Eneco eMobility

Als Ladeinfrastruktur-Anbieter in den Niederlanden, Belgien, Luxemburg und Deutschland bietet Eneco eMobility sämtliche Dienstleistungen rund um das Elektroauto an. Geschäfts- und Privatkunden erhalten maßgeschneiderte Beratung sowie die Installation von Ladestationen, das Hosting, Wartung und Service bei Störungen und Problemen. 2007 startete Eneco eMobility als Abteilung „Elektrisches Laden“ innerhalb von Eneco, ist jedoch seit 2018 eine 100% eigenständige Tochtergesellschaft.

Der Bedarf

Anfangs wurde die Buchhaltung von Eneco eMobility noch vom Mutterkonzern Eneco übernommen.
Doch als das Unternehmen zu 100 % eigenständig wurde, konnte es seine Systeme selbst auswählen.
Das Ziel von Eneco eMobility: sämtliche manuelle Arbeiten automatisieren, um Zeit zu sparen und Fehleranfälligkeit zu minimieren. Daher wurde im letzten Quartal 2018 ein neues ERP-System eingeführt: AFAS. Doch der administrative Prozess ließ sich noch weiter optimieren. Also machte sich Eneco eMobility auch auf die Suche nach einer passenden Lösung für die Verarbeitung von Eingangsrechnungen.

Die Lösung

Während der Implementierung des ERP-Systems empfahl AFAS die Lösung des Partners Whitevision als perfekte Ergänzung. Mit dieser Empfehlung in der Hand prüfte Eneco eMobility die Funktionen und Preisgestaltung von Whitevision genauer. Nach einer Demo war das Unternehmen überzeugt: Die Präsentation war klar und die Implementierungszeit kurz – so konnte die Finanzabteilung zügig mit der digitalen Verarbeitung von Eingangsrechnungen starten. Angesichts dieses überzeugenden Business Case hielt Eneco eMobility einen aufwendigen Vergleichsprozess für überflüssig – und entschied sich für Whitevision.

Die Vorteile von Whitevision

Das Finanz- und Verwaltungspersonal hat mehr Zeit, sich um das Wachstum des Unternehmens zu kümmern.
Whitevision erfasst Rechnungen sofort korrekt und verhindert Fehler
Schnelle Umsetzung mit sehr gutem Support
Klare Kommunikation und direkte Vermittlung
Die AFAS-Verbindung funktioniert gut und das Preis-Leistungs-Verhältnis ist gut

„Wir nutzen Whitevision seit diesem Frühjahr und merken, dass der Prozess deutlich schneller abläuft“, sagt Pieter Noorman, Produktmanager für Elektromobilität bei Eneco eMobility. In den vergangenen Monaten konnte sich das Team der Finanzabteilung viel stärker auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, statt auf reine Dateneingabe. Wir expandieren zunehmend ins Ausland – dafür müssen wir finanziell einiges aufbauen. Unser Ziel ist es, stark zu wachsen. Und dabei hilft uns Whitevision. Durch den Einsatz der Lösung entfallen Aufgaben, die ich als ‚Pflichtarbeit‘ bezeichnen würde. So können wir uns auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren.”

“Wenn das System richtig eingerichtet ist, macht es keine Fehler.”

Für Pieter ist die Fehlervermeidung ein großer Vorteil von Whitevision. „Wenn man das System richtig einrichtet, macht es keine Fehler“, erklärt er. „Früher hatten wir damit zu kämpfen – was auch verständlich ist: Wenn man hunderte Rechnungen manuell eingeben muss, läuft das nicht immer reibungslos.“ Die Kolleginnen und Kollegen in der heutigen Finanzabteilung mussten noch nie Rechnungen manuell eingeben. Aber Pieter weiß genau, wie es früher war: „Der Unterschied zwischen dem damaligen Prozess und unserer heutigen Arbeitsweise ist enorm. Wir arbeiten jetzt viel effizienter.“ Wenn eine Eingangsrechnung in unserem Posteingang ankommt, zieht Whitevision sie automatisch heraus, um sie in AFAS zu verbuchen. Wir haben bestimmte Sach- und Bilanzkonten fest mit bestimmten Lieferanten verknüpft. Whitevision bucht die Rechnung auf das richtige Konto und markiert sie sofort als zahlungsbereit. Die Rechnung landet dann in einem digitalen Eingangskorb, damit die zuständige Person sie prüfen kann. Nach der Freigabe wird die Zahlung ausgelöst. Und zu diesem Zeitpunkt wissen wir sicher: Whitevision hat die Rechnung vollständig und korrekt ins System übernommen.

“Whitevision schaltet sofort um und kommuniziert klar”

Pieter empfand die Implementierung von Whitevision als einen sehr angenehmen Prozess.
„Whitevision hat uns hervorragend unterstützt. Es ging außerdem schön schnell – nach ein oder zwei Tagen konnten wir bereits mit der Lösung arbeiten.“ In der Praxis verlief die Arbeit mit Whitevision reibungslos, nicht zuletzt dank der sehr guten Integration mit AFAS. „Wir mussten den Support von Whitevision bisher gar nicht in Anspruch nehmen“, sagt Pieter. „Derzeit läuft bei uns alles komplett eigenständig. Es gab einmal einen Moment, in dem das System nicht richtig funktionierte, aber Whitevision hat uns sofort informiert. Das war sehr angenehm – durch die klare Kommunikation wussten wir sofort, dass es sich um technische Probleme handelte. Als diese behoben waren, hat Whitevision den Grund offen erklärt und sich entschuldigt. Diese direkte Kommunikation schätze ich sehr.“

“Ausgezeichnetes System, gutes Preis-Leistungs-Verhältnis und eine hervorragende Anbindung an AFAS.”

Wenn Pieter an die Zukunft denkt, hat Whitevision darin auf jeden Fall einen festen Platz.
Wichtig ist vor allem die Lösung – und die funktioniert einfach sehr gut. Für uns ist Whitevision mit einem klar positiven Business Case verbunden: Das Preis-Leistungs-Verhältnis stimmt, das System läuft einwandfrei und die Anbindung an AFAS ist hervorragend. In so einem Fall sage ich: bitte einfach weiterlaufen lassen! Ob Pieter Whitevision weiterempfehlen würde? Auf jeden Fall. Natürlich kann ich nur aus meiner Erfahrung mit der Kombination Whitevision und AFAS sprechen – und die ist wirklich sehr gut.
Aber wenn ein Unternehmen ein anderes ERP-System nutzt, würde ich trotzdem empfehlen: Unbedingt prüfen, ob Whitevision auch dafür geeignet ist. Ich selbst habe mit keiner anderen Schnittstelle Erfahrung, aber ich kann Whitevision als Lösung wirklich empfehlen.