Mansveld

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SAM

Mansveld bietet maßgeschneiderte Lösungen in der Elektro- und Kommunikationstechnik. Über 300 Mitarbeiter verfügen zusammen über 55 Jahre Wissen, Erfahrung und handwerkliches Können. In Zusammenarbeit mit dem Berater realisiert Mansveld Installationen vom Entwurf bis zur Verwaltung und Wartung. Zu unseren Kunden gehören Projektentwickler, Bauunternehmen, Wohn- und Pflegeeinrichtungen, staatliche und halbstaatliche Institutionen, Kommunikations- und Designagenturen sowie Messe- und Ausstellungsbauer. Die Dienstleistungen von Mansveld lassen sich in fünf Disziplinen unterteilen: Elektrotechnik, Kommunikationstechnik, Sicherheit, integrierte Medienprojekte und Nachhaltigkeit. Mit zahlreichen Spezialisierungen innerhalb jedes Bereichs kann Mansveld auf allen Ebenen eingesetzt werden. Das Unternehmen kombiniert sein Fachwissen mit einem persönlichen Ansatz. Langfristige Beziehungen zu den Kunden stehen an erster Stelle.

Der Bedarf

Traditionell kamen die Eingangsrechnungen per E-Mail oder Post bei Mansveld an. Diese wurden manuell bearbeitet und genehmigt. Das Büro hatte Schränke voller Rechnungsordner. Der Papierkram und der Genehmigungsprozess erforderten viel Tipparbeit: ein Mitarbeiter war ständig damit beschäftigt. Dies könnte schneller, besser und effizienter erledigt werden. Mansveld machte sich daher auf die Suche nach einer Lösung für die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen.

Die Lösung

Als Mansveld dem ERP-Anbieter 4PS mitteilte, dass es gerne digitalisieren würde, empfahl 4PS Whitevision. Bei einem Gespräch mit der DGC, einer Einkaufsorganisation mit 24 Installationsunternehmen, stellte sich heraus, dass andere 4PS-Kunden positive Erfahrungen mit dieser Lösung gemacht hatten. Mansveld nahm daraufhin Kontakt mit Whitevision auf. Eine Demo zeigte, dass die Funktionalität alles abdeckte, was das Unternehmen brauchte. Mansveld musste nicht mehr überzeugt werden: Whitevision war die Lösung.

Die Vorteile von Whitevision

Verstärkte Konzentration auf genaue Datenerfassung durch Effizienz und Zeitersparnis
Mehr und schnellerer Einblick durch digitales Archiv
Automatisierter Workflow-Prozess
Reibungsloser und reibungsloser Implementierungsprozess
Hervorragende Integration mit 4PS, was u.a. die Betrugserkennung erleichtert
Zusätzliche Entlastung durch ein innovatives, selbstlernendes System: SMART-OCR
Zusätzliche Module möglich, wie z.B. der Abgleich von Serviceaufträgen

„Effizienz, Zeit und Einblicke: das ist es, was uns Whitevision gegeben hat“, sagt Sylvie Weltens, Informationsmanagerin bei Mansveld. „Wir verbringen viel weniger Zeit mit dem Eintippen von Daten und können uns mehr auf die genaue Erfassung von Informationen konzentrieren. Wenn eine Rechnung vollständig mit der Bestellung übereinstimmt, sind überhaupt keine manuellen Eingriffe erforderlich. In diesem Fall wird die Verarbeitung vollautomatisch durchgeführt. Darüber hinaus ist der Workflow-Prozess automatisiert, so dass für jede Rechnung automatisch der richtige Rechnungsfreigabeberechtigte ausgelöst wird.“ Nicht nur die Finanzverwaltung, sondern alle Kollegen bei Mansveld arbeiteten schnell und einfach mit dem Zusatzmodul Workflow. Dadurch wurde der Genehmigungsprozess sehr viel schneller und effizienter. Innerhalb kürzester Zeit war dies in die Organisation integriert. Durch den Einsatz von Whitevision ist Mansveld umweltbewusster geworden und hat mehr Einblick gewonnen: „Das Drucken und Kategorisieren von Eingangsrechnungen – oft bis zu dreimal – ist nicht mehr nötig. Und auch der Blick zurück gehört der Vergangenheit an: Die Rechnungen sind immer digital verfügbar, da wir sie mit Whitevision in 4PS archivieren. Dadurch haben wir einen früheren Einblick in ausstehende Verpflichtungen, (Zwischen-)Projektergebnisse und Serviceaufträge.“

"Whitevision ist eine benutzerfreundliche, innovative und vollständige Lösung. Wir waren vom ersten Tag an begeistert, wie gut man sich um uns gekümmert hat!"

Mansveld entschied sich für eine schrittweise Einführung von Whitevision. „Zuerst haben wir die Registrierung von Serviceberichten automatisiert“, erklärt Sylvie. „Wir haben einige große Kunden, die zusammen mehr als 300 Pannen pro Woche per E-Mail melden. Whitevision liest diese Berichte und erstellt sie dann automatisch in 4PS.“ Die Lösung funktionierte hervorragend: Die Mitarbeiter im Service Center hatten viel mehr Zeit, um die Kunden noch besser zu bedienen. „Dann haben wir uns auch für die Lösung zur Bearbeitung von Eingangsrechnungen entschieden. Einige Monate später begannen wir auch mit dem Modul zum Abgleich von Bestellungen von Whitevision.“ Da sich die Verwaltung schrittweise an Whitevision gewöhnen konnte, war die Lernkurve minimal. Außerdem verlief der Implementierungsprozess völlig reibungslos: „Unser Whitevision-Berater richtete die Testumgebung extrem schnell ein. Bei ERP-Projekten bin ich an lange Testphasen gewöhnt, aber mit Whitevision ging alles so reibungslos. Ehe wir uns versahen, waren wir live!“

"Optimale Lösung dank der hervorragenden Integration mit 4PS"

„Aufgrund der guten Integration sehen wir die 4PS-Informationen auch in Whitevision“, sagt Sylvie. „Das bietet viele Vorteile. Zum Beispiel können wir direkt in Whitevision sehen, ob die Lieferanteninformationen auf der Rechnung – wie eine IBAN oder eine Mehrwertsteuernummer – mit den Daten in 4PS übereinstimmen. Im Zusammenhang mit der Aufdeckung von Betrug wird dies immer wichtiger. Auch beim Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen ist es nützlich: Sie können sofort sehen, ob es Unterschiede gibt. „Sylvie würde jedem raten, eine OCR-Lösung zu wählen, die gut in das ERP-System integriert ist. Bei Mansveld ermöglicht uns allein die Integration von Whitevision mit 4PS, die Lösung optimal zu nutzen.“

"Wir haben nicht damit gerechnet, dass Whitevision so positiv aufgenommen werden würde.

Die Tatsache, dass der Kontakt mit Whitevision persönlich ist, ist ein positiver Punkt für Sylvie: „Das Unternehmen wächst, aber sie denken weiter mit einem mit. Wir hatten selten echte Fehlermeldungen, so dass wir den Support nicht sehr oft in Anspruch nehmen mussten. Aber wenn zum Beispiel Wartungsarbeiten anstehen, teilt das Support-Team von Whitevision dies proaktiv mit, so dass wir darüber informiert sind.“ Für Sylvie sieht die Zukunft rosig aus: „Wir haben definitiv den Wunsch, weiterhin mit Whitevision zusammenzuarbeiten. Alles lief vom ersten Tag an so reibungslos! Wir haben nicht vorhergesehen, dass die Lösung in unserem Unternehmen so positiv aufgenommen werden würde. Die Projektmanager und Auftragsmanager sind sehr zufrieden mit der Art und Weise, wie sie Rechnungen mit Whitevision genehmigen können. Für die Buchhaltung ist es sehr praktisch, dass Sie automatische Auslöser per E-Mail an die Genehmiger senden können. Und natürlich ist es äußerst praktisch, dass Whitevision ein selbstlernendes System bietet. Das entlastet uns noch mehr.“ Ob Sylvie Whitevision weiterempfehlen würde? „Auf jeden Fall! Wenn Sie jährlich ein großes Volumen an Eingangsrechnungen bearbeiten, können Sie in kurzer Zeit einen enormen Effizienzgewinn erzielen.“