Mansveld

De behoefte

Van oudsher kwamen inkoopfacturen bij Mansveld binnen per e-mail of per post. Deze werden handmatig verwerkt en goedgekeurd. Op het kantoor stonden kasten vol factuurmappen. Het papierwerk en het goedkeuringsproces vergden ontzettend veel typewerk: één medewerker was hier continu mee bezig. Dat kon sneller, beter en efficiënter. Daarom ging Mansveld op zoek naar een oplossing voor het digitaal verwerken van inkoopfacturen.

De oplossing

De voordelen van Whitevision

Mansveld koos ervoor om Whitevision gefaseerd in gebruik te nemen. “Eerst hebben we het registreren van servicemeldingen geautomatiseerd,” licht Sylvie toe. “We hebben enkele grote klanten die samen meer dan 300 storingen per week melden via e-mail. Whitevision leest deze meldingen uit en maakt ze vervolgens automatisch aan in 4PS.” De oplossing werkte uitstekend: medewerkers op de Servicecentrale hielden veel meer tijd over om klanten nóg beter van dienst te kunnen zijn. “Vervolgens kozen we ook voor de inkoopfactuurverwerkingsoplossing. Een paar maanden later hebben we tevens de inkoopordermatchingsmodule van Whitevision in gebruik genomen.”

Omdat de administratie in stappen heeft kunnen wennen aan Whitevision, is de leercurve minimaal geweest. Bovendien verliep het implementatieproces heel vlot: “Onze Whitevision-consultant heeft de testomgeving enorm snel ingericht. Bij ERP-projecten ben ik gewend aan lange testfases, maar bij Whitevision ging alles zó vloeiend. Voor we het wisten, waren we live!”

“Door de goed ingebouwde integratie zien we in Whitevision ook 4PS-informatie,” vertelt Sylvie. “Dat levert veel voordelen op. We kunnen bijvoorbeeld direct in Whitevision zien of leveranciersgegevens op de factuur – zoals een IBAN- of btw-nummer – overeenkomen met de gegevens in 4PS. In het kader van fraudedetectie wordt dit steeds belangrijker. Tevens is het handig wanneer je facturen met inkooporders matcht: je ziet meteen of er verschillen zijn. “Sylvie zou iedereen aanraden om te kiezen voor een OCR-oplossing die goed is geïntegreerd met het ERP-systeem. Bij Mansveld maakt net de integratie van Whitevision met 4PS dat we optimaal gebruik kunnen maken van de oplossing.”

Dat het contact met Whitevision persoonlijk is, vindt Sylvie een positief punt: “Het bedrijf groeit, maar het blijft goed met je meedenken. Echte foutmeldingen hebben wij zelden gehad, dus we hebben niet vaak support hoeven inschakelen. Maar als er bijvoorbeeld onderhoud gaat plaatsvinden, communiceert het supportteam van Whitevision dit proactief, zodat we daarvan op de hoogte zijn.”

Wat Sylvie betreft ziet de toekomst er goed uit: “Wij hebben zeker de wens om met Whitevision te blijven werken. Alles is vanaf dag één zo vlekkeloos gegaan! Van tevoren hadden we niet voorzien dat de oplossing zó positief zou worden ontvangen binnen onze organisatie. De projectmanagers en orderbeheerders zijn erg tevreden met de manier waarop ze middels Whitevision de facturen kunnen goedkeuren. Voor de boekhouding is het dan weer heel handig dat je automatische triggers per mail kan toesturen naar de fiatteurs. En natuurlijk is het ontzettend handig dat Whitevision een zelflerend systeem biedt. Dat ontzorgt ons nog eens extra.”  Of Sylvie Whitevision zou aanbevelen? “Zeker! Als je jaarlijks een groot volume aan inkoopfacturen verwerkt, kan je in een korte tijd een enorme efficiëntieslag maken.”