Mansveld

Maakt gebruik van

Hubl

E-mail handler

SAM

Mansveld verzorgt maatwerkoplossingen in elektrotechniek en communicatietechniek. Ruim 300 medewerkers bezitten samen 55 jaar aan kennis, expertise en vakmanschap. In samenwerking met de adviseur realiseert Mansveld installaties van ontwerp tot beheer en onderhoud. Onder meer voor projectontwikkelaars, bouwbedrijven, woon- en zorginstellingen, (semi-)overheidsinstellingen, communicatie- en ontwerpbureaus en beurs- en tentoonstellingbouwers. De diensten van Mansveld zijn in te delen in vijf vakgebieden: elektrotechniek, communicatietechniek, safety & security, integrale mediaprojecten en duurzaamheid. Met talloze specialisaties binnen elk vakgebied is Mansveld op alle niveaus inzetbaar. Het bedrijf combineert zijn expertise met een persoonlijke benadering. Langetermijnrelaties met klanten staan hoog in het vaandel.

De behoefte

Van oudsher kwamen inkoopfacturen bij Mansveld binnen per e-mail of per post. Deze werden handmatig verwerkt en goedgekeurd. Op het kantoor stonden kasten vol factuurmappen. Het papierwerk en het goedkeuringsproces vergden ontzettend veel typewerk: één medewerker was hier continu mee bezig. Dat kon sneller, beter en efficiënter. Daarom ging Mansveld op zoek naar een oplossing voor het digitaal verwerken van inkoopfacturen.

De oplossing

Toen Mansveld bij ERP-leverancier 4PS aangaf dat het graag wilde digitaliseren, raadde 4PS Whitevision aan. Tijdens een overleg met de DGC, een inkooporganisatie met 24 installatiebedrijven, bleek dat andere 4PS-klanten positieve ervaringen hadden met deze oplossing. Daarop nam Mansveld contact op met Whitevision. Een demo wees uit dat de functionaliteit beantwoordde aan alles wat het bedrijf nodig had. Meer overtuiging had Mansveld niet nodig: Whitevision was dé oplossing.

De voordelen van Whitevision

Meer aandacht voor accurate gegevensregistratie door efficiëntie- en tijdwinst
Meer en sneller inzicht door digitaal archief
Geautomatiseerd workflowproces
Vlot en soepel implementatieproces
Uitstekende integratie met 4PS, waardoor onder andere fraudedetectie makkelijker is
Extra ontzorging door innovatief, zelflerend systeem: SMART-OCR
Aanvullende modules mogelijk zoals serviceorders & matching

“Efficiëntie, tijd en inzicht: dát heeft Whitevision ons opgeleverd,” vertelt Sylvie Weltens, informatiemanager bij Mansveld. “We besteden veel minder tijd aan het intypen van gegevens, waardoor we meer aandacht hebben voor het accuraat registreren van informatie. Wanneer een factuur volledig overeenkomt met de inkooporder, zijn er helemaal geen handmatige handelingen nodig. In dat geval wordt de verwerking volledig automatisch afgehandeld.

Daarnaast is het workflowproces geautomatiseerd, waardoor de juiste fiatteur automatisch wordt getriggerd per factuur.” Niet alleen de financiële administratie, maar alle collega’s bij Mansveld werkten snel en eenvoudig met de aanvullende module workflow. Het fiatteringsproces ging daarmee een heel stuk sneller en efficiënter. Binnen no-time was dit binnen de organisatie geïntegreerd. Met het gebruik van Whitevision is Mansveld milieubewuster geworden én heeft het meer inzicht gekregen: “Het printen en – vaak tot 3 keer toe – categoriseren van inkoopfacturen hoeft niet meer. En ook terugzoeken is verleden tijd: de facturen zijn altijd digitaal voorhanden, omdat we ze met Whitevision archiveren in 4PS. Daardoor hebben we eerder inzicht in openstaande verplichtingen, (tussentijdse) projectresultaten en serviceorders.”

“Whitevision is een gebruiksvriendelijke, innovatieve, complete oplossing. Wij waren vanaf dag één enthousiast over de mate waarin we werden ontzorgd!”

Mansveld koos ervoor om Whitevision gefaseerd in gebruik te nemen. “Eerst hebben we het registreren van servicemeldingen geautomatiseerd,” licht Sylvie toe. “We hebben enkele grote klanten die samen meer dan 300 storingen per week melden via e-mail. Whitevision leest deze meldingen uit en maakt ze vervolgens automatisch aan in 4PS.” De oplossing werkte uitstekend: medewerkers op de Servicecentrale hielden veel meer tijd over om klanten nóg beter van dienst te kunnen zijn. “Vervolgens kozen we ook voor de inkoopfactuurverwerkingsoplossing. Een paar maanden later hebben we tevens de inkoopordermatchingsmodule van Whitevision in gebruik genomen.”

Omdat de administratie in stappen heeft kunnen wennen aan Whitevision, is de leercurve minimaal geweest. Bovendien verliep het implementatieproces heel vlot: “Onze Whitevision-consultant heeft de testomgeving enorm snel ingericht. Bij ERP-projecten ben ik gewend aan lange testfases, maar bij Whitevision ging alles zó vloeiend. Voor we het wisten, waren we live!”

“Optimale oplossing door de uitstekende integratie met 4PS”

“Door de goed ingebouwde integratie zien we in Whitevision ook 4PS-informatie,” vertelt Sylvie. “Dat levert veel voordelen op. We kunnen bijvoorbeeld direct in Whitevision zien of leveranciersgegevens op de factuur – zoals een IBAN- of btw-nummer – overeenkomen met de gegevens in 4PS. In het kader van fraudedetectie wordt dit steeds belangrijker. Tevens is het handig wanneer je facturen met inkooporders matcht: je ziet meteen of er verschillen zijn. “Sylvie zou iedereen aanraden om te kiezen voor een OCR-oplossing die goed is geïntegreerd met het ERP-systeem. Bij Mansveld maakt net de integratie van Whitevision met 4PS dat we optimaal gebruik kunnen maken van de oplossing.”

“We hadden niet voorzien dat Whitevision zó positief zou worden ontvangen”

Dat het contact met Whitevision persoonlijk is, vindt Sylvie een positief punt: “Het bedrijf groeit, maar het blijft goed met je meedenken. Echte foutmeldingen hebben wij zelden gehad, dus we hebben niet vaak support hoeven inschakelen. Maar als er bijvoorbeeld onderhoud gaat plaatsvinden, communiceert het supportteam van Whitevision dit proactief, zodat we daarvan op de hoogte zijn.”

Wat Sylvie betreft ziet de toekomst er goed uit: “Wij hebben zeker de wens om met Whitevision te blijven werken. Alles is vanaf dag één zo vlekkeloos gegaan! Van tevoren hadden we niet voorzien dat de oplossing zó positief zou worden ontvangen binnen onze organisatie. De projectmanagers en orderbeheerders zijn erg tevreden met de manier waarop ze middels Whitevision de facturen kunnen goedkeuren. Voor de boekhouding is het dan weer heel handig dat je automatische triggers per mail kan toesturen naar de fiatteurs. En natuurlijk is het ontzettend handig dat Whitevision een zelflerend systeem biedt. Dat ontzorgt ons nog eens extra.” Of Sylvie Whitevision zou aanbevelen? “Zeker! Als je jaarlijks een groot volume aan inkoopfacturen verwerkt, kan je in een korte tijd een enorme efficiëntieslag maken.”