenteel hoofdbrekens bezorgt.
Benieuwd naar de concrete voordelen die je in de praktijk ervaart met de Kramerijoplossing?
- Tijdwinst: het verwerken van kramerijfacturen vergt veel minder handmatig werk.
- Controle: het systeem controleert automatisch op prijzen.
- Efficiëntie: het systeem voegt automatisch coderingen toe aan alle factuurregels.
- Realtime inzicht: je hebt altijd toegang tot je besteldata, waarmee je de naleving van afspraken controleert en datagedreven (management)beslissingen neemt.
- Gemak: de uitvoerder kan bestellingen blijven doen op de vertrouwde manier en ontvangsten eenvoudig bevestigen.
Wil je weten hoe het proces er precies uitziet wanneer je de Kramerijoplossing gebruikt? Download ons whitepaper!
Ben je benieuwd hoe jouw organisatie kan profiteren van de Kramerijoplossing en gebruik je momenteel al de totaaloplossing van Whitevision? Plan dan een demo in.
Ben je nog geen Whitevision-gebruiker, maar spreekt de Kramerijoplossing jou wel aan? En ben je bereid om een overstap naar Whitevision te maken? Neem gerust contact met ons op. We bespreken de mogelijkheden graag met je.
Meer weten over onze oplossing?
Ben je benieuwd hoe jouw organisatie kan profiteren van de Kramerijoplossing en gebruik je momenteel al de totaaloplossing van Whitevision? Plan dan een demo in.
