MOBIX

Maakt gebruik van

Das belgische Unternehmen MOBIX ist ein Zusammenschluss von fünf Unternehmen (MOBIX Coghe – MOBIX Engema – MOBIX Engetec – MOBIX Remacom – MOBIX Stevens) und gehört zur CFE-Gruppe. MOBIX konzentriert sich auf Bahn- und Versorgungsdienstleistungen. Verschiedene Abteilungen kümmern sich um die Kunden. So ist der Bereich Rail auf Oberleitungen, Signalanlagen und den Bau von Eisenbahnstrecken spezialisiert, während der Bereich Utility auf die öffentliche Beleuchtung und den Bau von Verteilungsnetzen für Gas, Hoch-, Mittel- und Niederspannung spezialisiert ist.

Die geografische Streuung von MOBIX sorgt dafür, dass seine 600 Mitarbeiter buchstäblich und im übertragenen Sinne nah am Kunden sind. Sie alle arbeiten nach den gleichen Grundwerten: Sicherheit, Zusammenwachsen, gemeinsame Leidenschaft, hohe Leistung und Flexibilität.

Der Bedarf

Was die Rechnungsverarbeitung anbelangt, so arbeitete MOBIX auf traditionelle Weise. Viele Rechnungen waren in Papierform im Umlauf und erforderten manchmal bis zu drei Unterschriften. Das Unternehmen verfügte zwar über ein Scanning-Tool, aber es war nicht wirklich in den Arbeitsablauf integriert. Mit der Zeit wurde das Bedürfnis nach mehr Effizienz zu einer Notwendigkeit: Irgendwann musste MOBIX die Rechnungen einfacher verarbeiten und den Genehmigungsprozess automatisieren. Das Unternehmen begann, nach einer Automatisierungslösung zu suchen.

Die Lösung

Nach dem Wechsel zu 4PS sah MOBIX zwei mögliche Lösungen: Dokumentenerfassung oder Whitevision. Das Unternehmen forderte eine Demo von Whitevision an. Diese überzeugte MOBIX sofort: Das Unternehmen war davon überzeugt, dass die Lösung von Whitevision für die Verarbeitung von Einkaufsrechnungen nahtlos in seine Bedürfnisse passte. Gemeinsam mit einem Berater von Whitevision durchlief MOBIX eine reibungslose Test- und Implementierungsphase, nach der das Unternehmen die Lösung in Betrieb nahm.

Die Vorteile von Whitevision

Koordinierte Rechnungsströme ohne Papierkram.
Mehr Kontrolle über das Genehmigungsverfahren, das straffer und schneller ist.
Eine enorme Verbesserung des internen Prozesses und eine große Zeitersparnis.
Digitales Archiv, geringere Fehlerquote und hohe Benutzerfreundlichkeit.
Sehr angenehme Zusammenarbeit und Kommunikation mit Whitevision.

Mit Whitevision haben wir erhebliche Fortschritte gemacht“, sagt Wouter Denckens, Controller bei MOBIX. „Früher wurden alle Rechnungen per Post verschickt. Mehrere Personen mussten unterschreiben. Wir konnten nicht überprüfen, ob dies korrekt geschah. Außerdem gingen die Rechnungen manchmal verloren. Mit Whitevision sind wir diese Probleme los: Wir sind den Papierkram los, und wir können sicher sein, dass die richtigen Personen die Rechnungen genehmigt haben.“

Kollege Alain Lodewijckx, ERP-Implementierer, Projektleiter und IT-Manager bei MOBIX, fügt hinzu: „Wir kamen mit der Einführung von Whitevision genau zur rechten Zeit. Jetzt, wo alle mit der Krise in Telearbeit sind, können wir nicht mehr darauf verzichten, denn ohne eine digitale Lösung für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen wäre es sehr schwierig gewesen.“

"Die Benutzerfreundlichkeit der Lösung kommt allen zugute."

Seit wir Whitevision einsetzen, werden alle Rechnungsströme korrekt koordiniert“, sagt Alain. Und davon gibt es eine ganze Menge: MOBIX ist ein Zusammenschluss von fünf Unternehmen und hat auch einen temporären Handelsverband. Wir haben Whitevision für jedes Unternehmen einzeln eingerichtet.

Das hat viel Zeit gespart. Wouter: ‚Wenn eine Rechnung eintrifft, erkennt die Lösung von Whitevision automatisch eine Reihe von Standardfeldern. Unsere Buchhalter müssen diese Daten nicht mehr ausfüllen, was bedeutet, dass die Bearbeitung von Eingangsrechnungen viel weniger Zeit in Anspruch nimmt. Sobald die Rechnung in Business Central eingegeben ist, wird sie dem Genehmigungsprozess zugeführt. Das System sorgt dafür, dass die Rechnung an eine Reihe von Genehmigern geschickt wird. Wenn die Rechnung von allen genehmigt wurde, wird sie automatisch in unserem Buchhaltungspaket freigegeben. In der Vergangenheit wurde dieser gesamte Prozess manuell durchgeführt. Whitevision hat uns also eine große Sorge abgenommen!“

Whitevision hat in vielen Bereichen Vorteile gebracht. „Unser interner Prozess hat sich enorm verbessert“, sagt Wouter. „Unterschriften sind viel einfacher zu überprüfen. Und wir können eine bereits genehmigte Rechnung ganz einfach nachschlagen.“

Dies ist nützlich, wenn es im Nachhinein eine Frage zu einer Rechnung gibt. Alain: „Sie müssen keine physischen Ordner herausnehmen, um die betreffende Rechnung und die gesamte zugehörige Kommunikation zu speichern. Die gesamte Dokumentation ist direkt in unserem ERP-Paket sichtbar. Dieses digitale Archiv ist ein großes Plus. Außerdem ist die Fehlertoleranz viel geringer: Wir müssen uns nicht mehr mit Tippfehlern herumschlagen.“

Darüber hinaus ist das System unglaublich angenehm zu bedienen. „Ich glaube nicht, dass Whitevision die Lösung noch benutzerfreundlicher machen kann, als sie bereits ist“, meint Wouter. Alain stimmt dem zu: „Es ist so einfach. Sie geben an, ob Sie mit einer Rechnung einverstanden sind oder nicht. Wenn Sie eine Rechnung ablehnen, geben Sie einen Grund an. Für die Genehmiger ist es sehr einfach. Und das ist großartig für alle, weil es den Prozess viel schneller und effizienter macht.“

"Die Zusammenarbeit ist reibungslos und die Lösung ist sehr intelligent"

MOBIX ist auch sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit mit Whitevision. Was ich für ein IT-Unternehmen sehr stark finde, ist, dass die Kommunikation über Updates und ihre möglichen Auswirkungen sehr offen und klar ist“, sagt Wouter. Er hat auch gute Erfahrungen mit dem Support-Team gemacht: Wir mussten nur einmal den Support in Anspruch nehmen. Unsere Frage war zwar nicht dringend, wurde aber trotzdem innerhalb kürzester Zeit gelöst.“

Wir sind generell sehr positiv über Whitevision eingestellt“, fügt Alain hinzu. „Unser Whitevision-Berater war immer erreichbar und hat sehr gute Arbeit geleistet. Wir sind sowohl mit der Zusammenarbeit als auch mit der Nachbetreuung sehr zufrieden.“

Ob MOBIX Whitevision anderen Unternehmen empfehlen würde? ‚Auf jeden Fall‘, sagt Alain. „Whitevision ist eine so intelligente Lösung. Als ich die Demo sah, konnte ich nicht glauben, dass das System wirklich alle Rechnungen erkennen würde. Aber in der Praxis hat es sich herausgestellt, dass es das tut!“