Hybride Rechnungsverarbeitung mit Peppol – so setzen Sie es sinnvoll ein

Peppol ist auf dem Vormarsch. Vielleicht haben Sie es noch nicht ganz für sich entdeckt, aber Sie hören schon von ihm. Und vielleicht empfangen oder versenden Sie schon manchmal Rechnungen über Peppol. Oder Sie wollen bald damit anfangen. Aber wie können Sie Peppol in Ihrem Unternehmen effektiv nutzen?

Sicherheit und Komfort an erster Stelle: Peppol auf den Punkt gebracht

Im Grunde wurde Peppol geschaffen, um eine sichere Umgebung zu schaffen, in der Sie problemlos Rechnungsinformationen austauschen können. Sie tun dies nicht mehr per E-Mail – und das fördert die Sicherheit, denn E-Mail hat aus sicherheitstechnischer Sicht ihre Nachteile. Darüber hinaus arbeitet Peppol mit einem Authentifizierungssystem: Die Benutzer müssen sich durch einen Prozess identifizieren, der Phantomrechnungen verhindert. Das Ziel von Peppol ist es, den Prozess reibungsloser zu gestalten: Wenn Sie wissen, dass eingehende Rechnungen verifiziert sind und einem Standardformat entsprechen, sind sie viel einfacher zu bearbeiten.

Die Möglichkeiten gehen jedoch noch weiter. Wenn Sie auch mit Bestellungen arbeiten, könnten Sie diese im Prinzip auch über das Peppol-Netzwerk in Form von E-Aufträgen austauschen. Das steckt noch in den Kinderschuhen, aber die Option ist da. Apropos „optionale Komponente“: Wenn Sie ein Lieferant der niederländischen Regierung sind, ist es bereits Pflicht, Rechnungen über Peppol zu versenden. Diese Verpflichtung gilt auch in mehreren anderen EU-Ländern.

Kurz gesagt, diese Entwicklung wird von der Regierung und der Gesetzgebung vorangetrieben. Und wenn Ihnen eine Rechnung über Peppol vorgelegt wird, wollen Sie darauf vorbereitet sein. Immerhin ist das eine viel sicherere Methode als E-Mail. Deshalb ist es sinnvoll, die richtigen Maßnahmen zu ergreifen! Die Frage ist nur: Wie machen Sie das?

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Peppol passt in das größere Bild der Rechnungsstellung

Wenn es um Rechnungen geht, fliegen Ihnen die Begriffe um die Ohren. ‚Peppol‘,‚DICO‚,‚XML‚: Wie gehen Sie mit all diesen verschiedenen Formaten um? Auf der Versandseite wird dies oft von Ihrem ERP-System gut erledigt. Aber auch auf der Empfängerseite wollen Sie alles richtig anordnen. Dort haben Sie es oft mit einer hybriden Struktur zu tun: Verschiedene Lieferanten senden Ihnen Rechnungen in unterschiedlichen Formaten, so dass Sie eine Mischung aus PDF-, XML-, DICO- und Peppol-Rechnungen erhalten.

Nun könnten Sie einfach Peppol wählen und alle Ihre Lieferanten „erziehen“, so dass Sie schließlich nur noch Rechnungen über Peppol erhalten. Aber in der Praxis ist das meist keine praktikable Lösung. Was oft besser funktioniert, ist die Integration von Peppol in Ihre „hybride Empfangsstruktur“.

Dazu müssen Sie zunächst einen Dienstanbieter auswählen. Peppol funktioniert nämlich genau wie ein Handy- oder Energienetz. Es wird zentral eingerichtet, aber Sie müssen einen Vertrag mit einem Dienstanbieter abschließen, um es zu nutzen. Sie regeln dies separat für die sendende und die empfangende Seite. Wie bereits erwähnt, kümmern sich viele ERP-Systeme um den Versand von Peppol-Rechnungen. Aber für Eingangsrechnungen müssen Sie eine separate Vereinbarung treffen. Sie können dies direkt mit einem Dienstleister oder mit einem Vermittler tun.

Nun mag die erste Option bequem erscheinen, aber oft ist es klüger, einen zuverlässigen Vermittler zu wählen. Denn er sorgt dafür, dass Sie nicht nur Peppol-Rechnungen erhalten und bearbeiten, sondern auch alle anderen Rechnungen auf koordinierte Weise. Ein solcher Vermittler fungiert als eine Art Telefonladen, in dem Sie auch den Vertrag mit einem guten Peppol-Dienstleister abschließen. Ein One-Stop-Shop für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen, mit anderen Worten!

Die Kosten, die mit Peppol-Rechnungen verbunden sind, hängen übrigens von dem Anbieter ab, für den Sie sich letztendlich entscheiden. Wenn Sie Ihren Vertrag direkt mit einem Anbieter abschließen, haben Sie es oft mit einer Abonnementstruktur zu tun. Wenn Sie sich für einen Vermittler entscheiden, zahlen diese in der Regel einen bestimmten Betrag pro Peppol-Rechnung an den Anbieter. Dieser Betrag kann an Sie weitergegeben werden, oder er ist in dem Preis enthalten, den Sie für die Gesamtlösung des Vermittlers zahlen.

Nach dem Vertrag: Wie aktivieren Sie Peppol?

Angenommen, Sie schließen einen Vertrag ab. Welche Maßnahmen müssen Sie dann ergreifen, um Peppol nutzen zu können? Die Aktivierung von Peppol mag auf dem Papier kompliziert erscheinen, aber in der Praxis ist es eigentlich ganz einfach. Bevor Sie Peppol nutzen können, müssen Sie zwei Dinge erledigen: Sie müssen einen Verifizierungsprozess durchlaufen und die Möglichkeit schaffen, Dokumente direkt aus Ihrem Softwaresystem abzurufen. Letzteres geschieht oft über Ihren ERP-Anbieter oder einen Zwischenhändler. Sie sind also normalerweise nicht auf sich allein gestellt!

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